Merci les applis ! La continuité de production est assurée

Les perturbations des chaînes d’approvisionnement font aujourd’hui partie de notre quotidien. Or, faire appel à de nouveaux composants ou à d’autres fournisseurs nécessite souvent des processus de validation de grande envergure. Grâce aux applications, les responsables peuvent accorder leur autorisation plus rapidement afin d’assurer la continuité de la production.

Comme de nombreuses entreprises industrielles, un fabricant de produits destinés à la production d’énergie dépend de la livraison de différents sous-composants. Avant la pandémie de COVID-19 et la guerre en Ukraine, les chaînes d’approvisionnement fonctionnaient encore dans l’ensemble. Or, depuis 2020, les retards, plus ou moins importants, s’accumulent. Dans chaque cas, il est difficile de prévoir à quelle date ces sous-composants promis par contrat seront effectivement expédiés et de connaître les quantités réellement livrées.

Cela dépasse le simple cadre de la production en flux tendu. Car, si des composants ou des matériaux viennent à manquer, toute la production s’arrête jusqu’à ce qu’ils soient à nouveau disponibles. En attendant, cela peut prendre des mois. Aucune entreprise ne pouvant se permettre un arrêt de la production aussi long, mettre en place des solutions alternatives s’avère pourtant souvent complexe. Pour choisir le bon produit de remplacement, il faut en effet tenir compte de nombreux facteurs tels que la taille, la qualité et les fonctions. Les équipes de terrain compétentes, c’est-à-dire les techniciens et spécialistes de la production, du développement et du support, doivent donc d’abord contrôler ces nouveaux sous-composants avant de les utiliser.

Il y a de nombreux points à prendre en compte. Par exemple, il faut systématiquement vérifier si un composant est vraiment adapté au produit. Il s’agit notamment de contrôler ses caractéristiques : connexions, interfaces, normes et protocoles informatiques pris en charge, tension nominale, etc. Il doit en outre être compatible avec les processus de fabrication employés. Sa taille et ses dimensions doivent convenir ; il doit être suffisamment robuste ou être muni d’alésages aux emplacements adéquats. Enfin, il peut influer sur la cadence de la production.
Par ailleurs, les processus de maintenance chez le client final doivent également être assurés avec des composants de remplacement. Une assistance adéquate est-elle proposée ou est-elle envisageable par ses propres moyens ? Un technicien peut-il remplacer ces pièces sur place, si nécessaire ? Une formation est-elle nécessaire pour cela ? Enfin, le nouveau sous-composant doit être disponible en quantité suffisante et expédié aux différents sites.

Il y a encore quelques années, il était rarement nécessaire de procéder à un tel processus de changement. Ainsi, il suffisait d’envoyer une succession d’emails aux bonnes personnes pour leur demander d’effectuer leurs tests les uns après les autres et de donner leur autorisation respective. Aujourd’hui, ce long traitement séquentiel n’est toutefois plus suffisant, car les perturbations des chaînes d’approvisionnement sont difficilement prévisibles et qu’il faut trouver rapidement des solutions de rechange. En outre, les successions d’emails ne permettent pas une réelle transparence sur le statut de la validation, ne tiennent pas compte des congés ni des mauvais interlocuteurs, et n’envoient pas de rappels.

Afin de raccourcir les longs délais d’exécution et d’améliorer la transparence, le fabricant de produits destinés à la production d’énergie souhaitait déployer une nouvelle application. Elle devait être disponible dans Microsoft Teams pour faciliter l’accès sur tous les terminaux et son utilisation grâce à une interface familière. Principal atout ? La possibilité pour les personnels de terrain désignés de donner leur autorisation non pas les uns après les autres, mais en parallèle et dans n’importe quel ordre. Ils n’ont ainsi plus à s’attendre puisqu’ils peuvent à tout moment formuler d’éventuelles demandes de modification.

Par rapport au courrier électronique, cette application facilite la mise à disposition de descriptifs détaillés et de documents relatifs à chaque composant. Il suffit de les y télécharger une seule fois pour être consultables par toutes les parties prenantes sans encombrer les boîtes de réception de la messagerie électronique. Il est également beaucoup plus transparent de pouvoir rapidement identifier qui est responsable de la validation et qui est son remplaçant en cas d’absence prolongée. Si un des participants ignore la demande, l’application le relance régulièrement et informe son supérieur, si nécessaire.

 
L’entreprise a choisi Campana & Schott pour développer et déployer cette application. Nous avons donc organisé des ateliers avec les collaborateurs du client participant à ce projet et tenu compte très tôt des exigences particulières de l’environnement proche de la production en réalisant des maquettes de la solution. En outre, nous avons conçu le volet technique de la solution en nous appuyant sur des outils standards en place chez le client, afin de bâtir une solution complète la plus simple possible. Microsoft Teams ayant déjà été généralisé chez ce client, cette application devait être accessible dans cette solution, par exemple pour être utilisable en situation de mobilité.

Grâce à cette application, cet industriel bénéficie de nombreux avantages. En particulier, le processus de validation des nouveaux composants est beaucoup plus efficace et rapide, car les différentes validations s’effectuent en parallèle et non plus les unes à la suite des autres. Cela est rendu possible par le fait que les participants à ce processus sont connus dès le départ. L’application améliore la transparence non seulement sur l’identité des responsables, mais aussi sur leur présence, leurs remplaçants éventuels ainsi que sur le statut actuel des validations.
Les experts peuvent accéder rapidement à l’application au sein de Teams, l’utiliser de manière intuitive et consulter les informations complémentaires adéquates. Ils reçoivent des notifications et des rappels automatiques afin d’accélérer le processus. Directement intégrées dans l’outil, des fonctions de chat et de visiophonie permettent en outre une concertation rapide pour trouver des solutions directement au niveau des différents processus. Fini la discontinuité des médias !

Une application de Microsoft Teams permet aux experts et aux équipes de terrain d’accélérer considérablement les processus de validation. Ainsi, en cas de perturbations de leur chaîne d’approvisionnement, les entreprises peuvent faire rapidement appel à d’autres fournisseurs et se faire livrer des sous-composants de remplacement afin d’éviter l’arrêt de la production et diminuer le risque de perte de bénéfices et de clientèle.

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