Virtuelle Gross-Events als Veränderungstreiber

Es ist essenziell, sich frühzeitig für eine digitale Veranstaltungsplattform zu entscheiden, die eine vollumfassende „Event-Erlebnisreise“ für die Teilnehmenden darstellt. Bereits bei der Registrierung beginnt die Erlebnisreise der Teilnehmenden und sie endet mit dem Zugriff auf die Materialien nach dem Event. Als zentraler „Dreh- und Angelpunkt für alles“ – Information, Registrierung, Teilnahme und Materialbereitstellung – bietet sich eine Online-Plattform zum Beispiel auf Basis von SharePoint an. Um die vielen Speaker live am Event-Tag auf die Bildschirme zu bringen, empfiehlt sich der Einsatz von Technologien wie Microsoft Teams Live-Events. Vorab-Checks zur Audio- und Übertragungsqualität sollten erfahrungsgemäss nicht erst in der Generalprobe, sondern frühzeitig stattfinden, um technische Hürden zu vermeiden und am Veranstaltungstag schnell und flexibel reagieren zu können. 

Die wahrscheinlich grösste Herausforderung ist es, geeignete Sprecherinnen und Sprecher zu organisieren und für innovativen und interessanten Inhalt zu sorgen. Externe Keynote-Speaker wirken exklusiv und steigern die Relevanz, doch gerade interne Veranstaltungen eignen sich besonders, um die Präsenz der unternehmenseigenen Abteilungen zu steigern. Mit dem Einsatz interner Sprecherinnen und Sprecher erhöht man die Glaubwürdigkeit und verbessert die Transparenz. Die Gestaltung der Slots sollte dabei dem Credo folgen: kurz, knackig, inspirierend. Hier geht es nicht um Masse, sondern darum, mit Schlüsselaussagen das Interesse zu wecken und das Engagement der Teilnehmer hochzuhalten. Um das Publikum für sich zu gewinnen, sollten die Themen des Events an die Bedarfe der Mitarbeitenden angepasst werden, ohne das Ziel der Veranstaltung aus den Augen zu verlieren. Frei nach dem Motto „Engage the Audience“ können zudem ungewöhnliche Methoden wie die Erstellung von Live Games, Wettbewerbe oder Quizfragen eingebunden werden – der Fantasie sind hierbei keine Grenzen gesetzt. Mit einem virtuellen Wrap-up können zum Abschluss noch einmal besondere Highlights hervorgehoben werden. 

Am Tag des Events zählt es, als eingespieltes Team zu agieren und bei möglichen Herausforderungen flexibel die Kollegen und Kolleginnen zu unterstützen. Ein enger Zusammenhalt im Event-Team ist in einer digitalen Umgebung ohne Vor-Ort-Kontakt jedoch wichtig. Als Vorbereitung sollten deshalb regelmässige Onboarding-Meetings, Briefing-Calls, gemeinsame Abstimmungsrunden und Proben mit allen Speakern, Moderatoren und weiteren Beteiligten stattfinden. Denn nur, wenn hinter den Kulissen alles glatt läuft, ist der Erfolg gesichert. 

In Zeiten von Homeoffice können Mitarbeitende über herkömmliche Kommunikationswege wie Poster, Flyer, Banner oder Messestände nur noch zum Teil erreicht werden. Deshalb empfiehlt es sich, neue digitale Methoden für die Event-Werbung zu wählen – es gibt zahlreiche Möglichkeiten. Gerade Communities bilden, besonders in international aufgestellten Unternehmen, ein mächtiges Kommunikationsinstrument. In ihrer Rolle als Multiplikatoren helfen sie, die Botschaft in das Unternehmen zu tragen. Kurz-Videos, platziert im Intranet oder auf Social-Enterprise-Plattformen wie Yammer, sind ein weiteres beliebtes Format, um das Event anzukündigen. Für mehr Dynamik im Event oder eine grössere Reichweite können Unternehmen ein Motto oder ein Hashtag kreieren. So bleibt eine Veranstaltung nachhaltig lebendig und bietet Möglichkeiten zur Interaktion. 

Neben den passenden Kommunikationsmethoden ist der Inhalt der Botschaft essenziell. Der Mehrwert, den das Event liefert, muss deutlich werden. Als weiterer Faktor ist das richtige Timing entscheidend. Es gilt: So früh wie möglich und ausserhalb von Urlaubszeiten zu kommunizieren.