Publication

Gestion de crise virtuelle avec Project for the Web

20.04.2020

Comment mettre en place, piloter et suivre des projets de n'importe quel endroit avec un outil de planification en mode cloud.

Toute entreprise peut être touchée par des crises économiques, corporatives et mondiales. Dans de tels cas, il y a peu de temps pour limiter les effets de la crise. La priorité absolue est accordée à l'initiation et à la planification de mesures de gestion de crise afin d’assurer la capacité d'action de l'entreprise. C'est précisément là que des solutions de gestion de projet faciles à utiliser, telles que Microsoft Project for the Web, montrent leur force.

Réactivité grâce à une cellule de crise numérique

Les situations de crise exigent des temps de réaction très courts et une planification transparente. Une équipe de crise composée de représentants de la Direction et des métiers doit être convoquée en quelques heures; les mesures doivent être planifiées et déléguées. L’équipe se réunie en cellule de crise, habituellement en présentiel, mais cela devient de plus en plus complètement virtuel. La mise à disposition rapide d'un outil de planification adapté est un défi majeur.

La cellule de crise numérique dans Microsoft Teams

Afin d'assurer le succès de la gestion de crise, une collaboration étroite et intensive entre les membres de l'équipe de crise doit être assurée. Ce n'est pas seulement dans les situations de crise que les entreprises utilisent Microsoft Teams pour créer des salles numériques dans lesquelles les groupes et les équipes peuvent travailler ensemble, quels que soient leur emplacement. Un grand avantage de Teams est l'intégration facile d'autres outils Microsoft, par exemple Project for the Web pour la gestion de projet.

Microsoft Project for the Web en tant qu'outil de planification ad-hoc

Alors que les outils de planification établis nécessitent souvent une installation et une formation approfondie, Project for the Web est un outil intuitif, basé dans le cloud, qui peut être utilisé sans connaissances préalables. Grâce à cet outil, les équipes de crise interdisciplinaires composées d'experts en marketing, de juristes, d'experts en communication et de membres de l'équipe de Direction, par exemple, peuvent commencer à planifier immédiatement - avec ou sans expérience en gestion de projet.

Gestion de crise

Tableau des tâches pour une structuration et une priorisation efficace

Dès qu'un nouveau projet a été mis en place, les membres de la cellule de crise peuvent être invités sur une base ad hoc. Une première structuration des tâches est effectuée à l'aide de tableaux de tâches. Les tableaux de tâches dans Project for the Web sont personnalisés en fonction des besoins et du projet. Grâce à ce que l'on appelle les compartiments, les tâches de gestion de crise sont hiérarchisées et regroupées en termes de contenu. D'autres possibilités de regroupement et de tri permettent à l'équipe d'avoir une vue d'ensemble transparente à tout moment.

  • Conseil: le mode de fonctionnement de la gestion de crise peut être facilement cartographié et optimisé à l'aide de méthodes agiles telles qu'un tableau de type kanban.

Toujours à l’œil : la frise chronologique

Une fois que les tâches ont été enregistrées et structurées en termes de contenu, elles doivent être mises en relation les unes avec les autres et cartographiées sur un axe de temps. Ensuite, vient l'exécution et le suivi, ce qui est particulièrement important dans les situations de crise. Des vues claires de la chronologie dans Project for the Web permettent d'afficher en temps réel la transparence entre les équipes sur l'état actuel au niveau du projet et de la tâche.

En cas de crise majeure, il peut être approprié de diviser les mesures en plusieurs sous-initiatives. Ils sont ensuite combinés dans une feuille de route de haut niveau. Dans ce cas, l'outil Feuille de Route de Microsoft assure le contrôle et la transparence de multiples initiatives.

Virtuelles Krisenmanagement

Conclusion

Des outils de planification intuitifs et des espaces de collaboration numériques sont essentiels pour le succès de la gestion virtuelle de crise. Les solutions Microsoft modernes telles que Project for the Web et Teams fournissent aux équipes de crise dans des situations exceptionnelles les outils nécessaires pour garantir la capacité de leur entreprise à agir, quel que soit l'endroit où elle se trouve. Les cellules de crise virtuelles et la collaboration numérique totalement indépendante du lieu sont essentielles à la réussite.