Best Practice

Tipps für bessere Meetings mit Microsoft Teams

26.03.2020

Diese praktischen Funktionen helfen bei der Zusammenarbeit im Homeoffice.

Homeoffice ist für viele Mitarbeitende nun zum Alltag geworden. Eine Herausforderung stellt aber häufig die Organisation von Online-Meetings dar. Im Folgenden geben wir sieben Tipps, wie man von zu Hause aus Microsoft Teams effizient für Besprechungen nutzen kann. 

Verschiedene Internet-Provider messen derzeit einen erheblichen Anstieg des Datenverkehrs durch Web-Konferenzen. Kein Wunder, denn viele Mitarbeitende sind derzeit im Homeoffice. Für die Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen, Partnern und Kunden sind E-Mail und Telefon nur sehr begrenzt hilfreich. Schließlich fehlt doch der persönliche Kontakt. Dieser lässt sich mit wenigen Kniffen über Online-Meetings per Microsoft Teams erreichen. 

Besprechungen organisieren

Über die Kalenderfunktion lassen sich auf einfache Weise Besprechungstermine festlegen. Der MS-Teams-Kalender wird dabei automatisch mit den persönlichen Outlook-Meetings synchronisiert. 

Wählen Sie „Kalender“ im Menü auf der linken Seite. 

Klicken Sie auf „Neue Besprechung, um ein Meeting zu planen. 

Wählen Sie einen Titel, Datum, eine Uhrzeit und die Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus und klicken Sie auf „Speichern“. 

Kolleginnen und Kollegen in einem Kanal treffen

Mit Hilfe von „Kanal-Besprechungen“ kann man ein offenes Treffen in einem Kanal organisieren. Solche Meetings sind dann für jedes Teammitglied sichtbar. 

Wählen Sie „Kalender“ im Menü auf der linken Seite. 

Klicken Sie auf Neue Besprechung“, um ein Meeting zu planen. 

Wählen Sie Kanal hinzufügen“, um die Gruppe von Teilnehmerinnen und Teilnehmern festzulegen

Ad-hoc-Besprechungen starten

Um ein spontanes Meeting zu starten, bietet sich die Funktion „Jetzt besprechen“ an. Dazu können sich Teammitglieder direkt über die Registerkarte „Unterhaltung“ eines Kanals mit anderen treffen. Das funktioniert auch in (Gruppen-)Chats. 

Klicken Sie auf das Kamera-Symbol in der Registerkarte „Beiträge“.  

Tragen Sie ein Thema ein und klicken Sie dann auf Jetzt besprechen“.  

Laden Sie andere Leute direkt zum Meeting ein. 

Persönliche Bildschirminhalte freigeben

Mitarbeitende können die Inhalte ihres Bildschirms in einem Meeting für andere sichtbar machen.  

Klicken Sie während der Sitzung auf teilen (Icon mit Rechteck und Pfeil). 

Wählen Sie „Desktop“, um alle Inhalte Ihres Bildschirms sichtbar zu machen, oder wählen Sie nur ein bestimmtes Fenster aus, das Sie zeigen wollen.  

Besprechungsunterlagen teilen

Dokumente, die während einer Besprechung mit anderen ausgetauscht werden, befinden sich entweder auf der Registerkarte Dateien im Meeting-Fenster oder in den Dateien eines jeweiligen Kanals

Begeben Sie sich beim Meeting in den Chat-BereichKlicken Sie auf „Dateien und wählen Sie das Dokument, nach dem Sie suchen.  

Um bestimmte Dokumente einer Kanalbesprechung zu finden, begeben Sie sich zu den Dateien im jeweiligen Kanal.  

Sich zu einer Besprechung einwählen

Neue TeilnehmerInnen können sich zu einer Besprechung direkt über die Registerkarte Kalender einwählen oder zu einer laufenden Kanalbesprechung dazukommen, indem sie auf Jetzt teilnehmen klicken.  

Begeben Sie sich zum Kalender und klicken Sie auf Teilnehmen“. 

Um zu einer laufenden Kanalbesprechung hinzuzustoßen, klicken Sie einfach auf das Kamerasymbol direkt neben dem Namen des Kanals. 

Online-Meetings

Conclusion

Gerade für Einsteiger können die vielen verfügbaren Funktionen von Microsoft Teams zunächst etwas unübersichtlich erscheinen. Doch mit einigen einfachen Tipps lassen sich Online-Meetings effizienter gestalten.