Best Practice

Flexibilität macht Unternehmen resilient

25.02.2021

Wie der Digital Workplace Agilität und Skalierbarkeit erhöht.

Viele Unternehmen stellen sich derzeit die Frage, wie sie ihre Zusammenarbeit, Arbeitsprozesse und Abläufe gestalten müssen, damit sie für kommende Veränderungen und Krisen besser gewappnet sind. Der digitale Arbeitsplatz, der grösstmögliche Flexibilität, Skalierbarkeit und individuelle Freiheit bietet, ist dabei ein Must-have für jedes zukunftsfähige Unternehmen. Bei der Einrichtung sind jedoch einige entscheidende Punkte zu beachten.

Die Einführung von Fernzugriff und digitalen Kommunikations-Tools ist geschafft. Doch der Umstieg musste schnell passieren und war daher häufig nicht ganzheitlich durchdacht und geplant. So wird vielen Unternehmen heute klar, dass Tools für den Digital Workplace (DWP) allein zur Erhöhung der Resilienz und Produktivität nicht reichen. Dazu sind auch die unternehmensinternen Informationsflüsse, Arbeitsprozesse und IT-Abläufe anzupassen. Die damit verbundene Transformation, die auch die Unternehmenskultur mit einschliesst, benötigt entsprechend Zeit. Doch nur so können Unternehmen kurzfristige Veränderungen oder Krisensituationen in Zukunft besser meistern.

Herausforderungen für das flexible Arbeiten

Orts- und Zeitunabhängigkeit erhöhen die Flexibilität enorm. Doch schon die breite Akzeptanz von Homeoffice gestaltet sich schwierig. So hat die COVID-19-Pandemie gezeigt, dass der Umzug in die eigenen vier Wände oft eine Reaktion auf Verordnungen ist und starken Schwankungen unterliegt. Laut einer Studie der Hans-Böckler-Stiftung erhöhte sich der Anteil von Homeoffice-Arbeitern im ersten Lockdown von 4 auf 27 Prozent. Im Lockdown light Ende 2020 sank der Wert auf bis zu 14 Prozent. Und aufgrund der Homeoffice-Verordnung lag der Anteil Ende Januar 2021 wieder bei 24 Prozent. 

Angesichts dieser starken Schwankungen wird deutlich, dass bei der praktischen Umsetzung eines Digital Workplace zahlreiche Hürden zu überwinden sind:

Für Unternehmen
  • Es gibt noch keine DWP-Strategie oder die bestehende passt nicht zu den neuen Anforderungen.
  • Die vorhandene IT-Infrastruktur reicht für die Nutzung von Cloud-Services nicht aus, um IT-Resilienz zu gewährleisten.
  • Stetig wachsende Compliance-Anforderungen wie DSGVO oder Geschäftsgeheimnisgesetz sind an allen Arbeitsorten zu erfüllen.
  • Immer ausgefeiltere Cyberangriffe erfordern geeignete Schutzmassnahmen.
  • Die Mitarbeitenden müssen mit modernen mobilen Endgeräten ausgestattet werden.
  • Geschäftsprozesse und Entscheidungswege sind remote-kompatibel zu gestalten.
  • Führungskräfte müssen neue Organisationsformen für die Teamleitung erlernen und akzeptieren.
  • Büro- und Arbeitsplatzkonzepte sind anzupassen, da zum Beispiel weniger feste Arbeitsplätze erforderlich sind.
Für Mitarbeitende
  • Nicht überall gibt es die geeigneten Voraussetzungen, z. B. einen schnellen Internetanschluss oder hochqualitative Video- und Audio-Hardware für Online-Meetings.
  • Ortsunabhängiges Arbeiten erfordert eine ausreichende Tool-Kenntnis und weitgehend selbstständige Problemlösung.
  • Die Compliance ist überall zu gewährleisten, vor allem in den Bereichen Security und Datenschutz.
  • Da die Grenzen zwischen Arbeitszeit und Freizeit verschwimmen, ist eine hohe Selbstdisziplin für die richtige Work-Life-Balance nötig.
  • Effektives und angenehmes Arbeiten setzt Fähigkeiten wie Selbstorganisation, Entscheidungsfähigkeit und Eigenständigkeit voraus.
  • Informelle Kommunikationskanäle im Büro entfallen und müssen virtuell ermöglicht werden.

Angesichts dieser Herausforderungen verwundert es nicht, dass sich viele Mitarbeitende und Führungskräfte die feste Anwesenheit im Büro wünschen. Doch Vorsicht: Mit alten Strukturen und Denkweisen erhält man keine zukunftsfähige Lösung. Unternehmen und Mitarbeitende sollten daher die Herausforderungen gemeinsam angehen und den optimalen Weg finden. So lassen sich je nach individuellem Bedarf Hilfestellungen und Coachings entwickeln. Dies reicht von der Gestaltung des Arbeitsplatzes über die Tageseinteilung bis zu Trainings und informellen virtuellen „Kaffeeküchen-Terminen“. Wenn sich Mitarbeitende und Unternehmen mit Veränderungen „wohlfühlen“, können sie flexibler reagieren und die Resilienz stärken.

