23.02.2023

Une application Teams pour planifier la présence au bureau.

Comment une grande compagnie d’assurance internationale a motivé ses employés à revenir au bureau grâce à une solution intelligente pour le travail hybride.

Donner tous les moyens nécessaires aux employés est au cœur de la flexibilisation du travail. Leur donner la liberté de déterminer quand, comment et où travailler crée une expérience positive et influe sur les taux de rétention comme l’attestent certaines études. Mais ouvrir la porte à un tel pouvoir d’action peut constituer un défi pour les employeurs. C’est pourquoi une grande compagnie d’assurance internationale s’est adressée à Campana & Schott afin d’étudier le potentiel des technologies numériques pour améliorer la productivité de ses effectifs en mode hybride. Campana & Schott et Microsoft ont collaboré à la conception et au déploiement d’une solution intelligente pour le travail hybride intégrée à Microsoft Teams. Mis en œuvre dans 10 organisations différentes, CS Smart Workspace compte plus de 7 500 utilisateurs actifs par jour.

Établir des liens personnels plus solides avec les collègues

Après des années de gestion de ses effectifs en télétravail au plus fort de la pandémie mondiale de COVID-19, cette compagnie d’assurance souhaitait faire revenir ses salariés au bureau. Mais il fallait une certaine dose de persuasion, d’autant que de nombreux employés s’étaient attachés à la souplesse du télétravail.

L’entreprise savait qu’elle aurait besoin d’une forte incitation pour les motiver à revenir au bureau au moins deux jours par semaine. Elle s’aperçoit alors que son argument le plus convaincant n’a pas grand-chose à voir avec la convivialité de l’aménagement intérieur des bureaux. Au contraire, ses employés sont beaucoup plus enclins à se rendre au bureau de leur propre gré s’ils sont en mesure d’établir de solides liens personnels avec leurs autres collègues. Les employés interrogés dans le cadre du Microsoft Work Trend Index déclarent être prêts à se rendre plus fréquemment au bureau s’ils savent que les membres de leur équipe directe y sont présents (73 %) ou si leurs collègues les plus proches y sont également (74 %).

S’inspirant de cette perspective, Campana & Schott a conçu la solution Smart Workspace comme un outil fonctionnel d’aide à l’organisation du travail au bureau, qui facilite en même temps les relations humaines. Cet outil vise à optimiser l’expérience et le bien-être des employés chaque fois qu’ils décident de se rendre sur l’un des sites de l’entreprise. En outre, il permet à l’entreprise de s’assurer du respect des limitations de capacité et offre la possibilité aux employés de réserver un bureau sur leur lieu de travail afin qu’ils ne s’y rendent pas inutilement pour apprendre qu’ils ne peuvent pas y être accueillis.

Pour ce faire, une application personnelle Teams est étroitement intégrée à Microsoft Teams par le biais de notifications, de fonctions d’IA et de tableaux de bord personnels sur ordinateur et mobile. Plus important encore, l’intégration à Teams renforce l’usage de l’outil, car il permet de se coordonner avec les membres de son équipe en temps réel dans l’outil utilisé pour son travail, de fixer des dates de déjeuner et de rencontres, entre autres activités sociales. Les vues intégrées dans Teams facilitent la coordination des équipes entre elles.

Lors des entretiens avec les employés du client pendant la phase de conception, un sujet revenait toujours : « J’aimerais rencontrer certains collègues de travail, mais il semble qu’on se rate systématiquement quand on vient au bureau. J’aimerais pouvoir savoir facilement quand ces collègues prévoient d’être au bureau. »

Afin de relever ce défi, les utilisateurs peuvent choisir de recevoir et d’envoyer à certains collègues des notifications push automatiques via le flux d’activité de Teams pour leur communiquer leurs dates de présence dans certains bureaux. Les collègues peuvent alors se retrouver et continuer à collaborer en présentiel et à rebâtir des réseaux personnels au bureau.

Même l’entreprise peut générer de précieuses données sur l’agrandissement de ses immeubles de bureaux à partir des données recueillies sur l’usage des locaux.

Améliorer les possibilités de réseautage au sein d’une population hybride

En ne se limitant plus aux possibilités d’échange sur site, la compagnie d’assurance est parvenue à redéfinir le lien social dans un monde du travail de plus en plus hybride. CS Smart Workplace rend chaque venue au bureau plus gratifiante, non seulement en optimisant les ressources de l’entreprise, mais aussi en créant de nouvelles relations grâce aux rencontres personnelles. Les employés de l’entreprise peuvent facilement trouver et réserver des espaces de travail depuis leur application Microsoft Teams sur PC ou appareil mobile. Ils peuvent voir qui d’autre sera au bureau au moment où ils s’y rendront et facilement organiser des rencontres en accédant aux informations pertinentes pour prendre une décision, placées dans leur centre de travail collaboratif.

Le Microsoft Work Trend Index révèle également que 84 % des employés sont motivés à revenir au bureau à l’idée de renouer avec leurs collègues, tandis que 85 % le sont en vue de rétablir des liens au sein de l’équipe. Aujourd’hui, cette solution est devenue une application Teams mise en œuvre chez de nombreux clients de différents secteurs d’activité. Et, elle tient compte du fait que les employés se rendent au bureau pour une seule et unique raison : être de nouveau ensemble.1 

Liens complémentaires

CS Smart Workspace – le bureau intelligent

Microsoft AppSource: CS Smart Workspace - your hybrid work assistant