Reprenez de l’altitude avec Copilot

Combien de temps passent-ils véritablement à chercher les informations dont ils ont besoin ? Réponse : trop de temps.

Selon différentes études et enquêtes, les salariés perdent un temps précieux à rechercher données et documents. D’après une étude, quatre salariés sur cinq consacrent jusqu’à une demi-heure par jour à des recherches fastidieuses. Un rapport de McKinsey estime que les employés passent chaque jour près de deux heures à la recherche et à la collecte d’informations.

Ces chiffres montrent qu’il y a un grand besoin de solutions plus efficaces et plus intelligentes pour la recherche d’informations. En effet, chaque minute consacrée à la recherche d’informations est une minute en moins pour effectuer des tâches réelles, synonymes de valeur ajoutée et d’innovation. Comment donc améliorer et accélérer la recherche d’informations au travail ?
 

Assistant intelligent de l’offre Modern Workplace (M365) de Microsoft, Copilot pour Microsoft 365 analyse les données, identifie des modèles et des tendances et peut proposer des actions adéquates. Exemples de scénarios d’usage typiques de Copilot :

• Doper la productivité des utilisateurs en optimisant la répartition des tâches et en les aidant à se fixer des priorités.
• Améliorer la communication en s’adressant aux bonnes personnes. En outre, lors de la formulation de lettres et de discours, il participe au développement de la créativité en facilitant la génération de nouvelles idées, la création de contenus inspirants et la recherche de solutions innovantes.

Or, souvent, les données stratégiques de l’entreprise en particulier ne figurent pas (surtout dans un format structuré) dans Microsoft 365, mais dans des applications métiers comme Salesforce ou SAP. Les réponses données par défaut par Copilot concernent donc principalement l’auto-organisation et la collaboration, puisque ces données sont accessibles à Copilot dans Microsoft 365.

Aussi, pour aider efficacement les collaborateurs dans leur travail quotidien, et a fortiori dans la prise de décisions stratégiques pour l’entreprise, le périmètre de recherche de Copilot ne suffit-il pas, MAIS ...
 

... Copilot permet aux applications spécifiques de gagner en intelligence en générant facilement des suggestions sur le contenu des fichiers, par exemple. La plateforme permet également de connecter des systèmes tiers à Copilot : dans la version standard, Copilot pour Microsoft 365 traite uniquement les données présentes dans Microsoft Graph (e-mails, entrées de calendrier, fichiers, etc.). Les extensions, appelées plugins, permettent désormais au système d’assistance de fournir ses réponses aussi à partir des « connaissances » issues des systèmes tiers. Lorsqu’un utilisateur pose une question, les plugins permettent à Copilot d’effectuer des recherches dans un CRM connecté, à condition que cette question concerne la base de données clients de l’entreprise.

Microsoft 365 Copilot embarque trois variantes à même d’élargir le périmètre de recherche du système : l’extension Messages permet d’intégrer des copilotes dans n’importe quelle conversation pour répondre à des questions, partager des informations ou effectuer des actions. Le plugin ChatGPT tire parti de l’intelligence artificielle pour générer des dialogues naturels et fluides, adaptés au contexte et aux intentions des utilisateurs. Le Copilot Studio est un environnement de développement intégré qui permet de créer et de personnaliser ses propres copilotes, même lorsqu’on est un développeur low-code.

Teams Message Extensions offre les possibilités d’intégration de systèmes tiers et de Copilot les plus poussées. Aujourd’hui, cet outil sert déjà à intégrer des solutions tierces en toute transparence au sein de Microsoft Teams. Grâce à ces extensions, il est possible de parfaitement intégrer des données issues de sources tierces dans Copilot. À partir de ces données, différents cas d’usage de Copilot sont enrichis avec les données nécessaires, quelle que soit la source de ces dernières.  
 

Une extension de Copilot permet de mettre en œuvre une multitude de scénarios d’utilisation supplémentaires. 

Campana & Schott travaille actuellement chez ses clients sur différentes extensions de Copilot destinées à démultiplier l’efficacité de leurs salariés.
 

Pour un client du secteur pharmaceutique, Campana & Schott a mis au point un outil basé sur Power Platform pour documenter facilement la multitude de modèles utilisés par l’entreprise (AI, ML, etc.), afin de mieux les retrouver. L’intégration de Copilot dans MS Teams permet aux scientifiques de cette entreprise de rechercher des modèles IA en langage naturel dans le « Model Store », afin de trouver des modèles répondant à certains critères. Les données peuvent ensuite être exploitées pour d’autres tâches de Copilot. Il est ainsi possible de rédiger une invitation à une réunion d’équipe à l’aide des informations sur les modèles d’IA ou encore de créer des résumés des différents modèles d’IA.
 

Dans de nombreuses entreprises, les processus doivent être documentés au moyen de checklists, parfois même parce qu’ils sont juridiquement obligatoires. Pour un client, Campana & Schott a mis en œuvre une solution reposant sur Power Platform pour la numérisation de checklists pour ces processus. L’intégration dans Copilot permet de rechercher différentes checklists en fonction du cas d’usage sans qu’il soit nécessaire de réintégrer un aperçu dans l’application. Ainsi, les informations pertinentes peuvent être demandées à tout moment et des actions peuvent être menées sur la base de ces options. Si une checklist a été suspendue pendant un certain temps, une réunion peut être organisée avec les collègues responsables.
 

En connectant Copilot au CRM en place, les salariés peuvent rédiger des lettres avec l’aide de Copilot encore plus facilement en s’appuyant sur les données de base du CRM. En outre, il est possible d’interagir avec les données du CRM avec la voix. On peut ainsi demander : « Quels sont les clients dont le chiffre d’affaires attendu est le plus important et dont le délai de traitement est le plus long ? ». Les commerciaux peuvent alors décider beaucoup plus facilement sur quels clients concentrer leurs efforts et organiser directement une réunion avec l’équipe projet concernée.
 

L’intégration de Copilot et de ses fonctions dans une solution de gestion de projets permet, à l’instar de CS PPM Power Suite, solution développée par Campana & Schott, d’accompagner les utilisateurs lors de la définition des risques du projet ou de la description du projet dans le cadre de sa charte. L’objectif vise à améliorer nettement la qualité des données. Les saisies sont simplifiées et les utilisateurs inexpérimentés sont aidés à formuler les risques classiques d’un type de projet.
 

Les requêtes de recherche sont transmises à des sources de données tierces via des plugins et la réponse est formulée oralement par Copilot, puis mise à la disposition de l’utilisateur. Dans la mesure où les accès s’effectuent nominativement, seules les données auxquelles les utilisateurs ont accès sont renvoyées. Les données ne sont pas copiées dans le monde Microsoft, mais restent dans les systèmes sources, en particulier le modèle de Copilot n’est à aucun moment entraîné avec les données des clients Microsoft.
 

La connexion à d’autres systèmes élargit considérablement les scénarios d’usage de Copilot pour Microsoft 365. Copilot devient ainsi un système d’aide capable d’épauler le travail crucial pour l’entreprise et d’améliorer in fine les processus opérationnels critiques. Campana & Schott a déjà enrichi plusieurs applications des fonctionnalités offertes par Copilot. Nous vous conseillons en matière de choix du bon cas d’usage, de l’implémentation jusqu’à l’accompagnement de la mise en production via des mesures de conduite du changement. En s’appuyant sur Azure OpenAI, ChatGPT permet aussi de mettre en œuvre des scénarios comparables et de les intégrer dans Modern Workplace de Teams.