AI Agents unterstützen heute schon unterschiedlichste Unternehmensbereiche, vom Einkauf bis zur IT. In dieser Serie zeigen wir Ihnen konkrete Use Cases aus der Praxis und geben Ihnen so umfassende Einblicke in die Welt der KI-Agenten.
Teil 1: Copilot im Einkauf eines internationalen Healthcare-Unternehmens
Genehmigungen, Lieferantenanfragen und Dokumente – im Einkauf eines internationalen Unternehmens mit rund 100.000 Mitarbeitenden aus dem Healthcare-Bereich laufen einige dieser Prozesse inzwischen über einen Copilot-Agenten. Campana & Schott hat ihn gemeinsam mit dem Kunden entwickelt, um wiederkehrende Anfragen zu automatisieren, Informationen schneller bereitzustellen und den Einkauf spürbar zu entlasten.
Die Ausgangslage: Hoher Aufwand für einfache Informationsabfrage
Im Einkauf des Unternehmens gingen täglich zahlreiche Anfragen zu Bestellungen, Lieferstatus und Rechnungen ein. Jede erforderte eine manuelle Recherche im SAP-System sowie eine anschließende Bearbeitung per E-Mail, Chat oder Telefon – ein zeitintensiver Vorgang, der wichtige Ressourcen band.
Gerade in der stark regulierten Healthcare-Branche, wo Geschwindigkeit, Präzision und Nachvollziehbarkeit entscheidend sind, wurde dieser Aufwand zunehmend zur Herausforderung.
Um den Einkauf nachhaltig zu entlasten und Kapazitäten für wertschöpfende Aufgaben zu schaffen, entschied sich das Unternehmen dazu, häufige Standardanfragen mittels eines AI-Agenten intelligent zu automatisieren.
Die Lösung: Ein Copilot-Agent für den Einkauf
Gemeinsam mit Campana & Schott wurde ein Copilot-Agent entwickelt, der speziell auf die Anforderungen des Einkaufs zugeschnitten ist. Ziel war es, Informationen zu Bestellungen und Rechnungen schnell, transparent und ohne Systemwechsel per natürlicher Sprache abrufbar zu machen.
Der AI-Agent basiert auf dem Microsoft 365 Copilot Framework und nutzt Azure-Komponenten zur Integration von SAP-Schnittstellen und somit den operativen Daten des Einkaufs. Die Ausgabe erfolgt in natürlicher Sprache, ergänzt durch adaptive Karten, die die relevanten Informationen strukturiert visualisieren. Im Fokus steht dabei die Verbindung von intuitiver Bedienung und technischer Präzision: Die Antworten des Agenten erscheinen als Textvorschläge, belegt mit Originaldaten aus dem SAP-System. Nutzer:innen behalten so jederzeit die Kontrolle und können die Informationen einfach verifizieren.
Die Einführung erfolgte in einer strukturierten Pilotphase mit einer definierten Nutzergruppe. Campana & Schott begleitete dabei sowohl die technische Umsetzung als auch die kontinuierliche Weiterentwicklung auf Basis des Nutzerfeedbacks. Das Ergebnis: ein tragfähiges Fundament für die Skalierung auf weitere Abteilungen und Prozesse.
Der Mehrwert: Weniger Aufwand, mehr Effizienz
Bereits in der Pilotphase zeigte sich das Potenzial des Copilot-Agenten deutlich: Standardanfragen werden nun innerhalb kürzester Zeit beantwortet – ohne komplexe Masken und ohne Systemwechsel.
Dank der adaptiven Karten lassen sich alle gelieferten Informationen mit den zugrunde liegenden SAP-Daten nachvollziehen. Gerade im regulierten Umfeld des Healthcare-Unternehmens schafft diese Transparenz einen zentralen Mehrwert.
Neben der spürbaren Reduktion von Bearbeitungszeiten entlastet der Agent die Einkaufsabteilung gezielt von Routinetätigkeiten. So entstehen Freiräume für strategische Aufgaben, bei gleichzeitig gesteigerter Qualität und Verlässlichkeit der Auskünfte.
Die technische Architektur wurde von Beginn an so konzipiert, dass sie sich flexibel auf weitere Anwendungsfälle übertragen lässt. Perspektivisch soll der Agent auch anderen Fachbereichen zur Verfügung stehen – etwa Key Usern, die regelmäßig mit prozessbezogenen Rückfragen arbeiten. Damit entsteht die Grundlage für eine unternehmensweite Entlastung im Umgang mit Standardanfragen an den Einkauf.
Mehrwert auf einen Blick
Was der Copilot-Agent im Einkauf leistet:
- Spürbare Entlastung des Einkaufs durch automatisierte Informationsabfragen
- Direkter Zugriff auf SAP-Daten per natürlicher Sprache
- Transparente Darstellung über adaptive Karten
- Schnelle Antwortzeiten und hohe Datenverlässlichkeit
- Skalierbare Architektur für weitere Use Cases
- Ganzheitliche Begleitung durch Campana & Schott von der Idee bis zur Umsetzung
Über AI Agents:
AI Agents verändern die Art, wie Unternehmen heute arbeiten. Wo früher manuelle Recherchen, aufwendige Abstimmungen und Medienbrüche den Alltag bestimmten, sorgen heute intelligente Agenten für schnellen Zugang zu Informationen und reibungslosere Abläufe.
Mitarbeitende müssen nicht mehr zwischen Systemen wechseln oder sich durch umständliche Prozesse navigieren. Stattdessen erhalten sie Antworten direkt im jeweiligen Arbeitskontext, sei es im Einkauf, Vertrieb, Marketing oder Service. Diese neue Form der Prozessunterstützung verbessert nicht nur die Effizienz, sondern schafft auch mehr Transparenz und bessere Entscheidungsgrundlagen.
In Zukunft werden autonome Agenten zusätzlich einzelne Aufgaben für Nutzer:innen übernehmen. Jedoch werden die Nutzer:innen in entscheidenden Schritten zur Freigabe der Aktionen einbezogen und bleiben darüber in der Steuerung.
