Neue Intranet-Welt mit Viva Connections

Remote und Hybrid Work sind zum gelebten Alltag geworden. Umso wichtiger ist es, Mitarbeiter:innen eine zentrale Anlaufstelle bereitzustellen, in der sie Neuigkeiten, Inhalte, Services und interessante Unterhaltungen finden. Denn egal ob sie sich im Homeoffice, Coworking Space, Zug oder Büro befinden, alle sollen die Möglichkeit haben, sich einbezogen und gehört zu fühlen. 

Dem Intranet kommt dabei eine entscheidende Rolle zu. Als gemeinsamer Sammelpunkt eines Unternehmens bringt es Menschen, Inhalte und Anwendungen zusammen und gewinnt damit zunehmend an Bedeutung. Aber ist das „klassische“ Intranet in der stationären Desktop-Version und mit dem jetzigen Angebot noch zufriedenstellend? 

Mein Kollege Martin Weinhardt hat in seinem Beitrag „Stellt Mitarbeiter:innen in den Mittelpunkt!“ über die neuen – oder endlich ernstgenommenen – Bedarfe der Mitarbeiter:innen, die übergeordnete Relevanz der Employee Experience und die einhergehenden Möglichkeiten durch Microsoft Viva berichtet. 

Auch der Anspruch an ein Intranet hat sich verändert, wie es unsere Kunden bestätigen. War in der Vergangenheit der Soll des Intranets für eine Organisation schon mit einem identitätsstiftenden Corporate Design erfüllt, stellen die User:innen nun größere Anforderungen an dessen Nutzen. Der Wunsch nach Kommunikation, personalisierten Inhalten und Anwendungen im Einklang ist eindeutig. 

• Eine Unternehmenskommunikation möchte Mitarbeiter:innen vor allem ortsunabhängig, schnell und einfach zielgruppengerecht mit Unternehmensinformationen versorgen 
• Ziel von Human Resources ist es, Mitarbeiter:innen über einen Unternehmens-Campus mit allen Services zu erreichen und Prozesse weiter zu digitalisieren  
• Eine IT-Abteilung legt den Fokus darauf, Anwendungen zu konsolidieren und geräte- sowie ortsunabhängige Informationstechnik zu ermöglichen 
• Der Wunsch von Frontline Workern, stärker (und zwar digital!) ans Unternehmen angebunden zu werden, wächst 
   

Das Intranet zum festen Bestandteil des stetig wachsenden digitalen Arbeitsplatzes zu machen und zudem über die Ausspielung von Teams auf mobilen Endgeräten – anhand einer App für Mitarbeiter:innen erscheinen zu lassen –, ist für viele Unternehmen der nächste Schritt. Und es ist nötig für eine positive Employee Experience! 

Viva Connections ermöglicht die Vollintegration von SharePoint Online Homesites in Microsoft Teams und führt Ressourcen für effizientes Arbeiten, News und Unterhaltungen an einem Ort zusammen. Das allein ist schon mal ein großer Schritt: alles in einer Ansicht, kein Hopping zwischen Anwendungen mehr! Zusätzliche Funktionen stehen über die drei Hauptkomponenten – das Dashboard, den Feed und die Ressourcen – zur Verfügung. Alle drei Komponenten werden zwischen Desktop- und mobilen Geräten angepasst, aber konsistent angezeigt. Und sogar das Corporate Design bleibt mobil nicht auf der Strecke, die Teams-App lässt sich branden.  

Mit Connections gelingt es also endlich, bestehende Intranet-Funktionalitäten gebrandet in eine mobile Form zu gießen. Hauptzielsetzung ist, dass alle Userinnen und User das gleiche Angebot komfortabel konsumieren können und sie sich durch Connections als Teil des Teams fühlen. Ein Plus für die Unternehmenskultur.  

Die Funktionen von Viva Connections:   

• Connections bietet ein Dashboard, das zum eigenen kleinen „Ökosystem“ mit zahlreichen Möglichkeiten ausgebaut werden kann. Es stellt so gut wie alle Schnittstellen zu Apps und Bots bereit. Im Dashboard werden dynamische Kacheln verwendet, über die Mitarbeitende auf den Urlaubsantrag zugreifen oder zum IT-Helpdesk gelangen.  
• Der Connections-Feed liefert dank leistungsstarker Funktionen Informationen für bestimmte Personengruppen zur richtigen Zeit. Er stellt den Fluss der Inhalte aus Yammer, SharePoint-Neuigkeiten und Stream zusammen, um einen zum einen personalisierten und zum anderen durch die Unternehmenskommunikation gelenkten Feed anzuzeigen (das Targeting passiert auf Ebene der Gruppen, zu denen die Mitarbeitenden zugeordnet oder abonniert sind).  
• Dank Ressourcen ergibt sich aus der globalen Navigation die Eins-zu-Eins-Ausspielung des Intranets in der mobilen Ansicht, ohne den bisher notwendigen parallelen Aufbau für diese Zwecke.  

Mit den oben genannten Möglichkeiten tut sich ein ganzer Blumenstrauß an Anwendungsmöglichkeiten auf – neben den Mitarbeiter:innen am (heimischen) Schreibtisch insbesondere auch für Mitarbeiter:innen auf der Fläche, die keinen Desktop haben und nun eine App-Erfahrung in die Hand gelegt bekommen können. Martin Weinhardt wird im nächsten Blogbeitrag auf die Bedeutung für diese Gruppe von Mitarbeiter:innen – die meistens die Mehrheit der Belegschaft ausmacht – eingehen. 

Viva Connections
Stellt Mitarbeiter:innen in der Mittelpunkt!