Mehrere Projekte gleichzeitig zu überblicken, ist eine enorme Belastung
Projektmanagement ist in der heutigen Zeit unverzichtbar geworden. Mit der Vielzahl an Projekten und Initiativen innerhalb von Organisationen müssen Projektmanager mittlerweile mehrere Projekte gleichzeitig überblicken. Dabei sind die zu allokierenden Ressourcen in vielen Fällen rar, was zu einer Überlast und Unzufriedenheit bei allen Beteiligten führen kann. Diese Gemengelage in Verbindung mit ambitionierten Zielen und Zeitdruck wirkt sich häufig negativ auf die psychische Gesundheit der Projektmanager und die Qualität der Projektsteuerung aus.
Einen großen Anteil am Tagesgeschäft eines Projektmanagers nehmen mittlerweile administrative Aufgaben ein, die das Sammeln, Strukturieren und Interpretieren von Daten und Informationen beinhalten: So können beispielsweise nur durch eine konsistente Ressourcenplanung Belastungsspitzen erkannt werden. Nur durch ein breites Sammeln von Lessons Learned können andere Projekte, Programme und Portfolios aus Fehlern lernen. Und nur durch eine regelmäßige Risikobetrachtung aus allen Perspektiven lassen sich Risiken vorzeitig mitigieren.
Entlastung durch KI-Agenten
Um an dieser Stelle für Entlastung zu sorgen, gibt es inzwischen, neben klassischen Leitfäden und Checklisten, intelligente Unterstützung, und zwar in Form von KI-Agenten. KI-Agenten sind Software-Lösungen, die in der Lage sind, eigenständig Aufgaben zu erfüllen und Entscheidungen zu treffen. Mit Blick auf den Projektmanagement-Alltag können sie manuelle Aufgaben übernehmen, wie das Erstellen von Protokollen, das Befüllen von Aufgabenlisten, das Aufnehmen von Risiken, das Erarbeiten von Mitigationen und das Berechnen von Wahrscheinlichkeiten. Auch können sie Fehler analysieren und Lösungsvorschläge hervorbringen. Laut Studien von Campana & Schott liessen sich so täglich durchschnittlich 20% Zeitersparnis für einen Projektmanager erzielen.
Praxisbeispiel: Wie KI-Agenten das Risikomanagement im Projektalltag transformieren
Gerade im Risikomanagement zeigen KI-Agenten ihr volles Potenzial: Sie ermöglichen es, Risiken frühzeitig zu erkennen und fundierte Maßnahmen abzuleiten – ohne dass Projektteams über ausgeprägte Vorhersagefähigkeiten verfügen oder zusätzlichen Aufwand betreiben müssen.
Stellen Sie sich vor, ein neues Projekt wird initiiert. In der Vergangenheit hätte man Projektmanager ähnlicher Vorhaben kontaktiert, um Erfahrungswerte einzuholen – vorausgesetzt, man wusste überhaupt von deren Existenz oder sie waren noch im Unternehmen tätig. Doch was, wenn das Projekt in einer anderen Region stattfand oder bereits Jahre zurückliegt?
Hier kommen KI-Agenten ins Spiel: Sie agieren wie ein erfahrener Kollege, der das Unternehmen nie verlässt, Zugriff auf relevante interne Daten hat und daraus kontextbezogene Empfehlungen ableiten kann. Selbst die Erfassung neuer Informationen kann durch den Agenten unterstützt werden – etwa durch das strukturierte Sammeln von Risikoeinschätzungen im Team. Ganz im Sinne des Mottos: „Jedes Projektmitglied ist ein Risikomanager.“
In der Praxis genügt heute bereits ein Projektsteckbrief, um den KI-Agenten zu aktivieren. Dieser analysiert vergleichbare Projekte, identifiziert bekannte Risiken, extrapoliert neue über Bereichsgrenzen hinweg und liefert konkrete Hinweise zu Eintrittswahrscheinlichkeiten, Kostenfolgen und bewährten Gegenmaßnahmen. So wird Risikomanagement nicht nur effizienter, sondern auch integrativer Bestandteil des Projektstarts.
Eigene KI-Agenten bauen mit Microsoft Copilot Studio
Dank Tools wie Microsoft Copilot Studio lassen sich in der Breite eigene Low-Code sowie High-Code Agenten erstellen und damit individuell zuschneiden. Einfachere Lösungen können mit dem Microsoft Copilot Studio Agent Builder bereits ohne jegliche Programmierkenntnisse gebaut werden.
Durch den Einsatz von Copilot Agents wird die Arbeit von Projektmanagern und Mitarbeitenden aus der Linie erheblich erleichtert. Sie können sich auf strategische Aufgaben konzentrieren und müssen sich weniger mit administrativen Tätigkeiten beschäftigen. Dies führt zu einer höheren Qualität der Projektsteuerung und einer besseren psychischen Gesundheit der Mitarbeitenden.
Die Zukunft des Projektmanagements liegt in der intelligenten Unterstützung durch Copilot Agents. Sie ermöglichen eine effizientere und stressfreiere Arbeitsweise und tragen dazu bei, dass Projekte erfolgreich abgeschlossen werden.
