Best Practice

Alles in die Cloud

04.05.2022

Endlich geschafft: Viele Kunden haben auf ihrem Weg in die Cloud als Erstes Microsoft 365 und Collaboration-Tools eingerichtet und damit den digitalen Arbeitsplatz der Mitarbeitenden bereitgestellt. Die Cloud-Dienste laufen mit hoher Service-Qualität und ohne Ausfallzeiten. Doch Achtung: Wie sieht es mit den Geschäftsapplikationen aus? Sie müssen jetzt auch in die Cloud migriert und in den Arbeitsplatz integriert werden, um reibungslose Prozesse zu gewährleisten.  

Walter freut sich über seinen neuen digitalen Arbeitsplatz. Dank Microsoft 365 und Teams kann er mit jedem Gerät von überall auf Dokumente zugreifen, Mails lesen und mit Kolleginnen und Kollegen digital zusammenarbeiten. Doch nun möchte er einen Vertrag mit einer Kundin abschließen. Die Vorlage befindet sich auf einem SharePoint-2013-Server, der nur über VPN und ein firmeneigenes Gerät zugänglich ist. Vor Ort hat er aber nur sein Smartphone dabei. So muss er die Kundin auf die nächsten Tage vertrösten. 

Im Homeoffice zurück, schickt er den Vertrag und hofft, dass es sich die Kundin in der Zwischenzeit nicht anders überlegt hat. Dann setzt er sich an das Reporting. Auch diese Anwendung funktioniert nur über VPN. Aufgrund der hohen Datenlast durch das umfangreiche und komplexe Tool ist die Übertragung sehr langsam und bricht immer wieder ab. Als er bis in die Abendstunden wartet, hat er auch kein Glück: Die Anwendung wird ab 18 Uhr aktualisiert und steht bis zum nächsten Morgen nicht zur Verfügung.  

Geschäftsanwendungen gehören in die Cloud

Dieses Beispiel zeigt, dass die Einführung des digitalen Arbeitsplatzes nur der erste Schritt ist. Der nächste besteht darin, auch die Geschäfts- und Fachanwendungen über die Cloud nutzbar zu machen. Doch wie lässt sich das effektiv umsetzen? 

Eine Möglichkeit bildet die Integration einer bestehenden Anwendung in Microsoft Teams. So hat etwa MAN Energy Solutions (MAN ES) sein umfassendes Tool für Lieferanten-Management und Beschaffung darin eingebunden. Damit profitiert das Unternehmen von deutlich effizienteren und schlankeren Prozessen, die jetzt direkt in Microsoft Teams abgewickelt werden. Die Integration mit Collaboration-Funktionen wie Chat, Meeting oder Mail vereinfacht Freigaben. Diese sind nun jederzeit überall möglich, da sich die App ohne VPN direkt auf dem Smartphone mobil nutzen lässt. 

Eine weitere Alternative zur On-Premises-Bereitstellung von Daten ist ein Kunde durch die Nutzung von Azure Synapse Analytics gegangen. Der Dienst kombiniert Datenintegration, Data Warehousing und Big-Data-Analysen. Er bietet eine zentrale Stelle zur Erfassung, Aufbereitung, Verwaltung und Bereitstellung von Daten für Business-Intelligence- und Machine-Learning-Anwendungen. Schnittstellen ermöglichen eine sichere Integration von On-Premises-Systemen, so dass Unternehmen ihre Daten zentral in der Cloud aggregieren und nutzen können. Dem Kunden gestattet dies, große Datenmengen in der Cloud zu lagern und bei Bedarf Auswertungen/Analysen skalierend auszuführen. 

Zahlreiche Vorteile

Die cloudbasierte Nutzung von Geschäfts- und Fachanwendungen bringt für alle Beteiligten viele Vorteile: 

 

Nutzerinnen und Nutzer

Nutzerinnen und Nutzer profitieren von einer integrierten Oberfläche, die sich mit jedem Gerät auch mobil per Single Sign-on nutzen lässt. Es ist keine VPN-Verbindung mehr nötig, so dass die Datenübertragung in der Regel schneller und zuverlässiger funktioniert. 

IT-Abteilung

Die IT-Abteilung kann die Anwendungen nun deutlich einfacher skalieren und an neue Anforderungen anpassen, da sie über Services bereitgestellt werden. Zudem lassen sich die Apps mit Zusatzdiensten der Cloud-Anbieter, wie z. B. vortrainierten KI-Elementen, ergänzen. Transparenz und Security werden durch Cloud-Services ebenfalls verbessert. 

