Modern PM Tools

Plus de puissance pour le PPM : cas utilisateur de rapport d’avancement avec Dynamics PSA

25.07.2019

Est-ce que votre équipe continue à utiliser des feuilles de calcul Excel pour piloter les plannings et PowerPoint pour fournir des états d’avancements ? Utilisez la puissance des outils de la Power Platform comme Power BI et Flow ! Cet article de blog vous présente une manière de créer un rapport d’avancement projet basé sur Power BI avec une historisation de données.

Durant le cycle de vie du projet, un responsable doit à un moment donné fournir un état d’avancement de son projet. L’objectif de cet état est de fournir des informations sur les données clés du projet, comme les jalons principaux, les coûts, les risques ou encore l’avancement, tout cela dans une vue synthétique. La création d’un tel rapport à partir d’une feuille blanche ou son remplissage à la main sont très consommateurs de temps, qui serait bien mieux utilisé pour la gestion du projet proprement dite.

Faciliter la création de rapports d’avancement est de ce fait un besoin très standard lors de la création ou de l’amélioration d’une solution de pilotage de projet.

L’état d’avancement actuel du projet est facile à obtenir depuis les données courantes fournies par la solution de pilotage de projet, mais la prise en compte des informations du passé permet une analyse plus poussée. Il est ainsi possible d’observer les évolutions depuis la dernière mise à jour d’avancement, ou encore de réaliser une analyse de tendance de jalons (Milestone Trend Analysis). Ce genre d’analyse nécessite l’historisation des données, avec pour bénéfice de mieux voir les changements et leurs impacts sur le planning au cours du temps.

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Pour bâtir un rapport basé sur des données historisées, il est possible d’avoir recours au Common Data Service for Apps (CDS) pour le stockage de ces données. Celui-ci est facilement extensible dans un premier temps pour capturer les données à l’aide de nouvelles entités et relations. Les données projet peuvent être intégrées depuis plusieurs sources différentes (comme Dynamics 365 Project Service Automation, Project Online ou SharePoint). Avec Flow, une capture d’une image des données peut être déclenchée pour enregistrer les données courantes dans les nouvelles entités. Power BI, comme outil de rapports, peut utiliser le CDS comme source de données pour générer les rapports et les tableaux de bord utiles afin d’obtenir une vue utile de chaque projet du portefeuille. Des applications et fonctionnalités peuvent également être développées avec PowerApps, comme une application d’approbation de rapport d’avancement par exemple. Une extension ou une modification de chaque composant est toujours possible.

Pour notre démonstration dans cet article, nous allons utiliser le service Dynamics 365 Project Service Automation (PSA) comme source de nos données projet. Cette solution est déjà construite sur la Power Platform, la même infrastructure qu’utilisera bientôt Microsoft pour le nouveau service Modern Project. La combinaison du Common Data Service for Apps (CDS), de Flow et de Power BI, qui ont déjà été présentés dans nos précédents articles, nous permet de facilement développer ce cas utilisateur.

Common Data Service for Apps

Avec le CDS vous pouvez simplement définir et créer une structure de données pour vos concepts et activités métiers avec des collections comme des entités, des champs et des relations. Dans notre cas, nous avons créé une entité "ProjectHistory" avec une relation "many-to-one" à notre entité déjà existante "Project" et plusieurs champs qui représentent les données projet historisées qui seront renseignées par Flow. Comme le CDS offre une interface utilisateur simple, il est rapide de créer cette nouvelle entité et ces champs.

 

Flow

Comme Flow est une solution “No-Code/Low-Code”, il est facile de créer un processus sans notion de programmation. Pour lancer la création d’une image des données d’un projet dans PSA, vous devez créer un Flow avec des étapes qui stockent les données pertinentes du projet dans l’entité CDS créée précédemment "ProjectHistory".

Une fois créé et publié, vous pouvez lancer ce Flow pour chaque projet depuis le site projet.

PowerBI

Ces dernières années, Power BI est devenu populaire dans l’univers de l’analyse de données, et donc dans l’analyse des données d’avancement projet.
Power BI peut se connecter facilement au CDS pour créer des rapports d’avancement basés sur les données stockées. L’entité "ProjectHistory" est un des jeux de données pertinent à utiliser pour l’analyse des données capturées au cours du temps. Avec le composant Power BI de visualisation "Slicer", vous pouvez choisir avec quelle image de données capturées vous voulez confronter votre planning actuel.
En plus des données historisées, vous pouvez aussi afficher d’autres informations comme les risques et les coûts dans une table, les risques actifs dans un camembert, une matrice des risques, les tâches/actions à venir et des données générales par exemple. Toutes ces données peuvent être affichées dans des boîtés proprement disposées.

Une fois le rapport d’avancement terminé, vous pourrez l’intégrer directement dans PSA.

PPM

Conclusion

Bénéfices:
  • Solution avec peu de code qui peut être mise en œuvre par un utilisateur avancé
  • Pas de coûts supplémentaires de licence, si vous utilisez déjà PSA
  • Flexible sur plusieurs points :
    • Données gérées par le projet (comme les risques qui ne sont pas disponibles en standard)
    • Données historisées (les données projet & tâches ainsi que des données risques additionnelles)
    • Identification dans le temps de chaque date d’historisation des données
    • Apparence et contenu des rapports
  • Intégration directe de l’outil de gestion de projet dans la même plateforme

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