CEO

Neulich fragte mich ein Kunde...

20.01.2015

Digitale Transformation: Erstellen einer Social-Collaboration-Plattform, Leadership-Regeln und einem agilen Management-of-Change Prozess.

Während über die großen IT Trends (Social, Mobility usw.) weitgehend Einigkeit herrscht, liegt den meisten Berichten eine rein auf Technologien bezogene Sicht zugrunde. Die Mehrzahl der Autoren und Analysten beschäftigt sich mit der Frage, welche Technologien kommen werden. Aber sie reflektieren nicht, wie die effektive Nutzung dieser neuen Technologien gelingt. Und so kam es auch zur Antwort auf die Frage des Organisationsleiters: der zentrale Erfolgsfaktor ist eine massive kommunikative Betreuung der Veränderung, die zur gelebten Collaboration führen soll - ohne ein professionelles Management of Change wird die Einführung beziehungsweise die Veränderung nicht gelingen. Ähnlich wie in der Politik gilt: die Identifizierung der richtigen Inhalte ist eines, erfolgsentscheidend ist aber ein anderes - die richtige Kommunikation und Vermittlung der Inhalte an die verschiedenen Zielgruppen im Unternehmen. Dies passt zu den Ergebnissen einer Studie, die Campana & Schott 2014 durchgeführt hat: während die mehr als 200 Teilnehmer den Nutzen von Arbeitsbereichen (Workspaces/ Team Rooms) zu über 80% als sehr hoch eingestuft haben, empfanden nur 15% der Befragten den Nutzen der unternehmensintern bereitgestellten Social Networks und Newsfeeds als sehr hoch. Konsequenz: ohne wahrgenommenen Nutzen keine Nutzung!

Wie gehen Unternehmen vor, die bei der Einführung einer Social-Collaboration-Plattform erfolgreich waren? In einer ersten Phase stellen sie die (emotionale) Veränderungsbereitschaft her und schaffen die organisatorischen Voraussetzungen (u.a. hochkarätiges Projektteam, festgelegte Multiplikatoren, definierte Stakeholder). Dabei raten wir unseren Kunden zur Ausarbeitung einer gesonderten Change Story, mit der alle Beteiligten konsistent erzählen und motivieren können, warum die Veränderung erforderlich ist, was sie bedeutet und was sie bringt. In der folgenden Phase, der eigentlichen Transformation, sehen viele Unternehmen die technischen Aufgaben von Bereitstellung und Rollout. Insbesondere hier ist jetzt die Veränderung kontinuierlich kommunikativ zu begleiten. Ein Mix aus folgenden Maßnahmen hat sich aus unserer Sicht dabei bewährt:

  • Train-the-Trainer-Trainings; im Anschluss den Trainer laufend coachen
  • Von Beginn an Key User coachen und damit am besten auf der oberen Managementebene starten
  • Guidance für Key User: mit welchen Funktionen und in welchen Use Cases sollen die „Early Adopters“ arbeiten?
  • Flankierende Maßnahmen wie gesonderte Homepage, Newsletter, Webcast, FAQ oder Wiki
  • Feedback einholen, Nutzungskonzepte, Unterlagen und Trainings anpassen
  • Anpassungen oder erforderliche (Kurs-)Änderungen proaktiv kommunizieren

Damit die Einführung der Social-Collaboration-Plattform auch nachhaltig wird, kommt zum Schluss eine Stabilisierungsphase. Dabei werden die erreichten - oder noch nicht erreichten -Verhaltensänderungen gemessen, und wenn erforderlich wird nachjustiert. Schließlich werden die Erfolgsstories unternehmensintern kommuniziert.

Mit dem Organisationsleiter des DAX-Unternehmens haben wir übrigens verabredet, dass auf klassische „Classroom“ Trainings weitgehend verzichtet wird. Stattdessen gibt es „Desk Visits“, also Besuche vor Ort am Arbeitsplatz der Anwender und eine gemeinsame Bearbeitung von konkreten Use Cases mit den neuen technischen Möglichkeiten. Vor allem aber wird die neue Social-Collaboration-Plattform gleich für das Projekt genutzt, um Inhalte zu kommentieren, anzureichern, zu teilen und zu verteilen. Nicht angenommene oder nicht genutzte Elemente werden dann noch in der ersten Phase wieder abgeschaltet. Fast könnte man von einem „Agile Management of Change“ sprechen...

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