IT-Abteilungen müssen neue Lösungen immer schneller und effizienter entwickeln. Daher stellen sich Unternehmen oft die Frage: Wie können IT-Projekte besser gebündelt und aufgesetzt werden und welche Fähigkeiten benötigt es, um einen nachhaltigen Projekterfolg zu erzielen? Key Player sind dabei IT-Projektmanager, die sowohl Fachkompetenz als auch Methodenkompetenz mitbringen. Das richtige Rezept, um IT-Projekte und Programme zu definieren und umzusetzen, gliedert sich in vier Schritte.
Zur Krisenbewältigung wird die IT-Abteilung immer relevanter. Das gaben rund drei Viertel der Befragten im Future IT Report 2021 von Campana & Schott an. In 80 Prozent der Unternehmen arbeiten die IT-Abteilungen bereits heute an den Krisenstrategien mit. Konkrete Maßnahmen sind während der COVID-19-Pandemie das Ermöglichen einer ortsunabhängigen Arbeitsweise (81 Prozent) sowie das Sicherstellen der Business Continuity und einer höheren Resilienz durch redundante Infrastruktur (74 Prozent). Infolgedessen berichten 60 Prozent der Teilnehmenden von einem gestiegenen Investitionsvolumen in digitale Transformationsvorhaben für die Jahre 2020 und 2021. Dieser Veränderungsdruck führt dazu, dass sich aktuelle IT-Projekte, welche diverse Themen behandeln wie z. B. Cloud Movement, in der Pipeline ansammeln. Die Anforderungen aus den Fachbereichen sind zwar bekannt, doch stellt sich die Frage, wie diese geplant, in Projekten gebündelt sowie oftmals gleichzeitig und unter knappen Ressourcen umgesetzt werden können. Deshalb benötigen Unternehmen moderne Projektmanagement- und Programmmanagement-Methoden, um wettbewerbsfähig zu bleiben, und fachkundige IT-Projektmanager, die über Kompetenzen in facettenreichen IT-Domänen verfügen.
Ein Beispiel ist die Umstellung auf „Remote Work“. Der dafür nötige digitale Arbeitsplatz wurde im vergangenen Jahr in vielen Unternehmen im Eiltempo gestartet, vorangetrieben und implementiert. Oft lassen sich adäquate Ressourcen, Kapazitäten und Fähigkeiten aber nicht im selben Tempo aufstocken. Über dieses Beispiel hinausgehend, stehen viele aktuell vor weiteren Pain Points.
Zahlreiche Organisationen forcieren den Wechsel zu einer Cloud-basierten IT-Infrastruktur, um von Flexibilität und Skalierbarkeit zu profitieren. Ein wichtiger Punkt zur Realisierung, der durch den IT-PM gemanagt werden muss, ist die Datensicherung und das Ablösen der IT-Altsysteme.
Ziel ist eine Optimierung der Zusammenarbeit durch das umfangreiche M365 App-Repertoire. Die Plattform und das Change-Projekt müssen dabei ganzheitlich gedacht und umgesetzt werden. Darüber hinaus wird mit einem definierten IT-Supportkonzept die Harmonisierung der Applikationen in die bestehende IT-Infrastruktur, eine Anpassung der IT-Prozesse und das Enablement der Supportmitarbeiter sichergestellt.
Im Zuge der Digitalisierung entstehen häufig große Datenmengen, die es zu überwachen, zu analysieren und zu schützen gilt. Im operativen Betrieb muss daher die Sicherung von relevanten Daten durch die IT gewährleistet werden. In Zusammenarbeit mit dem Business können Anforderungen und Use Cases gesammelt und aufbereitet werden. Nur auf diese Weise können (IT-)Projekte erfolgreich gesteuert werden, ein Beispiel hierfür ist Predictive Maintenance.
Dieser zentrale Prozess unterstützt die Abstimmung zwischen IT, Business und Unternehmenszielen rund um strategische und regulatorische Themen. Im Fokus steht die Stärkung des Application Portfolio Managements und des Architecture Managements. Bei Durchführung von IT-Projekten ist stets die IT-Governance zu betrachten. Dadurch wird ein effektiver und effizienter Rahmen geschaffen, um die Geschäftsprozesse eines Unternehmens optimal durch IT zu unterstützen.
