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Lean Portfolio Management

12.08.2019

Vos projets prennent trop de temps entre la création de l'idée et la livraison des résultats ?

La formation de vos équipes à des méthodes de gestion de projet ou de programme agiles n'aidera pas à résoudre ce problème. Pour raccourcir les délais, vous devez optimiser l'ensemble de la chaîne de valeur - non seulement la gestion des idées, mais aussi la gestion du portefeuille, y compris les équipes impliquées dans le processus. Le Lean Portfolio Management aide à raccourcir les délais au niveau de l'entreprise et permet ainsi de devenir une organisation agile. 

Pour vous donner un aperçu du Lean Portfolio Management, nous vous proposons de vous guider à travers un exemple. 
Une entreprise démarre une initiative agile afin de s'attaquer à deux problèmes majeurs : 

  1. La transparence : Les équipes projet travaillent sur 10 projets simultanément, ce qui rend toute prédiction imprécise. 

  1. Les délais : Le délai moyen entre l'idée et le déploiement est d'environ un an et demi. Cela conduit à un manque d'opportunités par rapport à la concurrence, même si l'entreprise a développé l'idée en premier.  

Dans un premier temps, nous nous intéressons à la question de la transparence. L'un des facteurs favorisant l'auto-organisation des équipes est d'avoir des objectifs priorisés ainsi qu'une grande transparence, afin que l'équipe puisse avancer à son rythme et décider quand commencer de nouvelles tâches. En bref : arrêtez de commencer, commencez à achever.  

La " loi de Little " signifie que le délai d'exécution d'un système augmente avec le nombre de projets exécutés simultanément. Par conséquent, le nombre de projets lancés devrait être limité.   

Nous recommandons de pallier ces problèmes par un backlog (liste ordonnée de toutes les choses à faire) de portefeuille priorisé.  

Réduire le portefeuille grâce à un backlog priorisé dans Azure DevOps

Déterminer la priorité de l'idée est essentiel. Soit l'idée a une priorité qui supprime une autre demande, soit elle n'est pas assez importante et sera donc abandonnée. Ne démarrez un nouveau projet que si le précédent est terminé.

Transparence absolue sur l’avancement 

Dès que le chef de projet "récupère" un nouveau projet, lui et son équipe sont responsables de la mise à jour du statut du projet. Des jalons de contrôle spécifiques garantissent formellement que le gestionnaire de portefeuille est informé sur l’avancement des projets.

Ensemble avec le gestionnaire de portefeuille, la direction décide quelles idées se transforment en une demande pour ensuite les classer par ordre de priorité. En termes de Lean Portfolio Management, cela signifie prioriser à la fois les demandes et les projets.  

Une demande est un projet avec des besoins en ressources et une étude de rentabilité. Pour devenir un projet, le gestionnaire de portefeuille élabore ensemble avec la direction les spécifications. Désormais, le chef de projet fait la mise à jour de l'état d'avancement ensemble avec le gestionnaire de portefeuille si le projet franchit un jalon de contrôle. Ils déplacent le statut lors des révisions de sprint, en utilisant des mesures basées sur des faits et des jalons. 

Enterprise Agility et Lean Portfolio Management : Prioriser le portefeuille en continu 

Au fur et à mesure que le processus avance, notre premier projet "Project Online Migration" de notre backlog dans la figure 1 a apporté une valeur ajoutée au client et la priorisation du backlog du portefeuille sera donc automatiquement actualisée :

Lors de la clôture du projet, les ressources sont disponibles pour démarrer un nouveau projet. La demande précédente "Change Management" est maintenant affectée et approuvée pour se transformer en projet. Il en résulte une capacité de portefeuille disponible pour une nouvelle demande. 

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Conclusion

En résumé, vous pouvez suivre la liste de mesures ci-après pour réussir votre mise en œuvre du Lean Portfolio Management :   

  1.  Prioriser les projets 

  2. Limiter les projets et les demandes pour réduire les délais au niveau organisationnel 

  3. Lancement des projets en fonction de la limitation 

  4. Transparence absolue au niveau portefeuille 

  5. Vous avez besoin d'un outil de suivi de l'état et du classement pour mettre en œuvre le Lean Portfolio Management, par exemple Azure DevOps.  

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