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15 Bonnes pratiques pour des conférences en ligne efficaces

27.03.2020

Comment réussir la collaboration en télétravail.

Grâce aux outils de collaboration modernes, les processus de travail quotidiens peuvent être rendus beaucoup plus faciles. Les employés peuvent ainsi travailler de manière flexible à la maison - et accomplir leurs tâches rapidement. Mais il ne suffit pas seulement d'installer Microsoft Teams. Voici quelques conseils qui vous aideront à travailler efficacement à domicile et, en particulier, à organiser des vidéoconférences.

Qu'il s'agisse de méthodes de travail agiles ou de situations d'urgence, il existe de nombreuses raisons de mettre en œuvre des outils de collaboration modernes comme Microsoft Teams. Enfin et surtout, ils augmentent l'efficacité du travail jusqu'à 50 %, comme le montre l'étude sur la collaboration sociale 2019. Les conseils simples ci-après contribuent à faciliter la collaboration en télétravail :

1. Trouver le bon rythme de travail

Toute personne en télétravail sur une longue période doit trouver des horaires de travail adaptés pour elle-même et ses collègues. Si ces horaires changent fréquemment, par exemple en raison de la garde d'enfants ou de visites chez le médecin, il convient d'informer le plus tôt possible ses collègues et responsables des nouveaux horaires de disponibilité. Nous vous recommandons également de mettre à jour le statut de présence dans Microsoft Teams.

2. Communiquer sur l’avancement

Au bureau, on échange sur l’avancement des projets en cours en direct, tandis qu’en télétravail chacun travaille seul. C'est pourquoi il est important de communiquer régulièrement via Microsoft Teams avec ses collègues et responsables sur l’avancement du projet ou sur les tâches et la charge de travail actuelle. Cela facilite la collaboration inter-équipes à long terme. Enfin, des réunions en ligne devraient être organisées régulièrement au sein d'une équipe pour maintenir le contact et aussi la convivialité.

3. Ne pas déranger !

Si vous disposez d’une pièce séparée pour le télétravail, vous pouvez accrocher un panneau "Ne pas déranger" à la porte pendant que vous êtes en vidéoconférence pour signaler aux autres membres de la famille quand il ne faut pas entrer. Il n'y a pas non plus de restauration pour les conférences en ligne. Chaque participant doit donc s'assurer AVANT la réunion qu'il a suffisamment de boissons et, si nécessaire, de collations sur sa table. Même en ligne, le fait de se lever inutilement dérange les autres participants.

6. Faire un test technique

Au plus tard cinq minutes avant le début de la vidéoconférence, vous devez vérifier si votre connexion internet, vos logiciels, votre casque et votre webcam fonctionnent. Le microphone intégré à l'ordinateur portable ne doit pas être utilisé, car il est souvent de qualité insuffisante. Une alternative est une connexion parallèle par téléphone ou smartphone, qui peut être réglée sur haut-parleur si nécessaire.

4. S’assurer d’avoir assez de bande passante

Bien que la connexion au réseau ne pose pas de problème au bureau, elle mérite d'être vérifiée à l'avance en télétravail. La plupart des employés disposent d'une bande passante suffisante à la maison, mais il ne devrait pas y avoir de facteurs perturbateurs majeurs entre la connexion Internet et l'appareil. Il s'agit notamment des murs ou des longues distances jusqu'au routeur WLAN. Pendant une vidéoconférence, s’assurer que la bande passante n’est pas saturée par les autres habitants du foyer.

5. Se familiariser avec les fonctionnalités de travail à distance

Si vous souhaitez partager le contenu de votre ordinateur portable avec d'autres personnes, essayez au préalable le partage d'écran. Dans l'agitation d'une conférence, il se peut que vous ne trouviez pas les fonctions les plus simples pour partager des fichiers. C'est pourquoi les modérateurs doivent se familiariser avec les fonctions du chat ou l'invitation spontanée de nouveaux participants. En outre, les documents importants tels que l'ordre du jour, les présentations ou les graphiques peuvent être téléchargés à l'avance vers les Microsoft Teams afin de gagner du temps et de la bande passante.

7. Démarrer la vidéo

Dans la mesure du possible, il convient de démarrer les conférences web avec la vidéo activée. C'est important, du moins au début, pour reconnaître l'humeur des interlocuteurs ou - dans le cas de participants inconnus - pour faire connaissance et se faire une première impression. Si des difficultés techniques surviennent au cours de la conversation, la vidéo peut être désactivée après annonce préalable.

8. Soigner son apparence

Participer à une vidéoconférence chez soi, non coiffé ou en pyjama, fait mauvaise impression. Une tenue normale comme au bureau est suffisante dans la plupart des cas. Ce n'est que lors de réunions importantes avec des clients qu'une tenue business sera plus appropriée. Si vous ne souhaitez pas nécessairement montrer votre entourage à vos interlocuteurs, vous pouvez activer l'option "floutage de l'arrière-plan" dans Microsoft Teams.