Durch die schnelle Digitalisierung gerät die Sicherheit der IT-Systeme in den Fokus vieler Unternehmen. Denn Security und Datenschutz sind für die Business Continuity umfassend zu gewährleisten. Die Konzepterstellung durch einen erfahrenen IT-Projektmanager für ein Business Continuity & Riskmanagement ist dabei ein wichtiger Schritt. Häufig werden die Implementierung und das Durchspielen der Prozesse im Notfall im operativen Betrieb – insbesondere in der IT-Abteilung – vernachlässigt.
Diese Vielzahl an Themen verdeutlicht die Bandbreite und Heterogenität der Projekte. Entsprechend können Überblick und Kontrolle über die zahlreichen Projekte leicht verloren gehen. Ein effizientes Projekt- und Programmmanagement ist das beste Rezept die Vorhaben gesammelt und gezielt voranzutreiben.
Angesichts der Herausforderungen und des Veränderungsdrucks ist ein strukturiertes Vorgehen essenziell. Dafür eignet sich der von Campana & Schott entwickelte IT-Projektmanagement-Funnel. Dieser iterative Prozess ermöglicht es, schnell zu reagieren und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Im ersten Schritt werden zunächst die operativen Anforderungen sowohl aus den Fachbereichen als auch aus der IT unter Berücksichtigung der strategischen Ziele identifiziert. Dabei ist der persönliche Dialog mit den wichtigen Stakeholdern essenziell, um qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen. Zielgruppengerechte Interviews sind dafür ein Best Practice.
Dabei stellen wir immer wieder fest, dass sowohl die Anforderungsanalyse als auch der nächste Schritt Priorisierung & Strukturierung von Unternehmen vernachlässigt werden. Viele IT-Abteilungen befinden sich im operativen „hands-on“ oder sogar „Firefighting-Modus“ und verlieren den Blick auf das große Ganze. Diese beiden Schritte im laufenden Betrieb nochmals zu überprüfen, mag sich zunächst als Rückschritt anfühlen, langfristig gesehen zahlt es sich jedoch aus – auf allen Ebenen entsteht ein klarer und zielgerichteter Fokus und relevante Stakeholder sind von Anfang an eingebunden.
Anschließend werden die Anforderungen anhand diverser Kriterien evaluiert. Dazu gehören etwa die Implementierungseignung, das Budget, der Wertbeitrag zu den Zielen, die Zeitkritikalität, der messbare Nutzen und die technische Betriebsfähigkeit. Anhand einer Matrix lassen sich die Kriterien bewerten und unter Einbeziehung von Synergieeffekten strategisch relevante Anforderungen zu Initiativen zusammenfassen. Daraus ergibt sich ein klar strukturiertes und ressourcenschonendes IT-Projektportfolio. Durch die sich meist schnell verändernden Anforderungen ist das Projektportfolio kontinuierlich zu überwachen und zu aktualisieren.
Die (Neu-)Priorisierung ist ein wichtiger Faktor, um nicht nur das „was muss geliefert“, sondern auch das „wann muss es fertig sein“ zu evaluieren. Mit diesem Vorgehen positioniert sich die IT-Abteilung als verlässlicher und vertrauensvoller Partner gegenüber dem Business und macht ihre Leistungsfähigkeit sowie die vom Business zu erwartenden Lieferobjekte transparent. Dadurch wird der Wertbeitrag maximiert und ein wichtiger Schritt in Richtung Value-IT erreicht, welche beträchtlich zur Ergebnissteigerung der Organisation beiträgt.
Abgeleitet von dem IT-Projektportfolio, werden Projekte professionell und rasch aufgesetzt. Basics wie zum Beispiel das Erstellen einer Timeline oder das Durchführen von Kick-offs müssen selbstverständlich werden. Auch eine durchgehende operative Begleitung bis zum Abschluss eines Projekts ist unumgänglich. Dabei sind eine transparente Kommunikation und Aufbereitung von Reports, ggf. nötige Eskalationen, laufendes Monitoring möglicher Risiken und Kosten gegenüber allen Schnittstellen essenziell. Zusätzlich sind in einem regelmäßigen Turnus alle Stakeholder über den Stand der Projekte zu informieren.
