Case Study

Mit Change Management den Digital Workplace erfolgreich einführen

24.04.2020

INEOS Styrolution verbessert Teamarbeit und Produktivität mit moderner Intranet- und Collaboration-Lösung.

Mit Unterstützung von Campana & Schott hat INEOS Styrolution weltweit den Digital Workplace und eine moderne Intranet-Lösung eingeführt. Dies verbessert Kommunikation, Teamarbeit und Wissensaustausch sowie die Produktivität im Unternehmen. Entscheidend für eine hohe Akzeptanz der neuen Lösungen war umfassendes Change Management. 

Kundenprofil: INEOS Styrolution

INEOS Styrolution ist der weltweit führende Anbieter von Styrolkunststoffen mit Schwerpunkt auf Styrolmonomer, Polystyrol, Standard-ABS und Spezialkunststoffen. Mit 20 Produktionsstandorten in zehn Ländern, rund 3.600 Mitarbeitern und mehr als 90 Jahren Erfahrung verhilft INEOS Styrolution seinen Kunden mit bestmöglichen innovativen und nachhaltigen Lösungen zu Wettbewerbsvorteilen in ihren Märkten. Das Unternehmen bietet Styrolkunststoffe für eine Vielzahl alltäglicher Produkte aus unterschiedlichen Branchen, z. B. Automobil, Elektronik, Haushalt, Bauwesen, Medizin und Gesundheit, Verpackung sowie Spielzeug/Sport/Freizeit.

Ausgangslage: Veraltetes Intranet

Die Unternehmenskommunikation von INEOS Styrolution erhielt immer mehr Beschwerden von Mitarbeitern über das damalige Intranet, seine Funktionalitäten und die veraltete Kollaborationsplattform SharePoint 2010. Sie bemängelten, die Lösungen seien nicht benutzerfreundlich, nicht auf dem neuesten Stand der Technik und nicht intuitiv zu bedienen.  

Vor allem die folgenden Bereiche bedurften erheblicher Verbesserungen: 

  • Look & Feel der Startseite und aller bestehenden Intranet-Seiten 
  • Bedienfreundlichkeit für Autoren und Nutzer 
  • Transparenter Informationszugang durch erweiterte Suchfunktion 
  • Verbesserte Produktivität und Teamarbeit durch moderne Kollaborationsplattform  
  • Übersetzungsfunktionalität 
  • (Mobiler) Zugriff von überall und jedem registrierten Gerät 

Auch von Seiten der IT bestand die Notwendigkeit SharePoint 2010 abzuschalten. 

Lösung: Digitaler Arbeitsplatz für alle Kollegen

Eine der Herausforderungen war es, alle Mitarbeiter an den jeweiligen Standorten einzubinden – sowohl Office Worker mit PC als auch Firstline Worker mit mobilem oder gemeinsam genutztem Arbeitsplatz. 

Die weltweite Einführung der neuen Lösungen für den Digital Workplace auf Basis von Microsoft Office 365 sollte ein kleines Projektteam gewährleisten. Das Team benötigte interne Multiplikatoren und startete daher mit Unterstützung durch Campana & Schott eine weltweite Champions Community von fast hundert Kollegen. Sie wurden in Online-Schulungen weitergebildet und in regelmässigen Champions Calls aktiviert, um beim Start des Digital-Workplace-Projekts die Akzeptanz der neuen Tools zu erhöhen. Dies war auch unbedingt erforderlich, da neben dem neuen Intranet auch die weiteren Produktivitätstools von Office 365 wie Microsoft Teams bereitstehen und völlig neue Arbeitsweisen ermöglichen sollten. 

Bei der Implementierung des auf SharePoint Online und Yammer basierenden neuen Intranets verfolgte das Projektteam einen agilen Projektansatz mit Sprints, täglichen Stand-ups und wöchentlichen Besprechungen. Für einige Sprints wurde Campana & Schott einbezogen.

Das Change Management umfasste
  • Umfangreiche interne Kommunikation zum Projektstart 
  • Initiierung und Moderation der Champions Community 
  • Trainings für Champions, Autoren und andere Stakeholder  
  • Online-Materialien, integriert ins Intranet und basierend auf Microsoft Learning Pathways 
  • Unterstützung durch organisationsspezifische Persona-Poster und Use Cases 
  • Individuell angepasste VIP-Schulungen für Mitarbeiter und Teams 

Die Experten von Campana & Schott unterstützten dabei nicht nur den Change-Management-Prozess, sondern auch die IT-Implementierung mit Best Practices, zusätzlich zu den Microsoft-Produktstandards. Georg Sigloch, IT Project Manager bei INEOS Styrolution, sagt: „Campana & Schott hat sich während der Umsetzung des Projektes engagiert für den Projekterfolg eingesetzt – die Zusammenarbeit hat einfach Spass gemacht.“  

Resultat: Effizienteres, flexibles Arbeiten

Das umfassende Change Management führte den Digital Workplace inklusive des neuen Intranets zu einem vollen Erfolg. INEOS Styrolution verzeichnete sehr positive Rückmeldungen sowie eine hohe Akzeptanz und Nutzung durch die Belegschaft. So gibt es bereits 220 Yammer-Gruppen mit insgesamt 2.722 Nutzern (Stand 15. April 2020). Die Mitarbeiter können ihre Aufgaben nun deutlich effizienter und flexibler erledigen. Sie erhalten eine optimierte und intelligente Suchfunktion, intuitive Navigation und schnelleren Zugriff auf Informationen und Dokumente von jedem beliebigen Ort aus auf jedem registrierten Gerät. Dabei erhöht ein sicheres Mobile-App-Paket die Produktivität der Arbeitsprozesse auch unterwegs. Moderne Tools und Services verbessern den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit zwischen Kollegen, Partnern und Kunden. Zudem übersetzt eine neue Schaltfläche Intranet-Inhalte mit nur einem Klick in lokale Sprachen. Die automatisierte Übersetzung schneidet dabei mit einer durchschnittlichen Bewertung durch die Anwender mit 4 von 5 möglichen Punkten sehr gut ab.