Modern PM Tools

Comment transformer Project for the Web d’un simple outil de planification en une solution de gestion de portefeuille de projets

16.06.2021

Vous souhaitez utiliser Project for the Web pour planifier vos projets ? Vous vous demandez peut-être comment faire évoluer cet outil pour qu'il s'adapte également à vos besoins, processus et méthodes de gestion de projets et de portefeuilles.

De nouvelles fonctionnalités Microsoft ainsi que l’application Project Accelerator offrent cette possibilité. Et vous pouvez tout personnaliser grâce à la Power Platform.

Depuis novembre 2019, la famille des outils de planification de projets de Microsoft s'est enrichie avec l'arrivée de Project for the Web. Il est vrai que l'offre de Microsoft pour ce type d'outil était positionnée entre Project Online, une solution de gestion de projet et de portefeuille complexe et riche en fonctionnalités, et Planner, un outil au contraire très simple et intuitif mais trop éloigné des besoins classiques de la gestion de projet.

Project for the Web, le compromis idéal

Project for the Web apporte l’outil idéal pour une population d’utilisateurs que Microsoft nomme les « chefs de projets occasionnels » ou, d’une manière plus générale, des utilisateurs peu formés aux techniques de planification ou dont les besoins ne nécessitent pas la mise en œuvre de solutions complexes : intégration complète et native à Microsoft 365, utilisation simple et très intuitive, mise en œuvre très rapide et un outil pensé pour la collaboration.

Avec Project for the Web, la création d’un plan de projet est rapide et, en quelques minutes, il est possible de bâtir un planning de tâches que l’on affecte aux membres de l’équipe. Les vues permettent de créer les bases d’un plan structuré en tâches/sous-tâches, une identification des ressources qui vont les réaliser ainsi qu’une estimation des durées et/ou des charges de travail. 

Pour reprendre les bonnes idées de Planner, il est possible de voir le projet sous la forme d’un Kanban.

Et pour reprendre les bonnes idées de Project Online, il est également possible de positionner les tâches dans le temps pour avoir une vue de type Diagramme de Gantt.

Comment passer à l’étape suivante ?

Plus de barre d’outils, plus de sauvegarde, plus besoin d’être initié à la planification, cette solution a tout pour plaire. Mais, même si l’on a des besoins modestes et que l’on n’est pas un chef de projet expérimenté, on atteint vite les limites de ce que l’on peut faire avec Project for the Web. Les fonctionnalités sont limitées et l’on aimerait pouvoir faire plus, c’est là le paradoxe.

Cela dit, Project for the Web est une solution en perpétuelle évolution, à laquelle Microsoft ajoute de nouvelles fonctionnalités à un rythme très soutenu en 2021 (voir ce lien pour les mises à jour prévues https://www.microsoft.com/fr-fr/microsoft-365/roadmap?filters=&searchterms=project#owRoadmapMainContent). 

Mais Microsoft ne peut délivrer que des fonctionnalités génériques, utiles au plus grand nombre mais ne peut pas prévoir les besoins spécifiques de chacun. Nul doute que les besoins les plus demandés seront à terme mis à disposition par Microsoft mais ils seront fournis sous une forme générique que chacun voudrait adapter à son besoin. 

Le besoin de consolidation de projets en programmes ou portefeuilles pour fournir à la Direction une vision globale de l’activité, une caractérisation avancée des projets pour y ajouter des données personnalisées (le nom d’un sponsor, un budget) consolidables entre les projets, des données reliées aux projets (listes de risques ou de problèmes, de jalons clés) sont autant de personnalisations qui vont permettre de mettre les projets en cohérence et d’agréger l’information.

Microsoft Project Accelerator pour démarrer la personnalisation

La solution Project for the Web est une « App » construite sur la Power Plaform (Power Apps, Power Automate et Power BI), il est facile de la faire évoluer. Power Apps notamment permet de faire évoluer le modèle de données pour ajouter des champs et des listes d’éléments liés à chaque projet ou tâche pour adresser des besoins spécifiques.

Comme il n’est pas chose aisée de développer ex nihilo autour de la Power Apps pour faire évoluer l’app Project for the Web, Microsoft a mis à disposition Project Accelerator.

Cet outil propose plusieurs scénarios pour faire évoluer Project for the Web :

Propositions
  • Permet de créer des demandes de projet, pour lesquelles vous rassemblez un ensemble d'informations qui seront évaluées pour déterminer quelles demandes seront financées et transformées en projets. 
Programmes
  • Permet de consolider des projets au sein d’un même programme pour prendre du recul et avoir une vue d'ensemble.
Risques
  • Tout projet comporte des risques qui doivent être suivis afin que vous puissiez vous préparer à l'avance à les éviter ou à les gérer.
Problèmes
  • Permet de capturer les problèmes liés à un projet, un risque avérer par exemple.
Changements
  • Au fur et à mesure de l'avancement des projets, il peut y avoir des évolutions que l’on souhaite tracer. Les changements permettent d’isoler et de chiffrer la teneur des changements sur le projet.
Statut
  • Au fur et à mesure de l'avancement de votre projet, vous souhaitez informer régulièrement les parties prenantes de l'évolution du projet en fonction des indicateurs clés de santé et même créer des rapports d'état sur ce qui a été accompli et ce qui est prévu.

Et avec Project Accelerator, tout est personnalisable. Vous voyez un champ qui n'est pas pertinent pour vous ? Supprimez-le ! Vous voulez un ensemble de choix différents pour des champs tels que l'alignement stratégique ? Parfait ! Changez-les ! La plupart des changements n'impliquent même pas d'écrire du code. Il suffit d'aller dans Power Apps, de mettre à jour les tables, de mettre à jour les formulaires, et les changements sont en ligne.

Il est aussi possible de créer des graphiques et tableaux de bord, directement dans l’app ou avec Power BI, complètement personnalisables. Vous pouvez également intégrer vos processus grâce à Power Automate, avec la création de flows qui orchestrent les flux de données autour des projets.

Pour déployer l'accélérateur dans votre environnement, commencez par vous rendre sur GitHub. Sur ce site, vous trouverez des informations sur la manière de le déployer, un modèle Power BI que vous pouvez utiliser en parallèle, ainsi que des détails sur les licences dont vous aurez besoin pour l'exécuter.

Scénarios avancés pour le management de projets et de portefeuilles

Il n’existe pas de solution miracle pour adresser tous les besoins de gestion de projets, mais avoir la possibilité de partir d’une fondation solide pour bâtir soi-même sa solution, c’est l’opportunité de disposer d’un outil pertinent et en phase avec vos attentes.

Il est même possible d’aller encore plus loin sur le même chemin en créant une app Power Apps plus ambitieuse pour aller au-delà de Project Accelerator et développer un modèle de données plus complet, avec une orchestration des données avec Power Automate et, pourquoi pas, l’intégration dans le même outil de plusieurs sources différentes.

C’est la vocation de l’application CS PPM Power Suite de Campana & Schott qui permet non seulement d’amener Project for the Web à un niveau de gestion de projets, programmes et de portefeuilles, mais aussi d’y intégrer les solutions Planner, Azure DevOps et Project Online pour une consolidation cohérente de l’ensemble des projets de l’entreprise.

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