Ein Projektmanager mit einschlägiger Erfahrung in IT-Projekten ist in diesem Schritt der Key Player. Er muss über methodische Kompetenz bei der Führung von IT-Projekten verfügen und das Projekt von der Initiierung bis zum Abschluss steuern – die Methodenkompetenz. Um ein Projekt methodisch erfolgreich umzusetzen, ist neben Planung und Organisation eines von großer Bedeutung: Ziele und Aufgaben müssen während des gesamten Projektverlaufs für alle Beteiligten klar definiert und abgegrenzt sein. Noch wichtiger ist die inhaltliche Führung – die Fachkompetenz. Eine wichtige Schlüsseleigenschaft, die Akzeptanz im Projektteam schafft. Gepaart mit beiden Fähigkeiten und dem Verständnis der Businessanforderungen, ist der Projektmanager entscheidungsfähig, kann Eskalationen auf allen Ebenen managen und das Projekt erfolgreich steuern.
Einfacher gesagt: Nur mit beiden Fähigkeiten und unter Einbeziehung beider Perspektiven (IT & Business) kann der Projektmanager IT-Projekte erfolgreich umsetzen.
Nach der erfolgreichen Durchführung der IT-Projekte lassen sich aus den Lessons Learned Erkenntnisse und Standards für weitere Vorhaben ableiten, zum Beispiel anhand von Checklisten. Diese Best Practice Use Cases aus unterschiedlichen IT-Bereichen ermöglichen es die Optimierung von Prozessen zu fördern und den Weg zu einer Kultur der Veränderung zu ebnen.
Das Handling diverser Aufgaben und Anforderungen führt dazu, dass IT-Abteilungen dieses Handlungsfeld überspringen. Es ist jedoch ein wichtiger Schritt im Kontext der kontinuierlichen Verbesserung und das nicht nur auf prozessualer, sondern auch auf kultureller Ebene. Um zielorientiert eine Lessons Learned durchzuführen, kann eine externe Moderation hilfreich sein. Mit Blick auf die konfliktfreien und konstruktiven Sessions kann auf diese Weise eine Nachbereitung erfolgen und neue Standards können abgeleitet und vorgeschlagen werden. Jedoch bedarf es mehr als die Ableitung der Standards, Lessons Learned müssen erarbeitet und implementiert werden. Mitarbeitenden muss entsprechend Zeit eingeräumt werden.
Dieser vollumfängliche Ansatz ermöglicht die Abdeckung und erfolgreiche Abwicklung des gesamten IT-Projektportfolios von IT-Service-Management bis hin zu Carve-out-Projekten. Der IT-Projektmanager ist also Wissensträger über diese diversen IT-Bereiche und nimmt folglich die Rolle eines strategischen und operativen Partners – wie beispielsweise bei unserem Kunden Siemens – ein.
Bei der Auswahl von Tools, der gleichzeitigen Umsetzung von komplexen Vorhaben und der Erweiterung der Kompetenzen für das IT-Projektmanagement sollten Unternehmen vor allem folgende Punkte berücksichtigen:
IT-Abteilungen möchten ihre Projekte möglichst schnell und unkompliziert umsetzen. Doch einfach loslegen funktioniert angesichts der heutigen Vielzahl und Komplexität der Vorhaben nicht mehr. Daher ist eine effiziente und priorisierende Planung nötig, um die begrenzten Ressourcen effizient und wertstiftend einzusetzen. Hier kann man sich an dem Erfolgsrezept aus vier Schritten bedienen: Ableitung strategischer Ziele, einheitliche Planung der Projekte im Portfolio, Priorisierung des operativen Portfolios, konsequente Umsetzung und iterative Repriorisierung der Projekte. Die konsequente Umsetzung und Einhaltung des Vorgehens manifestiert die IT als verlässlichen und transparenten Partner. Zur erfolgreichen Umsetzung von IT-Projekten ist ein IT-Projekt- und Programmmanager mit beiden Skills – Fach- und Methodenkompetenzen – zwingend erforderlich.