Unternehmen

Das Unternehmen reduziert die Betriebs- und Lizenzkosten durch die Auslagerung eigener Anwendungen als Managed Service. Der externe Anbieter garantiert auch häufig eine feste Service-Qualität. Als Folge lässt sich die Kapazität der eigenen Rechenzentren reduzieren und damit sogar oftmals der eigene CO2-Abdruck reduzieren. 

So funktioniert der Übergang

Unternehmen sollten bei der Umstellung schrittweise vorgehen. Zunächst sind eine Ist-Analyse und die Erstellung einer Roadmap nötig. Hier bietet sich Unterstützung durch einen externen Partner an, der sowohl Erfahrung in Infrastruktur-Projekten, bei der Integration von Microsoft 365, aber auch Expertise im Projekt-Management von Transformationsprojekten besitzt. Gemeinsam sind die bestehenden Applikationen zu ermitteln und hinsichtlich der optimalen Cloud-Migration zu bewerten. Auf Basis der Unternehmensstrategie wird das konkrete Vorgehen ausgearbeitet und umgesetzt. 

Für einfache Anwendungsfälle bietet sich der Einsatz von Standard-Lösungsmodellen auf Basis von Microsoft 365 an, um Zeit und Aufwand zu sparen. So lassen sich zum Beispiel eine Vielzahl von bestehenden SharePoint-/Lotus-Notes-Anwendungen problemlos mit Bordmitteln in M365 abbilden.  

Komplexere Use Cases erfordern häufig individuelle Lösungen, die meist auf Azure-Technologien abgebildet werden. Für ihre Entwicklung und Implementierung ist Wissen zu Infrastruktur, Prozessen, Prozessaufnahmen und Microsoft 365-Integration nötig. Der Partner muss hierzu sowohl Business- als auch IT-Anforderungen verstehen und den Kunden ganzheitlich unterstützen. Dies reicht von der initialen Einrichtung von Landing Zones in Azure, der Analyse über Entwicklung und Tests bis zu Implementierung und Anpassungen. So erstellt Campana & Schott in agilen DevOps-Teams zusammen mit den Kunden innovative Lösungen, die auf dem kompletten Portfolio von Microsoft 365 und Azure basieren.

Ein Kundenbeispiel aus der Praxis

Ein Kunde möchte Altanwendungen im digitalen Arbeitsplatz auf Basis von M365/PowerPlatform, insbesondere Microsoft Teams, bereitstellen. Gemeinsam mit Campana & Schott hat das Unternehmen dazu einen Demand Process für Prozessanwendungen aufgesetzt.  

In der ersten Phase wird für Geschäftsprozesse und Applikationen der Bedarf ermittelt, um sie in die Cloud und somit in den digitalen Arbeitsplatz zu migrieren. Ein Formular, das von Campana & Schott gemeinsam mit dem Kunden entwickelt wurde, dient zur ersten Bewertung.  

Der zweite Schritt besteht in der eigentlichen Bewertung. Der standardisierte Ablauf umfasst das Process Assessment, die Auswahl der Lösungsarchitektur inklusive Zielsystem, die Entscheidung über die Nutzung standardisierter Komponenten und die Kostenschätzung. Zur schnellen Bewertung und Umsetzung führt dies ein Cloud Center of Excellence (CCoE) durch, das aus einem gemischten Team mit Experten von Campana & Schott und Kunden besteht – dabei wird auch bewertet, welche Technologie bestmöglich zum Einsatz kommt, z. B. auch SAP oder Salesforce. 

Anschließend entwickelt das CCoE die Lösung, die auf dem digitalen Arbeitsplatz des Kunden laufen soll. Der Betrieb wird dabei ebenfalls im CCoE bereitgestellt, um die schnelle Skalierung sicherzustellen.  

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Fazit

Die Bereitstellung von Office-Anwendungen und Collaboration-Tools in der Cloud ist ein wichtiger Schritt für mehr Effizienz und Produktivität am Arbeitsplatz. Doch er muss durch die cloudbasierte Bereitstellung auf Geschäfts- und Fachanwendungen ergänzt werden. Nur dann können Mitarbeitende wie Walter wirklich geräte- und ortsunabhängig arbeiten.

Autoren

Bastian Emondts

Bastian Emondts

Manager Operations

Sven Weitz

Sven Weitz

Director Development, Integration & Support

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