08.09.2022

Ein Intranet für alle Max-Planck-Institute

Campana & Schott stärkt die Vernetzung in der Max-Planck-Gesellschaft durch systematischen Rollout des Social Intranets „MAX“.

Campana & Schott unterstützt die Max-Planck-Gesellschaft mit vollumfänglichem Rollout-Management eines Social Intranets und hat bis Ende 2021 in knapp zwei Jahren bereits über 30 Institute in die neue Plattform überführt. Dies ist ein grosser Schritt, um möglichst viele der sehr autonom agierenden Forschungsinstitute der Max-Planck-Gesellschaft auf der gemeinschaftlichen MAX-Plattform zusammenzuführen.  

Die bestmögliche Information und Vernetzung gilt als ein entscheidender Treiber für den langfristigen Erfolg der Organisation. Vor diesem Hintergrund hat die Max-Planck-Gesellschaft das „MAX“ entwickelt, um die Zusammenarbeit von Wissenschaft, Verwaltung und externen wissenschaftlichen und nicht-wissenschaftlichen Partnerinnen und Partnern zu optimieren. 

Ein Social Intranet für alle

Die Max-Planck-Gesellschaft hat ihr neues Intranet MAX entwickelt, um die interne Kommunikation massgeblich zu verbessern, einen Single Point of Truth angesichts zunehmender externer Regulierungen zu schaffen und die Digitalisierung kleiner administrativer Prozesse an den Max-Planck-Instituten voranzutreiben. Das MAX-Intranet wurde durch die Generalverwaltung in München und einige Pilotinstitute auf Basis von Microsoft SharePoint entwickelt und deckt eine grosse Bandbreite an Anwendungsfällen innerhalb der drei Säulen Publishing, Kollaboration und digitale Prozesse ab.  

Das zentrale Ziel von MAX ist die effiziente administrative Unterstützung der Forschung sowie die Vereinfachung der Max-Planck-weiten Zusammenarbeit über Institutsgrenzen hinweg. Somit steht das MAX-Intranet unter dem Slogan „Eines für alle“, um durch eine zeitgemässe digitale Infrastruktur vielfältige Mehrwerte und Synergien für die gesamte Gesellschaft zu schaffen. 

Das Intranet soll an einen möglichst grossen Teil der über 80 unabhängigen Institute ausgerollt werden, um so einen hohen Nutzungsgrad der Plattform zu erzielen. Des Weiteren müssen die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse der Institute abgedeckt werden und Individualisierungen möglich sein, ohne die übergreifende Vision aus den Augen zu verlieren. Hierfür setzt die Max-Planck-Gesellschaft bei Campana & Schott auf die Rollout-Expertise sowie die Erfahrung in der nachhaltigen Verankerung von Intranet-Lösungen in komplexen Organisationen. 

Unterstützung von zentraler Stelle

Campana & Schott unterstützt die Max-Planck-Gesellschaft mit einem zentralen Rollout-Team, das den Gesamtprozess, von der Gewinnung der einzelnen Institute über die gemeinsame Lösungsindividualisierung bis hin zur finalen Übergabe an die Verantwortlichen, durchführt. Im Zentrum stehen hierbei die vollumfängliche Betreuung der einzelnen Rollouts in der Projektmanagement-Organisation und die technische Unterstützung innerhalb der Migration.  

Startpunkt nach einer Migrationsentscheidung bilden eine Folge dedizierter Workshops zum Ziel des Onboardings aller Beteiligten, der spezifischen Anforderungsaufnahme und der Entwicklung einer individuellen Informationsarchitektur für das zukünftige Institutsintranet. Zusätzlich werden mit den Verantwortlichen die Optionen zur Umsetzung von kleinen digitalisierten Prozessen und Workflows innerhalb von MAX evaluiert und bei Bedarf konzipiert.  

Im Migrationsverlauf folgt die Befähigung der Verantwortlichen innerhalb ihrer dedizierten Rollenprofile zur optimalen Gestaltung des eigenen digitalen Arbeitsplatzes. Hierfür wurde ein weitgefächertes Angebot an Webinaren und Präsenztrainings entwickelt, mit dem das Rollout-Team die Qualifizierung an den Instituten vornimmt. 

Parallel findet die Erarbeitung einer geeigneten Kommunikations- und Go-Live-Planung statt. In Anpassung an die Bedürfnisse der einzelnen Institute werden unterschiedliche Konzepte, Massnahmen und Veranstaltungen geplant und durchgeführt, um von Beginn an eine optimale Nutzung von MAX und die Integration aller Institutsmitarbeitenden in MAX erzielen zu können. Der Abschluss eines einzelnen Migrationsvorhabens wird durch die strukturierte Übergabe an die vorhandenen Verantwortlichen in der regulären Organisation und die Überführung in die kontinuierliche Betreuung innerhalb einer User Group markiert. 

Über 30 neue Intranets entwickelt – und weitere folgen

Dank des übergreifenden MAX-Rollout-Teams konnten innerhalb von zwei Jahren Projektlaufzeit 30 Institute ihr Intranet auf MAX migrieren, wovon allein 20 innerhalb des Jahres 2021 ihren Go-Live feiern durften. Derzeit sind weitere 20 Institute kurz dem vor Go-Live oder in den Startlöchern, so dass bis Ende 2022 mit knapp 50 Instituten zu rechnen ist, was zwei Drittel der gesamten Max-Planck-Gesellschaft mit ihren 24.000 Mitarbeitenden entspricht. Diese hohe Geschwindigkeit konnte durch die Standardisierung der wichtigsten Inhalte und Methoden in den einzelnen Aufgabengebieten Onboarding, Migrationsplanung, Rollout-Steuerung, Training, Kommunikation und Verankerung erzielt werden. 

Solche Erfahrungen und Assets bilden die Grundlage, um weiterhin die Digitalisierung in der Max-Planck-Gesellschaft zu unterstützen. 

Über Max-Planck-Gesellschaft

Die Max-Planck-Gesellschaft ist Deutschlands erfolgreichste Forschungsorganisation – seit ihrer Gründung 1948 finden sich allein 29 Nobelpreisträgerinnen und Nobelpreisträger in ihren Reihen. Es werden derzeit 86 Max-Planck-Institute und Forschungseinrichtungen, wovon sich fünf Institute und eine Aussenstelle im Ausland befinden, mit insgesamt knapp 24.000 Mitarbeitenden (Stichtag 1. Januar 2021) unterhalten. Die Max-Planck-Institute betreiben Grundlagenforschung in den Natur-, Bio-, Geistes- und Sozialwissenschaften im Dienste der Allgemeinheit.