Best Practice

Virtuelle Groß-Events als Veränderungstreiber

03.09.2020

Worauf es bei digitalen Events in Zeiten von COVID-19 ankommt.

Zahlreiche Unternehmen und Organisationen haben aufgrund der COVID-19-Pandemie ihre Dienstreisen und Anwesenheiten im Büro auf ein Minimum reduziert. Insbesondere in den letzten Monaten hat die Durchführung virtueller Events einen immensen Aufschwung erfahren. Dieser Trend dürfte sich auch in den nächsten Monaten fortsetzen. Die Zahl der virtuellen Konferenzen hat sich versechsfacht, gleichzeitig sind die Reisekosten um 80 Prozent gesunken. Dieses beträchtliche Einsparungspotenzial spornt dazu an, die Instrumente auch in Zukunft intensiver einzusetzen (Spiegel Online). Virtuelle Events bieten viele Vorteile: Sie erhöhen die Zugänglichkeit auf ein breiteres Publikum, ermöglichen die Wiederverwendung von Inhalten, reduzieren die Durchführungskosten und verbessern die CO2-Bilanz. 

Von physischen zu virtuellen Groß-Events

Virtuelle Veranstaltungen reichen von kleineren Q&A-Sessions auf Teamebene bis hin zu unternehmensweiten Groß-Events wie virtuelle Townhalls, Konferenzen oder Keynotes. 

Herausforderungen bei der Planung und Umsetzung von virtuellen Groß-Events 

Im Vergleich zu Events vor Ort kommt es bei digitalen Groß-Veranstaltungen zu zusätzlichen Herausforderungen für die Organisatoren. Dazu zählt die Anpassungszeit, die Mitarbeitende benötigen, um sich an die neuen „digitalen“ Formate zu gewöhnen. Organisatoren müssen also unterschiedliche individuelle und kulturelle Präferenzen einplanen und berücksichtigen. 

Mitarbeitende verspüren bei virtuellen Events eine geringere Verbindlichkeit teilzunehmen als bei Events mit physischer Präsenz. Eine deutlich höhere „No-Show-Rate“ der zuvor angemeldeten Teilnehmenden ist zu festzustellen. Bei einem digitalen Event ist es umso wichtiger, dass es sich durch passendes und einfallsreiches Marketing abhebt. Grundvoraussetzung ist zudem eine sichere Internetverbindung, um ein vollumfassendes Event-Erlebnis für die Teilnehmer zu kreieren. 

So gestaltet man virtuelle Groß-Events erfolgreich

Um die Herausforderungen bei der Durchführung von Groß-Events bewerkstelligen zu können, sollte ausreichend Zeit für die Vorbereitung und Organisation eingeplant werden. Abstimmungsschleifen mit relevanten Stakeholdern kosten Zeit. Das unterschätzen alle Beteiligten oft. Plant man das Event dann auch noch in mehreren Sprachen, ist die Koordination sehr umfangreich. Klare Verantwortlichkeiten innerhalb der Veranstaltungsplanung sollten von Anfang an zugewiesen werden. Basierend auf Erfahrungen ist es sinnvoll, die Themen „Koordination und Organisation“, „Marketing und Kommunikation“ sowie „Veranstaltungsinhalte“ voneinander zu trennen und einzelne Teams als Verantwortliche zu definieren. Für eine strukturierte und transparente Organisation empfiehlt es sich, auf Kollaborations-Technologien wie zum Beispiel Microsoft Teams zurückzugreifen. Hier können sich die Organisatoren zum passenden Datum der Veranstaltung oder der entsprechenden Agenda austauschen und sich gegenseitig auf dem aktuellen Stand halten.  

Vier Komponenten für eine ganzheitliche digitale Event-Erfahrung
Mit der richtigen Technologie ein ganzheitliches Erlebnis kreieren

Es ist essenziell, sich frühzeitig für eine digitale Veranstaltungsplattform zu entscheiden, die eine vollumfassende „Event-Erlebnisreise“ für die Teilnehmenden darstellt. Bereits bei der Registrierung beginnt die Erlebnisreise der Teilnehmenden und sie endet mit dem Zugriff auf die Materialien nach dem Event. Als zentraler „Dreh- und Angelpunkt für alles“ – Information, Registrierung, Teilnahme und Materialbereitstellung – bietet sich eine Online-Plattform zum Beispiel auf Basis von SharePoint an. Um die vielen Speaker live am Event-Tag auf die Bildschirme zu bringen, empfiehlt sich der Einsatz von Technologien wie Microsoft Teams Live-Events. Vorab-Checks zur Audio- und Übertragungsqualität sollten erfahrungsgemäß nicht erst in der Generalprobe, sondern frühzeitig stattfinden, um technische Hürden zu vermeiden und am Veranstaltungstag schnell und flexibel reagieren zu können. 

