Microsoft Project ist seit Jahren ein Standardwerkzeug für die professionelle Projektplanung und Terminsteuerung. Leistungsfähig, aber in der Nutzung oft komplex. Mit der Integration von Künstlicher Intelligenz ändert sich das grundlegend: Projektpläne lassen sich schneller erstellen, automatisch überprüfen und flexibel anpassen – ohne starre Vorlagen oder lange Benutzerschulungen.
Möglich macht das eine von Campana & Schott entwickelte Copilot-Funktion, die direkt im MS Project Client integriert ist. Sie eröffnet neue Perspektiven: erfahrene Projektverantwortliche werden von wiederkehrenden Aufgaben entlastet und können sich stärker auf gezielte Optimierung konzentrieren. Microsoft Project bleibt die zentrale Plattform, wird jedoch intelligenter, intuitiver und zukunftsfähiger.
Dieser Beitrag zeigt, was heute bereits möglich ist, welche Herausforderungen KI löst und warum es sich lohnt, Microsoft Project neu zu betrachten.
Hinweis: Microsoft hat angekündigt, Project Online zum 30. September 2026 einzustellen. Die Project-Desktopanwendungen bleiben von der Abkündigung unberührt und können weiterhin wie gewohnt genutzt werden.
Warum viele Projektpläne komplex starten
Trotz seiner Leistungsfähigkeit war Microsoft Project lange kein Tool für den schnellen Einstieg. Die Struktur ist präzise, aber in der Bedienung wenig intuitiv. Wer ein Projekt planen will, muss sich mit Work Breakdown Structures, Abhängigkeiten und Ressourcenmanagement auskennen. Ohne entsprechendes Vorwissen bleibt oft nur der Rückgriff auf bestehende Vorlagen, die manuell angepasst werden müssen.
Gerade in dezentralen Projektlandschaften führt das zu mehreren Herausforderungen:
- Hohe Zugangshürden: Ohne Erfahrung oder Unterstützung durch ein Project Management Office ist der Einstieg schwierig. Neue Projektverantwortliche benötigen Schulungen oder greifen auf externe Hilfe zurück.
- Zeitaufwendige Planerstellung: Viele Projektpläne basieren auf standardisierten Vorlagen, die manuell angepasst werden müssen. Das kostet Zeit und erhöht die Fehleranfälligkeit.
- Fehlende Validierung vor Projektstart: Wenn Projektpläne unter Zeitdruck entstehen oder keine detaillierte Prüfung durch das PMO erfolgt, bleiben strukturelle Schwächen häufig unbemerkt.
KI-gestützte Planung direkt im Microsoft Project Client
Genau hier greift die neue, von Campana & Schott entwickelte KI-Funktion in Microsoft Project. Die Lösung basiert auf einem Sprachmodell von OpenAI, das in Microsoft Azure gehostet und direkt in den Project-Client eingebettet ist. Über ein erweitertes Menüband lässt sich die Funktion aufrufen.
Drei klare Vorteile durch KI in Microsoft Project
Die neue KI-Funktionalität verändert die Projektplanung in drei entscheidenden Bereichen:
1. Fast and Complete: Project Plans via Text Input
Statt manuell eine Struktur aufzubauen oder alte Vorlagen zu überarbeiten, genügt eine kurze Beschreibung des Vorhabens in Alltagssprache. Die KI übersetzt diese Eingabe in ein vollständiges Planungsskelett mit Aufgaben, Phasen, Abhängigkeiten und Zeitaufwände. Das spart Zeit und reduziert Fehler, die bei der manuellen Übertragung von Anforderungen häufig entstehen.
In vergleichbaren Anwendungsfällen zeigt sich bereits ein deutlicher Effekt. Eine Studie von Rezvanjou et al.1 belegt, dass in Produktionsumgebungen die Fehlerquote bei der dynamischen Zeitplanung durch KI-Unterstützung um rund 30 Prozent gesenkt werden konnte.
1 Rezvanjou, S., Amini, M., & Bigham, M. (2023). Renewable Energy Location in Disruption Situation by MCDM Method and Machine Learning. International journal of industrial engineering and operational research, 5(4), 75- 89.
