Für eine gelungene Umstellung auf Hybrid Work reicht es nicht, Mitarbeitenden einen Laptop in die Hand zu drücken und eine VPN-Verbindung herzustellen. Sie benötigen eine digitale Plattform, über die sie sich umfassend vernetzen und ortsunabhängig zusammenarbeiten können. Die Vorgehensweise beim Aufbau dieser Plattform spielt eine ebenso entscheidende Rolle wie die jeweilige Ausgangssituation eines Unternehmens.
Es ist nicht allzu lange her, da musste sich Annika mit zwei weiteren Kollegen einen Laptop teilen, um abwechselnd im Homeoffice zu arbeiten. Denn zu Beginn der Pandemie war ihr Unternehmen – wie viele andere auch – nicht auf die Anforderungen mobiler Arbeit vorbereitet. Die aus der Not geborene, provisorische Heimarbeit entwickelte sich bei ihrem Arbeitgeber schnell zu einem New-Work-Konzept. Inzwischen wollen Annika und viele ihrer Kolleginnen und Kollegen nicht mehr vollständig ins Büro zurückkehren. Sie erwarten, dass sich ihr Unternehmen dauerhaft auf die neue Lage einstellt. Dies geht über die technologischen Rahmenbedingungen hinaus. Es erfordert eine Anpassung der betrieblichen Prozesse und letztlich eine Veränderung der gesamten Kultur des Zusammenarbeitens.
Folgende Thesen zur Prozessoptimierung leiten sich aus bisherigen Erkenntnissen zu New Work ab:
Ein funktionierender digitaler Arbeitsplatz erfordert weit mehr als eine gute Internetverbindung. Notwendig ist eine integrierte Zusammenarbeitsplattform. Doch welche eignet sich am besten? Dies hängt vom Reifegrad, den Geschäftszielen und den Anwendungsfällen eines Unternehmens ab. Mithilfe einer externen Beratung lässt sich die individuell optimale Lösung finden und erfolgreich umsetzen.
Annika und ihr Team schicken sich dringliche Kundendokumente per E-Mail aus dem Homeoffice hin und her, um sie gemeinsam zu bearbeiten. Das kostet Zeit und Nerven – und der Kunde muss warten. Um diesen Prozess zu beschleunigen, trifft sich Annika mit ihrem Team im Büro. Doch sie konnten den Meetingraum nicht remote reservieren und nun ist er besetzt – und zwar im Rahmen einer internen Networking-Veranstaltung. Davon wusste Annika aber nichts, da sie das Schwarze Brett aus dem Homeoffice nicht erreichen konnte. Die Folgen: Frust, Verzögerungen und im schlimmsten Fall sogar das Scheitern des Projekts.
Effiziente Prozesse dürfen nicht vom Arbeitsort des Mitarbeitenden abhängen. Die Digitalisierung schafft hier Freiheiten. Doch wie gelingt die ortsunabhängige Zusammenarbeit? Es lohnt sich zunächst ein Blick auf potenzielle Anwendungsfälle eines Unternehmens, das am Anfang des Transformationsprozesses steht.
Zur ortsunabhängigen Zusammenarbeit sind Collaboration-Plattformen mit Cloud-Integration wie Microsoft Office unabdingbar. Tools wie Exchange, Teams, OneDrive und Office-Apps ermöglichen die gemeinsame und sichere ortsunabhängige Bearbeitung von Dokumenten und bieten einfache Meetingoptionen. Zudem lassen sich flexibel Räume zur Organisation von Präsenzmeetings buchen. Über SharePoint können Mitarbeitende in Form eines modernen Intranets mit aktuellen News aus den Geschäftsbereichen und dem Management versorgt werden oder selbst Beiträge teilen.
Grundlage für die Einrichtung dieser Tools sind Governance-Regeln. Sie bestimmen, wer Zugriffsrechte auf welche geteilten Dokumente hat, wie lange Teams bestehen bleiben oder wer Raumreservierungen absagen darf. So wird Chaos vermieden.
Parallel zur Herstellung der technischen Readiness wird mittels Interviews und eines Roadmapping-Ansatzes definiert, welche Tools künftig für die Zusammenarbeit genutzt werden sollen. Die Implementierung erfolgt durch Experten aus dem Change Management, die Mitarbeitende auf der Reise zu Hybrid Work begleiten: Diese werden über Neuerungen nachvollziehbar informiert und für den Einsatz der Tools je nach Bedarf geschult.
Nun steht der Unternehmens-IT eine passgenau konfigurierte Applikationsplattform zur Verfügung, auf der analoge oder On-Premises-Prozesse in die Cloud übertragen oder zumindest dort integriert werden. Die Mitarbeitenden haben das New-Work-Konzept verstanden und können erste Lösungen praktisch anwenden. So ist modernes Arbeiten von überall möglich – und der erste Schritt zur digitalen Transformation getan.
Annika und ihr Team arbeiten nun seit einiger Zeit über verschiedene Online-Anwendungen zusammen. Doch sie muss für die Produktion noch immer bestimmte Prozesse papierbasiert freigeben. Eine mögliche virtuelle Freigabe erfolgt über ein Tool, das nicht in die bestehende Plattform integriert ist. Dies führt zu Verzögerungen aufgrund von Medienbrüchen oder ungeklärten Zuständigkeiten, obwohl das Ziel die Agilisierung war.
Ist die IT-Transformation bereits im Gange oder sind entscheidende Umstellungen schon gemeistert, stehen die umfassende Einbindung von Frontline Workern sowie die Integrierung eines ganzheitlichen, individuellen Erlebnisansatzes für alle Mitarbeitenden an. Arbeits- und Unternehmensorganisation sowie die Firmenkultur werden aktiv auf die Gegebenheiten angepasst und begleitet.
Damit wirklich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter flexibel miteinander arbeiten können, sollte es die Möglichkeit zur Vernetzung in unternehmensübergreifenden Communities geben, beispielsweise mit Yammer. Dies erfordert ein gewisses Know-how, das sich etwa über die Viva Suite vermitteln lässt. So können sich Mitarbeitende kontinuierlich weiterentwickeln.
Mit modernen Low-Code-Plattformen entwickeln die Fachbereiche ihre eigenen Lösungen. User werden zum Citizen Developer. Denn mehr Eigenverantwortung macht das Unternehmen anpassungsfähiger und krisenfester. Die einfache und schnelle Umsetzung von Applikationen und Workflows ohne Programmierung ermöglicht zum Beispiel die Microsoft Power Platform.
Individuelle Lösungen wie Meeting- und Gebäudesteuerung mit Smart Workspace und Office Wizard, die Implementierung moderner .NET-Apps zur Ablösung der Legacy-Systeme und aktuelle (Video-)Telefonie mit Teams vereinfachen zahlreiche Prozesse im Arbeitsalltag. Wie sich einzelne Aspekte in verschiedenen Umgebungen auch ohne ganzheitliches System integrieren lassen, wissen spezialisierte Organisationsberatungen.
Die Weiterentwicklung der Zusammenarbeitskultur muss nach festgelegten Kriterien evaluiert und priorisiert werden. Daraufhin folgt die passgenaue Implementierung in zielgerichteten Projekten. Gleichzeitig werden Mitarbeitende geschult und motiviert, kleine alltägliche Prozesse eigenständig zu digitalisieren. So werden iterativ Effizienz gesteigert und Arbeitszeit eingespart sowie Anfragen an die IT reduziert.
