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Retour au bureau en toute sécurité grâce à l'IA et aux détecteurs de présence

14.05.2020

Respecter les réglementations en matière d'hygiène et de distanciation au bureau grâce à CS smartWorkspace.

Pour que les employés puissent retourner travailler au bureau après le déconfinement, les entreprises doivent s'assurer que leurs collaborateurs respectent les distances de sécurité et les mesures d'hygiène. CS smartWorkspace fournit une assistance complète en matière de planification et de contrôle. 

 Les premières entreprises assouplissent leurs mesures relatives à l'épidémie liée au Covid-19 et prévoient d'ouvrir progressivement leurs bureaux. CS smartWorkspace est un système d'assistance basé sur l'IA pour optimiser l'utilisation des salles de réunion et des bureaux. Il combine une technologie de capteurs haut de gamme et une interconnexion innovante avec un contrôle intelligent. CS smartWorkspace aide à respecter les réglementations en matière d'hygiène et de distanciation et permet ainsi de rendre le retour au bureau plus sûr. 

Les dispositifs de protection contre le Covid-19 comprennent

1. L’adaptation de l'utilisation des postes de travail
Assurer une distance minimale

Afin de garantir une distance minimale lorsqu'on travaille dans des bureaux en espace ouvert ou des OpenSpaces, de nombreuses entreprises décident de bloquer les postes de travail individuels. Par exemple, la distance requise peut être atteinte en n'occupant qu'un poste de travail sur deux.

CS smartWorkspace affiche ce blocage en conséquence - que ce soit sur le téléphone portable, dans l'application Teams ou sur les grands écrans dans les zones d'entrée. En outre, le système enregistre de manière anonyme les sièges utilisés. Jusqu'au prochain nettoyage / désinfection, ceux-ci sont affichés comme étant occupés. 

Augmenter les normes d'hygiène

Les exigences renforcées en matière d'hygiène impliquent également plus de travail pour le personnel de nettoyage. Chaque poste de travail doit être soigneusement désinfecté après utilisation. Pour assurer un nettoyage efficace, CS smartWorkspace enregistre le poste de travail utilisé. Le personnel de nettoyage dispose ainsi des informations nécessaires pour savoir quels postes sont à nettoyer et lesquels n'ont pas été utilisés et peuvent être exclus de la routine de nettoyage. Selon la même méthode, le personnel de nettoyage est également informé après chaque utilisation des salles de réunions et peut ainsi désinfecter les espaces avant les prochaines réunions. 

Tracer les éventuelles chaînes d'infection

En plus de l'enregistrement purement anonyme de l'utilisation des postes de travail, il est également possible de stocker les adresses MAC des ordinateurs connectés aux postes de travail. Le stockage est une fonction optionnelle et la durée est librement configurable. Les adresses MAC enregistrées peuvent être utilisées pour retrouver les affectations des utilisateurs pendant une période définie, si nécessaire, afin de retracer les chaînes d'infection et d'informer les collègues concernés en cas de suspicion. 

Détermination de l'occupation des postes de travail

Surtout dans la première phase suivant la réouverture du bâtiment, l'espace disponible sera généralement réduit de manière significative. CS smartWorkspace offre la possibilité de réserver des places dans le bâtiment et évite ainsi aux employés de rentrer dans un bâtiment bondé. Les réservations sont effectuées par l'intermédiaire d'une conversation de robot dans laquelle les utilisateurs demandent simplement un poste de travail. Le système s'occupe de l'attribution des postes disponibles. Cela permet à chacun de savoir s'il est raisonnable ou même autorisé de se rendre au bureau. 

2. Une utilisation sécurisée des salles de réunion
Occupation des salles de réunion

Grâce aux capteurs de la marque Steinel (détecteur de personnes HPD2) CS smartWorkspace enregistre si une salle de réunion a été occupée (même sans réservation) pendant la journée. Ne sont alors inclus dans la routine de nettoyage que les salles ayant été utilisées. Cela permet au personnel de nettoyage de se concentrer sur les zones nécessitant un nettoyage quotidien.   

Limitation flexible de la capacité des salles de réunion

Les capacités des salles de réunion sont également ajustées pour assurer une distance minimale dans de nombreuses entreprises. Par exemple, il est possible de limiter l'occupation des salles à la moitié de la capacité réelle. Si les utilisateurs continuent à planifier avec les capacités habituelles et trop de personnes se trouvent dans une salle par rapport aux nouvelles dispositions, un chat-bot le signale à l'organisateur de la réunion (ou une personne en charge de la sécurité sanitaire de l’entreprise). Ce dispositif aide les collaborateurs à respecter la réglementation en vigueur. 

3. L’ajustement des capacités et la libération de salles en fonction des données
Enregistrement des informations d'utilisation

Pour de nombreuses entreprises, il est difficile de savoir combien de salariés retourneront directement au bureau après la réouverture des locaux ou continueront peut-être à privilégier le télétravail. C'est là que les données issues des capteurs sont très utiles. CS smartWorkspace utilise des détecteurs ou, en option, des activités de liaison réseau pour documenter l'utilisation réelle. L'évaluation des informations sur l'utilisation peut ensuite être exploitée pour procéder à des ajustements et éventuellement pour communiquer des spécifications ou des règles d'utilisation de manière précisément adaptée. 

CS smartWorkspace

Fazit

Afin de garantir la sécurité au travail dans les bureaux et de minimiser le risque d'infection, les entreprises ont besoin d'un plan de sécurité sanitaire. CS smartWorkspace soutient cela avec des fonctionnalités étendues. Pour cela il est possible de mettre en place l'ensemble du système. Toutefois, certaines fonctionnalités peuvent également être mises à disposition à court terme séparément de la solution. Une gestion numérique des postes de travail et des locaux contribue de manière significative à la sécurité des employés et à un environnement de travail sain.