Das Publikum für sich gewinnen

Die wahrscheinlich größte Herausforderung ist es, geeignete Sprecherinnen und Sprecher zu organisieren und für innovativen und interessanten Inhalt zu sorgen. Externe Keynote-Speaker wirken exklusiv und steigern die Relevanz, doch gerade interne Veranstaltungen eignen sich besonders, um die Präsenz der unternehmenseigenen Abteilungen zu steigern. Mit dem Einsatz interner Sprecherinnen und Sprecher erhöht man die Glaubwürdigkeit und verbessert die Transparenz. Die Gestaltung der Slots sollte dabei dem Credo folgen: kurz, knackig, inspirierend. Hier geht es nicht um Masse, sondern darum, mit Schlüsselaussagen das Interesse zu wecken und das Engagement der Teilnehmer hochzuhalten. Um das Publikum für sich zu gewinnen, sollten die Themen des Events an die Bedarfe der Mitarbeitenden angepasst werden, ohne das Ziel der Veranstaltung aus den Augen zu verlieren. Frei nach dem Motto „Engage the Audience“ können zudem ungewöhnliche Methoden wie die Erstellung von Live Games, Wettbewerbe oder Quizfragen eingebunden werden – der Fantasie sind hierbei keine Grenzen gesetzt. Mit einem virtuellen Wrap-up können zum Abschluss noch einmal besondere Highlights hervorgehoben werden. 

Als eingespieltes Team agieren

Am Tag des Events zählt es, als eingespieltes Team zu agieren und bei möglichen Herausforderungen flexibel die Kollegen und Kolleginnen zu unterstützen. Ein enger Zusammenhalt im Event-Team ist in einer digitalen Umgebung ohne Vor-Ort-Kontakt jedoch wichtig. Als Vorbereitung sollten deshalb regelmäßige Onboarding-Meetings, Briefing-Calls, gemeinsame Abstimmungsrunden und Proben mit allen Speakern, Moderatoren und weiteren Beteiligten stattfinden. Denn nur, wenn hinter den Kulissen alles glatt läuft, ist der Erfolg gesichert. 

Nachhaltigkeit, Reichweite und Effektivität steigern

In Zeiten von Homeoffice können Mitarbeitende über herkömmliche Kommunikationswege wie Poster, Flyer, Banner oder Messestände nur noch zum Teil erreicht werden. Deshalb empfiehlt es sich, neue digitale Methoden für die Event-Werbung zu wählen – es gibt zahlreiche Möglichkeiten. Gerade Communities bilden, besonders in international aufgestellten Unternehmen, ein mächtiges Kommunikationsinstrument. In ihrer Rolle als Multiplikatoren helfen sie, die Botschaft in das Unternehmen zu tragen. Kurz-Videos, platziert im Intranet oder auf Social-Enterprise-Plattformen wie Yammer, sind ein weiteres beliebtes Format, um das Event anzukündigen. Für mehr Dynamik im Event oder eine größere Reichweite können Unternehmen ein Motto oder ein Hashtag kreieren. So bleibt eine Veranstaltung nachhaltig lebendig und bietet Möglichkeiten zur Interaktion. 

Neben den passenden Kommunikationsmethoden ist der Inhalt der Botschaft essenziell. Der Mehrwert, den das Event liefert, muss deutlich werden. Als weiterer Faktor ist das richtige Timing entscheidend. Es gilt: So früh wie möglich und außerhalb von Urlaubszeiten zu kommunizieren.  

Das Follow-up nach dem Event

Das Follow-up nach einer virtuellen Veranstaltung ist das am häufigste vernachlässigte Element. Aus Erfahrung ist besonders das Feedback der Teilnehmenden eine wertvolle Quelle, um zukünftige Events erfolgreicher zu gestalten. Zudem sollten sämtliche Vorträge, Videos und alle genutzten Materialien gesammelt und dem Publikum online zur Verfügung gestellt werden. Von Vorteil ist auch eine finale Analyse aus verschiedenen Blickwinkeln nach Abschluss des Events. Wie erfolgreich war das Event? Was haben wir gelernt? Was lief gut und wo waren Herausforderungen zu meistern? Denn: „nach der Veranstaltung“ ist meist „vor der Veranstaltung“.  

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Conclusion

Vor dem Hintergrund verstärkter Remote-Arbeit und Homeoffice sowie reduzierter Präsenzveranstaltungen sind digitale Veranstaltungen eine Art Entschädigung für die vielen abgesagten physischen Events. Für zahlreiche Unternehmen ein Schritt auf unbekanntes Terrain. Und dafür heißt es Ausprobieren und Testen. Jedoch darf bei der Planung und Durchführung von virtuellen, unternehmensweiten Events ein elementarer Faktor nicht aus dem Blickfeld geraten – die Mitarbeitenden, die im Zentrum der Veränderungen stehen.