2. Integrierte Qualitätssicherung
Ob Aufgaben sinnvoll verknüpft sind, Pufferzeiten stimmen oder der Projektplan überhaupt tragfähig ist, gehört zu den zentralen Fragen in der Projektpraxis. Bisher fehlten dafür einfache, integrierte Prüfmechanismen. Die neue KI-Funktion in Microsoft Project schließt diese Lücke. Sie analysiert Zeitpläne automatisch, erkennt typische Schwachstellen und liefert konkrete Hinweise zur Optimierung. Grundlage können etablierte Kriterien wie der DCMA 14-Point Assessment der US-amerikanischen Defense Contract Management Agency.
Dass sich diese Form der Qualitätssicherung auszahlt, zeigt eine aktuelle Studie. Mithilfe von KI konnten unter anderem die Terminplanung, die Kostenschätzung und das Risikomanagement deutlich verbessert werden. Im Durchschnitt lag die gemessene Leistungssteigerung bei 32 Prozent2. Die Ergebnisse zeigen, dass KI nicht nur Abläufe beschleunigt, sondern auch die strukturelle Qualität von Projektplänen messbar erhöht.
2 Parekh, Ruchit & Mitchell, Olivia & Wright, Sophia. (2024). Utilization of artificial intelligence in project management. International Journal of Science and Research Archive. 13. 1093-1102. 10.30574/ijsra.2024.13.1.1779.
3. Mehr Stabilität bei besserer Zugänglichkeit
Microsoft Project bleibt das verlässliche Planungswerkzeug, das viele Unternehmen seit Jahren nutzen. Die gewohnte Nutzeroberfläche und bestehende Prozesse bleiben erhalten. Gleichzeitig sinkt die Einstiegshürde, da auch ohne tiefes Methodenwissen belastbare Planstrukturen erstellt werden können. Das erleichtert den Zugang für neue Teams und macht die Lösung auch für Organisationen attraktiv, die bisher mit dem Tool nicht gearbeitet haben.
Wohin sich KI-gestützte Projektarbeit entwickelt
Sven Hausen, Associate Partner & Head of Division Transformation Work bei Campana & Schott, bringt es auf den Punkt: „Diese neue Planungsfunktion markiert den Beginn einer kontinuierlichen Weiterentwicklung. Microsoft Project wird intelligenter, ohne an Verlässlichkeit zu verlieren – ein echter Effizienzbooster für Projektverantwortliche.“
Weitere Einsatzmöglichkeiten innerhalb des MS Universe zeichnen sich bereits ab:
- Die automatische Nutzung von zentral dokumentierten Lessons Learned – etwa innerhalb der CS PPM Power Suite – ermöglicht es der KI, Muster aus abgeschlossenen Projekten zu erkennen und bei neuen Planungen zu berücksichtigen.
- Textbasierte Unterlagen wie Projektaufträge oder Anforderungskataloge lassen sich mithilfe von Copilot 365 analysieren, um potenzielle Risiken frühzeitig zu identifizieren.
- Im Multiprojektmanagement hilft KI dabei, Abhängigkeiten, Ressourcenkonflikte und zeitliche Überschneidungen sichtbar zu machen.
Unternehmen profitieren von dieser Entwicklung innerhalb der bestehenden Umgebung, ohne Systemwechsel, aber mit deutlich mehr Unterstützung im Planungsalltag.
Fazit: Bewährtes Tool mit neuer Intelligenz
Die Integration künstlicher Intelligenz macht Microsoft Project zugänglicher, effizienter und vorausschauender, ohne dass die gewohnte Stabilität verloren geht. Projektverantwortliche erhalten Unterstützung bei der Erstellung und Prüfung von Plänen, profitieren von klaren Strukturen und gewinnen Zeit für das Wesentliche. Damit bleibt Microsoft Project ein bewährtes Werkzeug, das intelligent erweitert wird, neue Zielgruppen anspricht und für erfahrene Teams noch relevanter wird.
Mehr erfahren?
Unser Beitrag „40 Jahre Microsoft Project – From Old School to New School“ zeigt, warum das Tool auch in Zukunft eine tragende Rolle in der Projektlandschaft vieler Branchen spielt.
Oder vereinbaren Sie direkt einen Beratungstermin.
Unsere Expertinnen und Experten zeigen Ihnen, wie die neue Funktion in der Praxis eingesetzt wird – individuell, konkret und an Ihrem Beispiel.
