Kundenbestellungen erreichen BASF Agricultural Solutions in ganz unterschiedlichen Formaten – von der klassischen E-Mail über PDF-Anhänge bis hin zu Excel-Listen. Bis vor Kurzem mussten diese Aufträge manuell geprüft, mit Kunden- und Produktstammdaten abgeglichen und in SAP übertragen werden. Mit der Migration auf SAP S/4HANA rückte dieser Kernprozess auf den Prüfstand: Bei perspektivisch drei Millionen Bestellungen im kommenden Jahr sollte nicht nur das ERP modernisiert werden, sondern auch die Arbeitsschritte davor, in denen ein Großteil des Aufwands entstand. Eine wichtige Voraussetzung, damit die Prozesse der BASF mit ihrem Wachstum Schritt halten.
Viele Unternehmen machen im Zuge einer ERP-Modernisierung dieselbe Erfahrung: Das neue System allein schafft noch keinen Mehrwert. Entscheidend ist, wie die vorgelagerten Prozesse digitalisiert und automatisiert werden.
Genau hier setzt die AI Order Automation an, die BASF Agricultural Solutions gemeinsam mit Campana & Schott in nur sechs Monaten vom Proof of Concept in den produktiven Betrieb gebracht hat. Als etablierter Microsoft-Partner mit Erfahrung aus über 400 KI- und Copilot-Projekten übernahm Campana & Schott im Projekt die zentrale Verantwortung für die Anwendungsoberfläche und den Bestelleingangsprozess – in enger Zusammenarbeit mit den Entwicklungsteams bei BASF Agricultural Solutions und Microsoft.
- Industrie: Chemie / Agrarchemie
- Anzahl der Mitarbeitenden: ~15.000
- Hauptsitz: Limburgerhof, Deutschland
- Website: www.basf.com/agricultural-solutions
BASF Agricultural Solutions ist der Agrarchemie-Bereich der BASF-Gruppe und einer ihrer umsatzstärksten Geschäftsbereiche. Das Portfolio reicht von Pflanzenschutzmitteln über Saatgut bis zu digitalen Farming-Lösungen und bedient Kundinnen und Kunden weltweit – von Europa über Nord- und Südamerika bis Asien. Mit Blick auf den Mitte 2027 geplanten Börsengang und die SAP-S/4HANA-Migration richtet das Unternehmen seine Kernprozesse konsequent auf Skalierbarkeit, Effizienz und KI-gestützte Automatisierung aus.
Der Case in Zahlen
Bis zu 90 % kürzere Bearbeitungszeit pro Bestellung
Über 1 Mio. Stunden Einsparpotenzial in 2027
Nur 6 Monate vom Proof of Concept zum produktiven Go-Live
Zielsetzung
Gemeinsam mit Campana & Schott definierte BASF Agricultural Solutions die zentralen Ziele:
- Automatisierte End-to-End-Verarbeitung eingehender Kundenbestellungen bis zur Übergabe an das neue ERP, SAP S/4HANA
- Skalierbare Bearbeitung großer Bestellmengen als Grundlage für weiteres Wachstum
- Deutliche Entlastung der Mitarbeitenden von manuellen Routinetätigkeiten – Freiraum für wertschöpfende Aufgaben
- Höhere Datenqualität durch automatisierten Abgleich mit Kunden- und Produktstammdaten
- Grundlage für den globalen Rollout und die weitere KI-gestützte Prozess- und SAP-Transformation
Vorgehen
BASF Agricultural Solutions arbeitet seit mehreren Jahren mit Campana & Schott an KI-basierten Lösungen, unter anderem am Communications Agent AP CommsMate. Auf dieser Vertrauensbasis entstand im Herbst 2025 die Idee, den Bestellprozess im Zuge der SAP-S/4HANA-Migration grundlegend neu aufzustellen. Innerhalb weniger Wochen entwickelten die Teams einen ersten Prototyp, um die technische Machbarkeit und den geschäftlichen Nutzen einer KI-gestützten Auftragsautomatisierung zu belegen.
Im November 2025 folgte ein Hackathon vor Ort mit Fachbereichen und relevanten Stakeholdern aus BASF Agricultural Solutions. Anhand realer Anwendungsfälle wurde das Konzept unter Praxisbedingungen validiert – mit klarem Ergebnis: grünes Licht für die produktive Umsetzung.
Im Anschluss wurden folgende Arbeitspakete gemeinsam umgesetzt:
Zentrale Plattform für den gesamten Bestellprozess
Alle eingehenden Bestellungen – ob per E-Mail von extern oder Dateiupload der Mitarbeitenden – laufen in einer einheitlichen Web-Applikation zusammen. Ein zentrales Dashboard zeigt Status, Kunde und Bearbeitungsstand aller Vorgänge und schafft durchgängige Transparenz über den Prozess.
KI-gestützte Extraktion aus unstrukturierten Dokumenten
Aufträge aus E-Mails, PDFs und Excel-Dateien werden von KI-Modellen automatisch ausgelesen und in eine strukturierte Auftragsmaske überführt. Die Modelle wurden von Campana & Schott speziell für den Bestellprozess von BASF Agricultural Solutions optimiert und trainiert.
Automatisierter Abgleich mit Stammdaten
Die extrahierten Auftragsdaten werden automatisiert mit Kunden-, Produkt- und weiteren Stammdaten aus den angebundenen Systemen angereichert. Unklare oder widersprüchliche Angaben erkennt und markiert das System KI-gestützt.
