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OKR-Management im Flow mit Viva Goals

29.09.2022

Ein erfolgreich implementiertes OKR-Framework erleichtert Unternehmen die Strategieumsetzung, indem es Alignment, Fokus, Transparenz und Messbarkeit von Zielen und Fortschritten schafft. Doch stellt das unternehmensweite, transparente Tracking und die Kommunikation von OKRs in der Praxis oft eine Herausforderung dar. Viva Goals als Teil der Employee-Experience-Plattform Microsoft Viva löst genau diese Herausforderung sehr elegant und ist zudem voll integriert in die täglichen Arbeitsabläufe. 

Unzureichende Software = unzureichende Akzeptanz

Vom Online-Kauf einer Zugfahrkarte über Online-Banking bis hin zur cloudbasierten Dateiablage in Unternehmen: Wenn die Softwarelösung, die diesen Prozess ermöglicht, aufwendig und komplex zu handhaben ist oder gar Sicherheitslücken birgt, wendet sich unser Unmut darüber schnell gegen die Sache an sich. Wir nehmen dann doch lieber das Auto, wechseln die Bank oder speichern Dateien lokal ab. 

Ähnlich verhält es sich im Kontext einer nachhaltigen Etablierung des OKR-Frameworks im Unternehmen. Ohne ein nutzerfreundliches und transparentes OKR-Tool, das ganz einfach in die täglichen Arbeitsabläufe integriert werden kann, erhöht sich das Risiko von Ablehnung, Unverständnis oder Silolösungen.

Wer sich erst durch unübersichtliche Excel-Tabellen wühlen und Angst haben muss, durch einen falschen Klick das ganze Konstrukt zu zerstören, dem vergeht schnell die Lust an regelmäßigen Status-Updates. Auch Kurskorrekturen, die aufgrund dynamischer interner und externer Einflüsse vorgenommen werden, haben es ohne eine geeignete Softwarelösung deutlich schwerer, in andere OKR-Ebenen und Unternehmensbereiche durchzudringen. Und wenn die OKRs verschiedener Bereiche und Teams in unterschiedlichen Tools oder Dateien festgehalten werden, kann die Tendenz entstehen, sich doch wieder nur auf den eigenen Arbeitsbereich zu konzentrieren, losgelöst vom großen Ganzen. 

Genau diese Denk- und Verhaltensweisen stehen einer nachhaltigen, mehrwertstiftenden Umsetzung des OKR-Frameworks im Unternehmen entgegen. 

Mit Viva Goals OKR-Superkräfte aktivieren

Zwar gilt auch hier, etwas provokant ausgedrückt: „A fool with a tool is still a fool“. Bedeutet: Selbst die beste OKR-Software wird nie Mängel in der organisationsspezifischen Auslegung und Anwendung des OKR-Frameworks ausgleichen können. Sie wird nicht darüber hinweghelfen, wenn das Management und die Mitarbeitenden nicht ausreichend eingebunden, informiert und befähigt werden, die Methodik sinnvoll und auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten einzusetzen. Am Ende sind die Diskussion und Priorisierung von strategisch relevanten Outcomes immer noch die wichtigsten Schritte. 

Ein Tool wie Viva Goals hilft jedoch, die Fleißarbeit zu vereinfachen und den Prozess zu unterstützen. Als Teil der Employee-Experience-Plattform Microsoft Viva verhindert Viva Goals einen Toolbruch und schafft stattdessen, durch die Anbindung an weitere M365-Anwendungen wie Teams oder Azure DevOps, fließende Übergänge in die Team- und Projektarbeit. Dies erleichtert neben administrativen Aufwänden die Akzeptanz der Mitarbeitenden und die Integration von OKRs in den täglichen Arbeitsfluss. 

Zudem werden durch zahlreiche nützliche Funktionen und eine intuitive Handhabung die „Superkräfte“ von OKRs aktiviert und verstärkt: 

Alignment: Ziehen wir gemeinsam an einem Strang?

Die Superkraft „Alignment“ schafft eine gemeinsame strategische Ausrichtung, sodass alle Bereiche und Mitarbeitenden strukturiert auf die übergeordneten Unternehmensziele hinarbeiten. 

Mit Viva Goals wird einfach ersichtlich, ob OKRs strukturiert von oben nach unten heruntergebrochen werden. Die Verbindungen individueller Ziele und operativer Tätigkeiten mit der Vision und Mission des Unternehmens werden visualisiert. Dies ermöglicht neben einer wertschöpfenden Ausrichtung von Bereichs- und Mitarbeiterzielen auch die Identifizierung von Aspekten der Strategie, die operativ (noch) zu wenig Beachtung finden.

