Modern PM Tools

Microsoft Teams en tant que plaque tournante pour votre gestion de projet

28.07.2021

Une approche pragmatique pour l'utilisation de Microsoft Teams par les PMO et les gestionnaires de programmes.

De nombreuses organisations ont adopté Microsoft Teams comme plateforme collaborative et ont créé des dizaines de nouvelles équipes dans Teams en très peu de temps. Il est aujourd'hui souvent difficile d'assurer le suivi de tous ces projets, initiatives et groupes de travail dans Teams. C'est là qu'une approche rationalisée mais puissante - basée sur Dataverse for Teams - peut être utile. Dans cet article, vous apprendrez comment reprendre le contrôle, donner aux décideurs une visibilité sur les projets en cours et offrir à vos équipes une solution simple pour gérer leurs projets.

Le défi - Manque de transparence sur les projets dans Teams

Basé sur la stratégie Microsoft "Teams as a Platform", Teams s’est positionné au cœur du Digital Workplace pour les employés en télétravail : les équipes projet de toutes tailles s'appuient sur Microsoft Teams et l’utilisent de plus en plus pour accéder aux applications Microsoft 365 telles que Planner et SharePoint. Par ailleurs, davantage de processus métiers sont intégrés à Teams via des applications Power Platform, ce qui accroît encore l'adoption de Teams dans les organisations. Étant donné que les équipes projet travaillent plus que jamais de manière agile, les PMO et les responsables de départements ont souvent du mal à s'y retrouver dans ce paysage dynamique.

Les chefs de projet occasionnels peuvent initier rapidement des projets, piloter leurs activités et attribuer des tâches aux sein de leurs équipes grâce des solutions flexibles et facile à utiliser comme Planner et Project for the Web.

Mais, comment les PMO et les responsables de départements peuvent-ils garder une vue d'ensemble des différents projets, ainsi que de leurs états d'avancement et des échéances ? À l'heure actuelle, nombre de coordinateurs et de décideurs tiennent à jour encore des fichiers Excel, OneNote ou d’autres listes gérées manuellement et peinent à suivre toutes les initiatives.

Solution - une application simple pour la gestion de projets dans Teams

La nécessité de suivre un ensemble dynamique de projets n'est pas récente et le remplacement des listes Excel par une approche moderne mais facile à utiliser a toujours été un compromis entre la complexité du projet, la fonctionnalité de l'outil et - bien sûr - le budget alloué à l'outil.

Avec la combinaison de Microsoft Dataverse for Teams et de Microsoft Power Apps, Microsoft offre l'entrée dans une application de gestion de projet configurable dans le but d'équiper les PMO d'une solution simple qui peut s'adapter de manière flexible à toute progression future en termes de maturité en gestion de projet. Sur la base des packs de licences Microsoft 365 ou Office 365, qui sont souvent déjà disponibles dans les entreprises, et des options qu'ils contiennent pour la mise en œuvre d'une application Power Apps et le stockage de données avec Dataverse for Teams, aucune autre licence Microsoft n'est nécessaire pour le cas d'usage susmentionné. C'est un avantage majeur pour toutes les entreprises qui disposent déjà de Teams et de M365.

Pour les PMO et les gestionnaires de programmes - vue d'ensemble de tous les projets avec une application intégrée

Un Teams central, piloté par le PMO, sert de centre de coordination mettant à disposition des directives et des modèles de gestion de projet et permettant à la communauté des chefs de projets de partager des bonnes pratiques. Grâce à l'application de gestion de projet intégrée au Teams du PMO, une vue d'ensemble des projets en cours et à venir et des équipes projet associées est mise à la disposition de tous les acteurs de la gestion de projet : les décideurs disposent ainsi d'une agrégation centrale de données sur le portefeuille de projets, ce qui leur permet de se concentrer sur les projets critiques, et le PMO peut veiller à ce qu'aucun projet ne soit oublié parmi tous ces Teams.

En même temps, la vue d'ensemble sert d’agrégateur pour lancer de nouveaux projets et créer le Teams approprié pour un nouveau projet. Des Teams personnalisés avec des canaux spécifiques, des onglets déjà intégrés pour Planner, OneNote et PowerBI peuvent aider les équipes projet à maintenir des structures similaires à travers les projets et à respecter les directives du PMO.

Par ailleurs, pour les PMO agiles, des vues d'ensemble de type Kanban permettent de constituer des backlogs d'initiatives et de s'aligner visuellement avec des outils basés sur des cartes tels que Planner.

Pour les chefs de projet - application intégrée permettant d'enregistrer les informations relatives au projet

Les informations importantes sur les projets sont souvent stockées dans des documents Word et des rapports d'avancement établis sur PowerPoint... ou pas du tout. Pour faciliter le travail quotidien des chefs de projet et tenir toutes les parties prenantes au courant, les informations les plus importantes du projet peuvent être modifiées au sein du Teams de chaque projet via l'application de gestion de projet dans Teams. 

Les informations sont ensuite disponibles non seulement pour l'équipe projet, mais aussi directement pour le PMO via la vue d'ensemble du projet dans le Teams central. 

Pour aller plus loin

Une fois atteint une certaine maturité en gestion de projet, un certain nombre ou une certaine complexité de projets, il est possible de mettre en œuvre une solution plus complète de gestion moderne de portefeuilles de projets, intégrée à Microsoft Teams (nécessite un upgrade de licences). Par exemple, CS PPM Power Suite est une application qui est également basée sur la Microsoft Power Platform, mais qui offre un éventail de fonctions beaucoup plus large pour les cas d'usages plus spécifiques de gestion de portefeuille de projets.

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Conclusion

En profitant de l'approche Microsoft "Teams as a Platform", les PMO et les équipes projet peuvent améliorer la planification et le pilotage multi-projets à travers différents Teams en utilisant des applications de gestion de projet mises en œuvre avec Dataverse for Teams et Power Apps, sans investir dans une solution PPM dédiée de grande envergure.

En particulier, les plus petits PMO ainsi que les responsables de départements apprécient et favorisent cette approche légère et simple, mais efficace, car elle est entièrement intégrée dans leur Digital Workplace basé sur Microsoft 365. 

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