Prüfung, Freigabe und Übergabe an SAP S/4HANA
Die KI leistet die Vorarbeit, den finalen Check macht der Mensch: Der Customer Order Manager, der den Auftragseingang fachlich verantwortet, prüft die vorbereitete Bestellung, gibt sie frei und erst dann werden die Daten in SAP S/4HANA übergeben. Damit endet der neue Prozess an derselben Stelle wie der alte, doch in einem Bruchteil der bisherigen Bearbeitungszeit und mit dem gewohnten Vier-Augen-Prinzip vor der Übergabe ins ERP.
Agile Umsetzung mit kontinuierlichem Praxis-Feedback
Die Weiterentwicklung erfolgte in kurzen Iterationszyklen, mit regelmäßigen Feedbackschleifen aus den Fachbereichen. Ab dem Frühjahr 2026 wurde die Lösung intensiv in User Acceptance Tests erprobt und für den produktiven Einsatz ab Juli 2026 vorbereitet. Die Umsetzung wurde durch ein Microsoft-Funding im sechsstelligen Bereich mitgetragen, das die Partnerschaft von Beginn an beschleunigt hat.
Herausforderungen im Projektverlauf
Ambitionierte Timeline, komplexes Setup, hoher Qualitätsanspruch – drei Themen, die das Projekt besonders prägten:
- Kurze Umsetzungszeit:
Zwischen erfolgreichem Machbarkeitsnachweis und Produktivstart lagen nur rund sechs Monate. Ein agiles Vorgehen mit klarer Priorisierung und eng abgestimmten Entwicklungszyklen machte die termingerechte Umsetzung möglich. - Komplexes Partner- und Projekt-Setup:
An der Umsetzung arbeiteten Teams von Campana & Schott und BASF Agricultural Solutions parallel, flankiert von Microsoft und weiteren Partnern. Klare Verantwortlichkeiten pro Modul und regelmäßige Abstimmungen sorgten dafür, dass die parallelen Entwicklungslinien konsistent zusammenliefen. - Hohe Anforderungen an Prozess- und Datenqualität:
Der neue Prozess sollte nicht nur automatisieren, sondern die Datenqualität zugleich heben. Automatisierte Validierungen gegen die Stammdaten, Kennzeichnung unklarer Angaben und ein durchgängiger Human-in-the-Loop-Ansatz stellen sicher, dass jede Bestellung fachlich geprüft in SAP S/4HANA übergeht.
Erfolgsfaktoren
→ Zusammenspiel von Business, KI und ERP:
Drei Welten wurden produktiv verbunden: der fachliche Kernprozess, die KI-Lösung auf Azure und die Übergabe an SAP S/4HANA. Campana & Schott brachte hier Erfahrung aus vergleichbaren Transformationsprojekten ein.
→ Bewährte Zusammenarbeit:
BASF Agricultural Solutions und Campana & Schott hatten bereits gemeinsame KI-Projekte erfolgreich umgesetzt – die Vertrauensbasis für ein strategisch relevantes Vorhaben war gegeben.
→ Agile Co-Creation:
Der Proof of Concept wurde in einem Hackathon mit realen Anwendungsfällen und den späteren Nutzergruppen validiert, bevor die produktive Entwicklung startete.
→ Frühe Einbindung der Nutzenden:
Ab dem Frühjahr 2026 flossen Rückmeldungen der Customer Order Manager kontinuierlich durch Nutzertests in die Weiterentwicklung ein.
→ Modulare Verantwortung:
Frontend und Order-Intake-Prozess bei Campana & Schott, SAP-Anbindung und Extraktionslogik im BASF-Team, technische Basis bei Microsoft – klare Zuständigkeiten bei enger Verzahnung.
Ergebnis und Ausblick
Anfang Juli ging die AI Order Automation in der DACH-Region in den Betrieb – rund sechs Monate nach dem Proof of Concept. Kundenbestellungen laufen seither in einer zentralen Web-Applikation zusammen, werden von KI ausgelesen, mit Stammdaten angereichert, vom Customer Order Manager geprüft und automatisiert an SAP S/4HANA übergeben. Was zuvor 30 bis 60 Minuten pro Bestellung beanspruchte, dauert heute wenige Minuten – eine bis zu 90 % kürzere Bearbeitungszeit. Hochgerechnet auf die für 2027 erwarteten rund drei Millionen Bestellungen entspricht das einem Einsparpotenzial von über einer Million Bearbeitungsstunden pro Jahr. Gleichzeitig verbessert die Lösung die Datenqualität und schafft damit eine belastbare Grundlage für nachgelagerte Geschäftsentscheidungen.
Der Nutzen entfaltet sich damit auf zwei Ebenen: operativ durch die deutliche Entlastung der Customer Order Manager, die mehr Zeit für Kundenservice und fachliche Aufgaben gewinnen, und strategisch als Voraussetzung für die weiter steigenden Bestellvolumina der kommenden Wachstumsjahre. Damit trägt die Lösung unmittelbar zur Erreichung der strategischen Wachstums- und Effizienzziele von BASF und schafft die Grundlage für steigende Bestellvolumina in den kommenden Jahren.
Die Inbetriebnahme der Lösung ist zugleich der Auftakt eines globalen Rollouts. In der zweiten Jahreshälfte 2026 folgen weitere Releases mit Schwerpunkt Asien, allen voran China. Parallel wird die Applikation funktional erweitert – etwa um die parallele Bearbeitung mehrerer Bestellungen. Damit ist die AI Order Automation der Ausgangspunkt einer skalierbaren, KI-gestützten Prozesslandschaft bei BASF Agricultural Solutions.
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