Fokus: Setzen wir unsere Ressourcen an den richtigen, wichtigen Stellen ein?

Durch einen verbesserten „Fokus“ werden die Themen bearbeitet, die in Hinblick auf die Unternehmensstrategie den größten Mehrwert liefern. Mithilfe einer klaren Priorisierung werden knappe Ressourcen effizient und zielorientiert eingesetzt und die Möglichkeit geschaffen, auch bewusst „Nein“ zu sagen. 

Viva Goals hilft bei der Herausforderung, den Fokus auf die wesentlichen Themen zu lenken. Eine klar dargestellte Priorisierung der Ziele sorgt dafür, dass konsequent die Themen mit den größten Mehrwerten verfolgt werden können. Entscheidungen für oder gegen Projekte lassen sich einfacher treffen und sind zu jeder Zeit für andere Personen nachvollziehbar. 

Transparenz: Sind Ziele, Fortschritte, Verantwortlichkeiten & Co. für alle ersichtlich?

Die Superkraft „Transparenz“ entsteht durch die Klarheit und Sichtbarkeit von OKRs verschiedener Bereiche. So können Herausforderungen wie interne Silos, unerkannte Abhängigkeiten oder fehlendes, bereichsübergreifendes Verständnis überwunden werden.  

Viva Goals unterstützt durch seine Einstellungsmöglichkeiten, interne Silos aufzubrechen und zugleich Datenschutzvorgaben zu achten. Alle OKRs im Unternehmen sind transparent darstellbar, sodass Abhängigkeiten erkannt, Verantwortlichkeiten klar und Prioritäten ersichtlich werden. Ist ein bereichsübergreifendes Verständnis nicht gewinnbringend oder kollidiert mit internen Richtlinien, gibt es entsprechende Berechtigungsmöglichkeiten. Persönliche OKRs auf Mitarbeiterebene können selbstverständlich ebenfalls im privaten Modus gepflegt werden. 

Messbarkeit: Wo stehen wir gerade?

Erst durch „Messbarkeit“ können Zielvorstellungen in konkrete, nachweisbare Resultate verwandelt werden. Klar definierte Metriken und deren regelmäßiges Tracking werden Fortschritte und ihr Business-Impact greifbar. 

Durch die Einbindung einer quantitativen Metrik mit Start- und Endwert zu jedem Key Result werden schwammige oder fehlinterpretierte Ziele vermieden. Fortschritte können im Detail nachvollzogen und jederzeit im Dashboard anschaulich dargestellt werden. Eine konkrete Arbeitserleichterung ermöglicht Viva Goals, durch automatische Update-Funktionen die Fortschritte aus anderen Anwendungen wie Excel oder Azure DevOps an die passenden Stellen zu übertragen. Des Weiteren kann auch die automatische Anpassung von Fortschrittsbalken über mehrere Ebenen hinweg durch die Aktualisierung eines Wertes auf Projekt-, Key-Result- oder Objective-Ebene eingestellt werden. 

Viva Goals als Enabler für einen erfolgreichen OKR-Einsatz

Ein Tool wie Viva Goals ersetzt nicht die intensive Auseinandersetzung mit der strategischen Ausrichtung und den Zielen des Unternehmens oder der richtigen Anwendung von Methoden und Prozessen des OKR-Frameworks. Wie in den Beispielen mit dem Online-Zugticket oder der Cloudablage muss das grundlegende Fundament an anderer Stelle erbaut und gepflegt werden. 

Doch verbessert eine nutzerfreundliche OKR-Softwarelösung wie Viva Goals die Akzeptanz und erleichtert die Umsetzung des Frameworks dadurch, dass Mitarbeitende aller Bereiche und Ebenen OKRs unkompliziert einsehen, verwalten und in ihre tägliche Arbeit integrieren können. So macht die Tätigkeit an und mit OKRs Spaß, schafft Purpose in der täglichen Arbeit und fördert somit nicht nur die Erreichung von Zielen, sondern auch die Employee Experience! 

Viva Goals Discovery Session

Sie möchten tiefere Einblicke in Viva Goals erhalten und sich mit anderen Unternehmen über Herausforderungen und Lösungsansätze im OKR-Kontext austauschen? Wir laden Sie herzlich zu unserer Viva Goals Discovery Session am 13.10.2022 von 11 bis 12:30 Uhr ein! 

OKR mit Viva Goals

Autoren

Svenja Gliem

Svenja Gliem

Senior Consultant

Daniel Burger

Daniel Burger

Manager Collaboration

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