KI im Wissensmanagement: Viva Topics und Microsoft 365 Copilot

Der Nutzen von Wissen ist unbestritten und dennoch haben viele Unternehmen das Wissensmanagement noch nicht nachhaltig aufgesetzt. Dabei ist gerade jetzt, wo sich junge Menschen nicht mehr langfristig an Unternehmen binden und gleichzeitig die Baby-Boomer-Generation kurz vor dem Ruhestand steht, ein umfassendes und nachhaltiges Wissensmanagement einer der großen Wettbewerbsvorteile für Unternehmen.

So unterschiedlich Unternehmen sind, so verschieden sind dabei auch die Anforderungen an nachhaltiges Wissensmanagement und so groß ist oft die Unsicherheit in Bezug auf die richtige Lösung. Eins steht jedoch fest: Ohne KI-Unterstützung ist es für Menschen allein nicht mehr möglich, aus allen vorhandenen Daten einer Organisation Wissen zu generieren, schon aufgrund der Vielfalt und Anzahl der Daten und Werkzeuge.
 

Microsoft bietet mit Viva Topics und Microsoft 365 Copilot gleich zwei mögliche KI-basierte Lösungen für diese Herausforderung an, die jeweils einzeln oder in Kombination für die unterschiedlichen Anforderungen in Unternehmen in Betracht gezogen werden sollten.

Mit Viva Topics gibt es schon seit 2021 eine Lösung, bei der künstliche Intelligenz Menschen mithilfe von Vorschlägen dabei unterstützt, eine Wissensdatenbank aufzubauen und zu pflegen und das Wissen in M365 im Arbeitsfluss bereitzustellen.

Durch diesen Ansatz einer Allianz zwischen Mensch und KI, gewinnt Viva Topics seit einem Jahr zunehmend an Beliebtheit. Mit Microsoft 365 Copilot kommt nun jedoch eine weitere potenzielle Wissensmanagementlösung, die die Frage aufwirft, ob Viva Topics damit hinfällig ist.

Schaut man sich beide KI-basierten Lösungen genauer an, so wird schnell klar, dass sie völlig unterschiedliche Anwendungsfälle im Wissensmanagement bedienen, die sich nicht widersprechen, sondern – im Gegenteil – hervorragend ergänzen können.
 

Topics nutzt KI, um die Daten und Informationen eines Unternehmens zu analysieren und identifiziert, verarbeitet und organisiert sie automatisch als leicht zugängliches Wissen. Dieses Wissen fließt in sogenannte Themen, die den Zugang zu allem Wissen rund um ein Thema ermöglichen. Dabei werden die Themen von den Fachexpertinnen und -experten im Unternehmen geprüft und gegebenenfalls mit weiteren Informationen angereichert, bevor sie veröffentlicht werden. Es findet ein direktes Zusammenspiel statt. Viva Topics bildet immer die Grundlage und ist damit das Kernstück für eine kuratierte, verifizierte Wissensmanagementplattform.

Mithilfe von Microsoft 365 Copilot können mit natürlicher Sprache, sogenannten Prompts, Informationen aus den M365-Daten eines Unternehmens extrahiert werden. Zusätzlich ermöglicht es Microsoft 365 Copilot, diese Informationen mit einem aktuellen Kontext und zusätzlichen Unternehmensinformationen zu verknüpfen bzw. anzureichern. Microsoft 365 Copilot kann damit ad hoc die Antwort mit dem Wissen liefern, das auf einer konkreten Fragestellung basiert. Microsoft 365 Copilot hilft, die Produktivität zu steigern. Vor allem für Unternehmen, deren Mitarbeitende schnell und situationsbezogen arbeiten und reagieren müssen, bietet das Tool viele Vorteile. Interaktionen mit internen und externen Kunden werden z. B. mithilfe der Copilot-Assistenz schneller und einfacher. Außerdem können Mitarbeiter:innen nicht nur bei der Recherche nach Informationen oder Follow-ups aus Meetings oder nach dem Urlaub wertvolle Zeit sparen, sondern Microsoft 365 Copilot unterstützt auch beim Zusammenfassen umfangreicher Dokumente oder Berichte oder beim Erstellen neuer Inhalte.
 

Jede Lösung für sich deckt große Bereiche der Anforderungen an Wissensmanagement ab; Überlappungen gibt es nicht.  Der maximale Nutzen für das Wissensmanagement liegt daher in der Kombination beider Ansätze, denn nur so kann die KI analysieren, verarbeiten und organisieren, was zu einer noch besseren Antwort auf eine Frage an Microsoft 365 Copilot führt.

Zum Beispiel ermöglicht es Copilot in Topics, komplexe Themen über mehrere Dokumente hinweg zusammenzufassen und zusätzliche Erkenntnisse zu liefern. Gleichzeitig wird durch die menschliche Validierung der KI-Vorschläge in Topics die Qualität, Glaubwürdigkeit und Genauigkeit gewährleistet. Diese Glaubwürdigkeit ist auch in der Verwendung des M365-Chats essenziell.

Topics und Microsoft 365 Copilot ergänzen sich hervorragend und decken kombiniert die häufigsten und wichtigsten Anforderungen an modernes Wissensmanagement umfassend ab. Mit Topics und Microsoft 365 Copilot sind sowohl die KI-gestützte Datenbank als Single-Point-of-Truth für das Unternehmenswissen als auch der themenbasierte Dialog mit einer KI nicht länger Zukunftsmusik, sondern heute schon Wirklichkeit!

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