Der Baukasten für höhere Resilienz

Die Arbeit im Homeoffice ist vielen inzwischen vertraut, dennoch befinden sich zahlreiche Unternehmen gerade auf halbem Weg zum wirklich flexiblen Arbeiten. Der Digital Workplace ist dafür die zentrale Voraussetzung. Um auch in Zukunft krisenfest zu sein, müssen sie diesen Weg konsequent fortsetzen, auch wenn das die Abkehr von ad hoc eingeführten Notfallmassnahmen aus der Corona-Zeit bedeutet. 

Technologie und organisatorische Massnahmen lassen sich sehr gut verbinden, zum Beispiel mit Microsoft 365:

Dies umfasst die Einführung von Microsoft Teams sowie die Ausstattung der Mitarbeitenden mit Headsets und Kameras.
Das Intranet auf Basis von SharePoint Online dient als zentrales Mitarbeiterportal. Betriebsversammlungen lassen sich als MS Teams Live-Events durchführen. Frontline Worker können über die MS Teams App und Microsoft Viva Connections in Kommunikationskanäle eingebunden werden.
Hemdsärmelige Remote-Lösungen aus der Corona-Anfangszeit sind sukzessive durch Zero-Trust-Ansätze auf Basis einer erweiterten Identitätsverwaltung (Enhanced Identity Governance) zu ersetzen. Dokumente müssen dabei über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg vor Datendiebstahl abgesichert werden (Data Leak Protection).
Cloud-Dienste verändern sich stetig. Daher müssen IT und Endanwender jederzeit auf Änderungen und Updates eingestellt sein. Nur so lassen sich Ausfälle von Cloud-Services und ein erhöhtes Supportaufkommen aufgrund fehlerhafter Nutzung durch Endanwender vermeiden. CS Evergreen Management bietet dies als Service.
Unternehmen können individuelle Lernpfade mit Hilfe von SharePoint Online und MS Teams Stream anbieten. Die Geschäftsführung sollte dabei aktiv die Veränderungsbereitschaft und Flexibilität bei Führungskräften und Mitarbeitenden fördern. Dies verstärkt das professionelle Verhalten in den Bereichen Achtsamkeit und Verantwortlichkeit (Code of Conduct). Dabei lassen sich automatisierte Dienste zur Steigerung des Wohlbefindens wie MyAnalytics, Viva Insights oder soziale MS Teams Match-Bots nutzen.

Auf dem Weg zu mehr Resilienz sollten Unternehmen vor allem eines tun: nicht alles auf einmal angehen. Wer zu viele Baustellen gleichzeitig eröffnet, verzettelt sich häufig in den verschiedenen Projekten und kommt nicht voran. Gleichzeitig kann dies die Beteiligten überfordern, was sich in Change-Müdigkeit oder Ablehnung zeigt.

Zudem dürfen Unternehmen den Ausbau der Resilienz nicht als reines IT-Vorhaben angehen. Geschäftsführung, Fachabteilungen, HR, Unternehmensentwicklung und -kommunikation sind ebenfalls an Bord zu holen. Denn das richtige Mindset und der Aufbau der nötigen Fähigkeiten gelingen nicht nebenher, sondern nur als unternehmensübergreifendes Gesamtprojekt. Um die Organisation nicht zu überfordern, sollte der Weg schrittweise gegangen werden. Dafür ist eine zur Organisation passende Roadmap nötig.

Fazit

Um die Resilienz zu erhöhen, müssen Unternehmen nicht nur mobil, sondern flexibel arbeiten. Der Digital Workplace ist dafür die zentrale Grundlage. Das einfache „Einschalten” von DWP-Tools ist mittel- und langfristig aber kontraproduktiv. Daher muss die Einführung strategisch geplant und mit geeigneten organisatorischen Prozessen ergänzt werden. Dazu gehören eine moderne Unternehmenskommunikation, eine aktuelle Sicherheitskultur und -architektur sowie eine erhöhte Agilität der Mitarbeitenden. Im ersten Schritt ist dazu ein Assessment mit Gap-Analyse und Ableitung einer passenden Cloud-IT-Strategie nötig. Anschliessend können Unternehmen die DWP-spezifische Ausgestaltung der organisationalen, IT- oder Compliance-Resilienz angehen.

Autoren

Christian Koch

Christian Koch

Manager Collaboration & Unified Communication

Marco Heid

Marco Heid

Manager Collaboration