La gestion de plusieurs projets simultanément est une charge énorme
La gestion de projet est devenue indispensable de nos jours. Avec la multitude de projets et d'initiatives au sein des organisations, les chefs de projet doivent désormais superviser plusieurs projets en même temps. Les ressources à allouer sont souvent rares, ce qui peut entraîner une surcharge et une insatisfaction chez toutes les parties prenantes. Cette situation, combinée à des objectifs ambitieux et à la pression du temps, a souvent un impact négatif sur la santé mentale des chefs de projet et sur la qualité de la gestion de projet.
Les tâches administratives incluent la collecte, la structuration et l'interprétation des données et des informations. Par exemple, seule une planification cohérente des ressources permet de détecter les pics de charge. Seule une large collecte des leçons apprises permet à d'autres projets, programmes et portefeuilles d'apprendre des erreurs. Et seule une évaluation régulière des risques sous tous les angles permet de les atténuer à l'avance.
Les agents IA pour alléger la charge
La gestion de projet est devenue indispensable de nos jours. Avec la multitude de projets et d'initiatives au sein des organisations, les chefs de projet doivent désormais superviser plusieurs projets en même temps. Les ressources à allouer sont souvent rares, ce qui peut entraîner une surcharge et une insatisfaction chez toutes les parties prenantes. Cette situation, combinée à des objectifs ambitieux et à la pression du temps, a souvent un impact négatif sur la santé mentale des chefs de projet et sur la qualité de la gestion de projet.
Les tâches administratives incluent la collecte, la structuration et l'interprétation des données et des informations. Par exemple, seule une planification cohérente des ressources permet de détecter les pics de charge. Seule une large collecte des leçons apprises permet à d'autres projets, programmes et portefeuilles d'apprendre des erreurs. Et seule une évaluation régulière des risques sous tous les angles permet de les atténuer à l'avance. Pour alléger cette charge, il existe désormais, en plus des guides et des check-lists classiques, une assistance intelligente sous forme d'agents. Les agents IA sont des solutions logicielles capables d'accomplir des tâches de manière autonome et de prendre des décisions. Dans le quotidien de la gestion de projet, ils peuvent prendre en charge des tâches manuelles telles que la rédaction de procès-verbaux, la création de listes de tâches, la prise en compte des risques, l'élaboration de mesures d'atténuation et le calcul des probabilités. Ils peuvent également analyser les erreurs et proposer des solutions. Selon des études de Campana & Schott, cela permettrait de gagner en moyenne 20 % de temps pour un chef de projet.
Exemple pratique : Comment les agents IA transforment la gestion des risques
Dans la gestion des risques, les agents IA montrent tout leur potentiel : ils permettent de détecter les risques à un stade précoce et de déduire des mesures fondées, sans que les équipes de projet aient besoin de compétences prédictives avancées ou de consacrer des efforts supplémentaires.
Imaginez qu'un nouveau projet soit lancé. Par le passé, on aurait contacté les chefs de projet d'initiatives similaires pour obtenir des retours d'expérience, à condition de connaître leur existence ou qu'ils soient encore dans l'entreprise. Mais que faire si le projet a eu lieu dans une autre région ou remonte à plusieurs années ?
C'est là que les agents IA interviennent : ils agissent comme un collègue expérimenté qui ne quitte jamais l'entreprise, a accès aux données internes pertinentes et peut en déduire des recommandations contextuelles. Même la collecte de nouvelles informations peut être soutenue par l'agent, par exemple en recueillant de manière structurée les évaluations des risques au sein de l'équipe. Selon le principe « Chaque membre de l'équipe est un gestionnaire de risques. De plus, l'intégration dans l'écosystème Microsoft contribue à gérer les risques associés à la cybersécurité et à la protection des données.
Aujourd'hui, un simple descriptif de projet suffit pour activer l'agent IA. Celui-ci analyse des projets comparables, identifie les risques connus, extrapole de nouveaux risques au-delà des frontières des domaines et fournit des indications concrètes sur les probabilités d'occurrence, les conséquences financières et les mesures correctives éprouvées. Ainsi, la gestion des risques devient non seulement plus efficace, mais aussi une partie intégrante du démarrage du projet.
Créer ses propres agents IA avec Microsoft Copilot Studio
Grâce à des outils comme Microsoft Copilot Studio, il est possible de créer ses propres agents Low-Code et High-Code et de les adapter individuellement. Des solutions plus simples peuvent être construites avec Microsoft Copilot Studio Agent Builder sans aucune connaissance en programmation.
L'utilisation des agents Copilot facilite considérablement le travail des chefs de projet et des collaborateurs de la ligne. Ils peuvent se concentrer sur des tâches stratégiques et se soucier moins des tâches administratives. Cela conduit à une meilleure qualité de la gestion de projet et à une meilleure santé mentale des employés.
L'avenir de la gestion de projet réside dans le soutien intelligent des agents Copilot. Ils permettent une manière de travailler plus efficace et moins stressante et contribuent à la réussite des projets.
