Für das Projekt „S-Bahn Rheinland“ wurde Alstom mit der Entwicklung und Fertigung von bis zu 90 neuen Nahverkehrszügen beauftragt. Als einer der weltweit führenden Schienenfahrzeughersteller übernimmt das Unternehmen nicht nur die Produktion, sondern auch die Wartung der Flotte sowie die Sicherstellung ihrer täglichen Verfügbarkeit. Ziel ist es, die Betriebsqualität im Nahverkehr nachhaltig zu erhöhen.
Für einen erfolgreichen Projektstart holte sich Alstom frühzeitig die Unterstützung von Campana & Schott bei der Projektinitiierung und -umsetzung. Hintergrund waren enge Zeitvorgaben und hohen Anforderungen an Qualität und Zusammenarbeit verbunden mit einem neu eingeführten Projektmanagement-Framework, das neue Prozesse, Tools und Strukturen mit sich brachte. Um diesen Rahmenbedingungen gerecht zu werden, sollte ein standortübergreifendes Project Management Office (PMO) etabliert werden.
Das Projekt umfasst mehrere weltweit verteilte Standorte mit weit über 100 Beteiligten. Während Projektleitung, Projektmanagement und Zugentwicklung in Hennigsdorf bei Berlin angesiedelt sind, liegen weitere zentrale Aufgaben national und international verteilt. Die unterschiedlichen Engineering Leistungen sowie alle Fahrzeugkomponenten müssen orchestriert werden und ineinandergreifen. Diese dezentrale Struktur erforderte klare Zuständigkeiten, eine verlässliche Steuerung und eine effektive, standortübergreifende Kommunikation – das zentrale Ziel des gemeinsam mit Campana & Schott etablierten PMOs.
Unser PMO-Ramp-up. Strukturiertes Vorgehen über verschiedene Handlungsfelder
Die sechs Erfolgsfaktoren im Ramp-up
Gemeinsam mit dem Projektteam von Alstom legte Campana & Schoot im Rahmen des Projektstarts die Grundlage für Struktur, Steuerbarkeit und ein gemeinsames Verständnis im Projektteam. Im Fokus standen sechs zentrale Handlungsfelder, mit denen die Projektfähigkeit frühzeitig sichergestellt wurde – trotz verteilter Teams, offener Stellen und neuer Prozesse:
1. Standortübergreifende Zusammenarbeit stärken
Um das Projekt von Beginn an als Einheit aufzustellen, organisierte das Projektteam standortbezogene Roadshows mit dem Ziel, ein gemeinsames Projektverständnis zu schaffen und teamübergreifende Kollaboration zu fördern. Ein zentrales Kick-off-Event brachte das Kernteam erstmals zusammen und legte die Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit. Ergebnis: mehr Transparenz, mehr Klarheit, mehr Wirksamkeit in der operativen Umsetzung.
2. Ressourcen gezielt steuern
Eine zentrale Herausforderung bei Projekten in dieser Dimension ist es, frühzeitig die benötigten Ressourcen zu bestimmen, die richtigen ExpertInnen zu identifizieren und diese für das Projekt zu gewinnen. CS schuf gemeinsam mit den Teilprojektleitern von Alstom eine transparente Übersicht über den Ressourcenstatus, priorisierte Vakanzen und unterstützte aktiv die Stellenbesetzung. So konnte das Projekt frühzeitig Fahrt aufnehmen und strukturell stabilisiert werden.
3. Reporting strukturiert aufsetzen
In enger Abstimmung mit Alstom etablierte Campana & Schott ein strukturiertes Reporting, das sich nahtlos in die bestehenden Prozesse integrieren ließ. Dieses System ermöglichte tagesaktuelles Tracking, frühzeitiges Gegensteuern und fundierte Entscheidungen auf Managementebene. Ergänzend wurden als Grundlage für eine durchgängige Steuerbarkeit regelmäßige Projektreviews und Kernteam-Meetings koordiniert.
4. Dokumentation alltagstauglich gestalten
Mit der Einführung des neuen Projektmanagement-Frameworks gewann das Dokumentenmanagement deutlich an Bedeutung. CS überarbeitete zentrale Abläufe, optimierte bestehende Übersichten und stellte sicher, dass alle Projektbeteiligten effizient mit den neuen Strukturen arbeiten konnten. Der enge Austausch mit Projektleitung und Kernteam garantierte dabei praxisnahe Lösungen.
5. Projektcontrolling verlässlich aufsetzen
Um Ressourcen und Kosten effektiv zu steuern, unterstützte Campana & Schott den Aufbau eines detaillierten Projektcontrollings. Dazu gehörten präzise Forecasts auf Sub-System-Ebene ebenso wie fortlaufende Soll-Ist-Abgleiche. Die angepassten Strukturen ermöglichten eine bessere Planbarkeit, höhere Transparenz und eine belastbare finanzielle Steuerung des Projekts.
6. Qualität gezielt messen
Für das erste Quality Gate entwickelte Campana & Schott ein KPI-basiertes Monitoring, das den Projektfortschritt tagesaktuell abbildete, mit Fokus auf die Zugentwicklung und die Design Reviews. Die so geschaffene Transparenz half nicht nur bei der termingerechten Erreichung des Gates, sondern lieferte auch eine verlässliche Entscheidungsgrundlage für alle relevanten Stakeholder.
Erfolgreicher Projektstart und stabile Weichenstellung
Innerhalb von acht Monaten wurden zentrale Meilensteine erreicht, die den Grundstein für eine strukturierte und belastbare Projektdurchführung gelegt haben. Die Initiierungs- und Set-up-Phase konnte planmäßig abgeschlossen werden. Es entstand ein einheitliches Projektverständnis, klare Zuständigkeiten wurden definiert und eine gemeinsame Zielrichtung etabliert, die von allen Beteiligten getragen wird. Gleichzeitig entwickelte sich ein starker Teamspirit, der die standortübergreifende Zusammenarbeit nachhaltig stärkt.
Die aufgebauten Reporting-Strukturen greifen: Sie ermöglichen eine verlässliche, datengestützte Steuerung und bilden gemeinsam mit dem etablierten Projektcontrolling die Grundlage für eine kontinuierliche Budgettransparenz.
Nicht zuletzt hat sich das KPI-gestützte Monitoring bereits in der Frühphase als wirksames Steuerungsinstrument bewährt. Es schafft belastbare Entscheidungsgrundlagen und unterstützt gezielt bei der Vorbereitung anstehender Quality Gates.
Mit dem erfolgreichen Abschluss der Ramp-up-Phase ist das Projekt optimal aufgestellt, um die nächsten Schritte effizient und zielgerichtet umzusetzen. Die gemeinsam erarbeiteten Strukturen wirken über die Aufbauphase hinaus und bilden ein stabiles Fundament für den weiteren Projektverlauf.