9. Désigner un modérateur

En particulier pour les conférences avec plus de cinq participants, il convient de désigner un modérateur. Si nécessaire, il présentera les participants au début ou leur demandera de se présenter brièvement. Ensuite, il s'assure que toutes les personnes bénéficient d'un temps de parole approprié. Il peut soit s'adresser à eux par leur nom et leur poser des questions spécifiques, soit les encourager à participer via le chat.

10. Utiliser un tableau blanc numérique et combiner des méthodes hors ligne.

Un tableau blanc numérique ou, alternativement, OneNote est idéal pour les sessions de brainstorming. Il permet de prendre note de tous les sujets et de les discuter plus tard ou de les ajouter au compte-rendu.  Cela correspond à un transfert l'utilisation d'un tableau Kanban classique dans le monde numérique.

Pour des ateliers plus longs, les avantages des deux mondes peuvent être combinés. Par exemple, le modérateur peut partager un tableau Kanban via webcam. Pour établir les priorités, les participants écrivent dans le chat qui attribue des points pour quoi. Le modérateur colle ensuite les points correspondants au sujet respectif.

11. Prévoir et observer les pauses

Les conférences plus longues, en particulier, nécessitent des pauses régulières - hors ligne et en ligne. Ici, la règle de l'école s'applique : au moins 5 minutes de pause après 90 minutes au plus tard. Comme les participants aux conférences en ligne ne peuvent pas être rassemblés en personne, des annonces claires sont nécessaires, telles que : "Nous reprendrons à 11h15". En attendant, les participants devraient au moins se lever de leur siège, se déplacer et, si possible, sortir à l'air libre afin de pouvoir se concentrer sur leur travail par la suite.

12. Discussions informelles oui, multitâches non

De plus en plus souvent, les participants prennent leurs smartphones ou répondent à des mails pendant une conférence. Cela perturbe non seulement leur propre concentration, mais aussi celle des autres participants. Donc : Fermez Outlook, mettez votre smartphone en sourdine et rangez-le et réglez votre statut de présence dans Microsoft Teams sur "ne pas déranger". L'autodiscipline est la première étape d'une réunion réussie.

Que ce soit en ligne ou hors ligne : les échanges conviviaux facilitent la communication et détendent les participants. C'est pourquoi les modérateurs, en particulier, doivent laisser suffisamment de place pour des discussions hors-sujet au début, à la fin et pendant les pauses d'une réunion. S'assurer en outre que le temps imparti à l’ordre du jour reste majoritaire.

13. Utiliser le Chat

Les possibilités de chat sont souvent sous-estimées. Ici, on peut partager des liens, poser des questions générales ou personnelles, donner des conseils sur le déroulement ou apporter des éléments intéressants et pertinents. Dans Windows 10, chaque participant peut utiliser Shift+Windows+S pour prendre une photo de l'écran et la coller dans le chat via le presse-papiers.

14. Compte rendu en direct des résultats

Dans les conférences hors ligne, l'un des participants prend des notes en silence, mais cela peut se faire en ligne pour que tous puissent le voir. Le protocole de résultat est maintenu en direct et partagé via le partage d'écran. Cela signifie que tous les participants peuvent lire ce qui a été discuté et décidé à tout moment. Il précise par ailleurs qui doit accomplir quelles tâches et dans quels délais.

15. Enregistrer la réunion

Les réunions particulièrement importantes à caractère informatif doivent toujours être enregistrée afin d'être disponibles par la suite pour tous ceux qui n'ont pas pu participer. Si vous devez annuler vous-même un rendez-vous, vous pouvez demander au modérateur de recevoir un le lien vers l'enregistrement par la suite. Les réunions enregistrées sont automatiquement transcrites et donc accessibles pour la recherche.

Se déconnecter et déconnecter

Surtout pendant une longue période de télétravail, il est important de prendre soin de sa santé. On a souvent tendance à travailler de longues heures d'affilée. Il n'y a pas de routine quotidienne comme au bureau, pas de sortie pour aller déjeuner, pas d’échanges autour de la machine à café et pas de temps de trajet. Par conséquent, en télétravail il faut prendre suffisamment de temps pour les pauses, les repas et aussi des courtes promenades. Et à la fin de la journée, il faut non seulement se déconnecter de Microsoft Teams, mais aussi se déconnecter “mentalement”.

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Conclusion

Dans de nombreuses entreprises, les réunions ou les ateliers se déroulent naturellement sur place. Mais surtout dans des situations exceptionnelles ou en cas d'événements personnels imprévus, il arrive que des collaborateurs doivent rester plus longtemps à la maison. C'est là où les outils de collaboration tels que Microsoft Teams offrent une aide précieuse pour travailler ensemble - surtout si on tient compte de quelques simples conseils et bonnes pratiques.