Nous nous réjouissons pour toutes celles et ceux qui étaient auparavant confinés à leur bureau et qui peuvent à présent télétravailler. Mais qu’en est-il des collègues des ateliers de fabrication, des entrepôts et des espaces de vente qui, par nature, ont toujours travaillé en dehors des bureaux, mais ont dû jusqu’à maintenant organiser leur travail sans aucun outil numérique ? Le moment n’est-il pas venu pour eux aussi de tirer parti du numérique ?
Honnêtement, il y a fort à faire pour combler ce retard. Prenons l’exemple de Paul, employé de production ou, en français moderne, col bleu, voire « Frontline Worker ».
Salarié d’un grand fabricant de biens de consommation, il se rend à son travail. Il met son téléphone dans sa poche et se dirige vers l’usine. Dans le train, il s’est informé sur les sujets qui l’intéressent à l’aide de ses applications préférées. Au début de son service, Paul se rend d’abord au tableau d’affichage afin de consulter le planning de la semaine. Il remarque alors un changement pour les prochains jours et reprend son téléphone portable personnel pour demander ce qu’il en est au groupe WhatsApp non officiel de son atelier. Le bref échange qui s’ensuit avec ses collègues au niveau du tableau d’affichage lui apprend que son entreprise a publié sur l’intranet des aménagements qui impactent son service.
Pourquoi Paul doit-il chaque matin laisser derrière lui son univers numérique familier en franchissant le tourniquet et s’en remettre au « shadow IT » et autres rencontres fortuites pour être au courant de ce qui passe dans son entreprise et à son travail ? Si l’on considère que les salariés comme Paul à la production et les nombreux autres employés dans les entrepôts, les espaces de vente et la logistique constituent la majorité du personnel, on est d’autant plus en droit de se poser la question suivante : « Ne peut-on pas faire mieux ? ».
Comment en est-on arrivé là ? Pourquoi la transformation numérique du monde du travail est-elle plus rapide au bureau que sur le terrain ? Si l’on observe le chemin parcouru en matière de communication d’entreprise à l’ère du numérique, les besoins fondamentaux de ce public en matière d’information, d’échange social et de collaboration ont fini par ne plus être satisfaits. Ce phénomène a pris de l’ampleur lorsque l’information est passée du journal interne à l’intranet, qui est devenu de plus en plus dynamique et social, entraînant la déconnexion du personnel de terrain, faute de terminaux.
À un certain moment, les applications dédiées aux employés ont alors concrétisé le cas d’usage de base visant à informer tous les salariés. Staffbase, Beekeeper, etc. proposent une plateforme de diffusion de l’information à tous les collaborateurs. Le BYOD (= Bring Your Own Device), lié aux terminaux personnels des salariés, est souvent au cœur de ce processus. Ce type d’applications destinées aux employés constitue souvent une solution gérée parallèlement à l’intranet, qui s’accompagne de son propre backend sans être intégrée à Office 365.
Un précédent article, avance l’idée de relier l’intranet classique à l’univers de la mobilité grâce à Viva Connections de Microsoft Teams. Votre entreprise est ainsi équipée d’une interface moderne extrêmement conviviale (identique à celle des terminaux à usage personnel) pour les applications mobiles. Et le tout sans double maintenance et entièrement intégré à l’environnement Office 365.
Viva Connections s’impose alors comme la solution Office 365 à même d’incarner ce cas d’usage de l’information pour tous sans toutefois s’y limiter. Son nouveau tableau de bord s’inscrit bien sûr dans le cadre du « Et bien plus encore », mais outre la collecte d’informations, l’échange au sein d’un groupe ou même entre deux employés représente un autre besoin essentiel. Les entreprises utilisent souvent WhatsApp comme alternative toute naturelle. Mais, on a pu récemment voir les conséquences d’un tel usage dans le cas de banques auxquelles l’autorité américaine de surveillance des marchés boursiers a infligé des amendes de plusieurs milliards parce que certains de leurs collaborateurs échangeaient sur des dossiers professionnels par l’intermédiaire d’applications de messagerie personnelle.
Or, grâce à ses nombreuses fonctionnalités, Office 365 propose une plateforme parfaite pour ce type d’usage dans un environnement maîtrisé par l’entreprise. Il permet non seulement d’échanger avec ses collègues de la production ou de la logistique, c’est-à-dire les vrais cols bleus, mais aussi, bien sûr, avec celles et ceux au bureau, créant ainsi un lien et une égalité entre ces deux univers. Ces deux catégories d’employés ont ainsi accès à l’intranet mobile avec les mêmes expériences utilisateur et les mêmes fonctionnalités.
Souvent, la transformation digitale du personnel de terrain passe par la mise en place de processus ou la recherche de solutions spécifiques. Les deux scénarios, information pour tous et échange social par chat, constituent un parfait tremplin pour se lancer dans la numérisation pour tous les collaborateurs. Derrière cela figurent deux cas d’usage clairement définis et une expérience correspondante pour la mise en œuvre et le déploiement. Une fois cette étape franchie, la voie est libre pour d’autres solutions. Plus on avance dans les scénarios, plus l’univers Microsoft et le client Teams font valoir leurs atouts. Aucun autre outil n’apporte en définitive autant de valeur ajoutée ; en outre, il est devenu, grâce à Viva Connections, plus qu’une alternative aux applications classiques destinées aux employés.
