Découvrez dans cet article comment l’assistant intelligent de CS PPM Power Suite vous aide à gérer les risques de vos projets. Lors de la mise en Å“uvre de projets, il arrive souvent que des difficultés imprévues ou négligées lors de la planification surviennent. La gestion des risques vise à les anticiper et à en déduire les mesures adéquates afin de garantir la poursuite du projet jusqu’à son achèvement effectif et avec un minimum de retard. Nous avons intégré le Copilot d’OpenAI dans notre solution CS PPM Power Suite pour aider les chefs de projet à relever des défis complexes comme celui-ci. Dans cet article de notre blog, nous allons examiner en détail un cas d’usage prometteur : le recours à Copilot pour identifier et documenter les risques à partir des données du projet (dates de début et de fin, périmètre, objectifs et descriptifs), et même en déduire des recommandations d’actions concrètes afin de les minimiser.  La gestion des risques assistée par intelligence artificielle de CS PPM Power Suite s’appuie sur l’analyse automatique des métadonnées du projet. Le processus est le suivant :

Saisie des métadonnées : en premier lieu, les chefs de projet saisissent toutes les informations pertinentes du projet dans CS PPM Power Suite, notamment sa date de début, sa date de fin prévue, son périmètre, les objectifs à atteindre et sa description détaillée.Analyse des données : une fois les métadonnées saisies, Copilot analyse les données du projet à l’aide de l’apprentissage automatique à la recherche de modèles, d’inexactitudes et d’incohérences potentielles.Identification des risques : sur la base de cette analyse,  Copilot identifie les risques susceptibles de compromettre la réussite du projet.En outre, ces risques sont évalués selon les dimensions Probabilité d’occurrence et Impact en cas de survenance. Cette évaluation permet de clarifier l’importance d’un risque et aide le chef de projet à choisir la mesure adaptée pour le maîtriser.Élaboration de mesures : enfin, Copilot définit en toute autonomie d’éventuelles mesures de gestion de ces risques et les soumet au chef de projet.  Une fois l’identification des risques terminée, Copilot génère des propositions sur la manière d’éviter les risques identifiés.

Éléments d’information directement exploitables : pour chaque risque identifié, Copilot propose des recommandations d’action concrètes. Elles peuvent porter sur l’adaptation des calendriers de projet, la modification des objectifs ou la révision du périmètre.

Hiérarchisation des risques et des mesures : Copilot permet également de hiérarchiser les risques identifiés et les mesures proposées en insistant sur les risques les plus critiques qui nécessitent une attention immédiate. 

Coopération et communication : les risques identifiés et les mesures préconisées sont directement enregistrés dans CS PPM Power Suite. Les chefs de projet et les membres de l’équipe peuvent alors consulter les informations et collaborer à la gestion des risques. Gestion des risques proactive : en identifiant les risques en amont, les équipes de projet peuvent adopter des mesures proactives pour les éviter ou les atténuer.Amélioration de la prise de décision : l’accès à des éléments de compréhension basés sur les données des projets passés facilite la prise de décisions éclairées et efficaces.Hausse des chances de réussite du projet : les risques peuvent être anticipés avant la concrétisation de leurs effets. Résultat : la probabilité de réussite du projet s’accroît et les retards sont minimisés.Efficacité et productivité : l’optimisation du processus de gestion des risques libère du temps et des ressources qui peuvent désormais contribuer à la réussite du projet d’une autre manière. Avec l’intégration de Copilot, nous faisons évoluer notre solution CS PPM Power Suite pour faciliter la planification et le suivi des projets, mais aussi pour proposer des outils de gestion des risques proactifs et pilotés par la donnée. En utilisant les métadonnées des projets pour identifier les risques et générer des mesures concrètes pour les maîtriser, CS PPM Power Suite aide les chefs de projet et les équipes à piloter leurs projets avec efficacité et proactivité et à les mener à bien dans le respect des délais.  Microsoft CopilotCS PPM Power Suite

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Plus de sécurité et moins de papier grâce à une application Power Apps disponible dans Microsoft Teams. Risques d’incendie, d’explosion et de corrosion : sur les lieux de traitement de substances dangereuses, la sécurité est la priorité absolue afin de protéger les salariés et l’environnement. C’est pourquoi les entreprises chimiques doivent documenter, contrôler et assurer la bonne vidange des produits chimiques de des fûts, notamment à l’aide de checklists détaillées. Autrefois uniquement papier, cette opération nécessitait le traitement d’une multitude de listes qui rendait le suivi des opérations de chargement et de déchargement réellement effectuées et le contrôle des documents particulièrement complexes. Aujourd’hui, une application de gestion de checklists, créée à partir de Power Platform et de Microsoft Teams, est utilisée par les collaborateurs en usine de fabrication. Entièrement zéro papier, le processus permet d’automatiser les contrôles de documents et les audits. Un wagon-citerne de 40 mètres cubes est manÅ“uvré jusqu’à la station de remplissage de l’usine. Une opératrice se tient à côté du wagon entrant. Elle tient dans sa main un bloc-notes et coche les étapes de la procédure avant d’apposer sa signature. Prêt, le wagon-citerne est raccordé. Une autre coche, une autre signature. Elle prélève un échantillon pour tester la cargaison avant de la vider. Il faut maintenant attendre le résultat. Elle coche une case et signe une dernière fois ce jour-là. Elle se dirige ensuite vers le tableau d’affichage et y accroche sa checklist pour l’équipe suivante à côté de neuf autres listes. Son collègue prendra le relais. 

Tel est le quotidien dans l’usine de fabrication : les substances dangereuses doivent être vidées des différents fûts, traitées, puis remises en toute sécurité pour en faire un produit fini. « Toute fuite de substances dangereuses porte atteinte aux personnes et à l’environnement. Il est donc important pour nous d’avoir en place des processus sûrs, structurés et clairement définis, ce que d’ailleurs le législateur exige », nous explique le directeur d’exploitation du site. « Nous consignons ces processus dans des checklists qui peuvent compter jusqu’à douze pages. Chaque opération effectuée est méticuleusement documentée par nos collaborateurs en usine, validée par une signature et vérifiée par un autre collaborateur ». Il n’existe souvent pas d’autre alternative à ces listes pour nombreuses entreprises industriels. Pour chaque wagon-citerne vidé, le législateur et la loi sur les marchandises dangereuses imposent le contrôle, la documentation et l’archivage sur plusieurs années. Tous ces documents sont regroupés dans d’innombrables dossiers pour être ultérieurement mis à disposition en cas d’audit. Auparavant, ce processus uniquement papier rendait les contrôles et les audits particulièrement fastidieux. Enfin, chaque document d’un échantillon doit être vérifié afin de détecter d’éventuelles erreurs. « Nous voulions nous débarrasser entièrement du papier pour faciliter le traitement de nos checklists, ajouter un niveau de sécurité supplémentaire et simplifier les audits internes et externes », souligne le directeur de l’exploitation.  « Azure constitue l’environnement de données en arrière-plan. C’est de là que nous extrayons toutes les données de base dont nous avons besoin pour les checklists », explique un collaborateur en production et digitalisation, ayant participé au développement de l’application. Les listes affichées au tableau d’affichage disparaîtront à l’avenir. Tous les membres des équipes concernées d’un site ont accès aux checklists ouvertes au sein de l’application, ce qui facilite la continuité des opérations même en cas de changement d’équipe.