E-mail, chat, téléphone, vidéoconférence : aujourd’hui, le poste de travail numérique met à la disposition des collaborateurs de nombreuses solutions de communication interne et externe. Et pourtant : jusqu’à présent, il n’existait souvent pas de solution intégrée pour la collaboration au quotidien dans le cadre de projets ou au sein de petites équipes. Microsoft Teams répond parfaitement à ces besoins, à condition de respecter quelques règles lors de sa mise en place. Découvrez dans cet article comment Campana & Schott a mené à bien l’intégration de Teams dans son poste de travail numérique.
Une collaboration étroite entre différentes entreprises et sites – tant qu’au bureau qu’à distance ou en déplacement – est de plus en plus importante dans le quotidien professionnel. Ceci concerne toutes les branches et tous les collaborateurs, « Information Worker » et « Firstline Worker ». Les entreprises doivent donc veiller à ce que des outils efficaces et adaptés aux différents scénarios d’application soient disponibles.
Par exemple, un consultant travaille chaque jour avec différentes personnes. Cela peut être le cas au sein de son entreprise avec des collègues de différents sites ou avec des clients et partenaires internationaux. Ce mode de travail très virtuel nécessite un poste de travail numérique fiable et bien pensé. Le Digital Workplace chez Campana & Schott est basé sur Microsoft 365.
Depuis quelques années nous sommes sur un environnement cloud, qui a été constamment amélioré et le poste de travail numérique est devenu une plateforme globale :
- L’Intranet a été migré vers SharePoint Online et sert pour la communication d’entreprise et en tant que plateforme d’information pour divers sujets internes ainsi que des applications de processus.
- Jusqu’à présent, Skype était utilisé pour des échanges rapides et simples entre collègues ainsi que pour l’organisation de conférences audio et vidéo.
- Pour les échanges transversaux – la collaboration dite « Outer Loop » - les différentes unités chez Campana & Schott passent par le réseau d’entreprise Yammer.
- La communication par e-mail est toujours utilisée pour les échanges directs et formels, en particulier avec des clients.
Microsoft Teams vient s’ajouter en tant que nouvel élément au Digital Workplace de Campana & Schott.
Pourquoi Microsoft Teams ?
Dans le secteur du conseil, on travaille habituellement en équipes projet. Au sein de ces petits groupes (« Inner Loop »), la communication est intensive : On travaille ensemble sur des documents, on fixe des dates et attribue des tâches. Pour ce type de travail, aucun des éléments du poste de travail numérique n’était jusqu’ici la solution optimale. Ils n’étaient pas parfaitement intégrés et leur manipulation pouvait être compliquée et peu intuitive. C’est là où Microsoft Teams en tant que service Office 365 trouve sa place au sein du poste de travail numérique chez Campana & Schott.
Teams permet de réunir tous les aspects de cette collaboration intensive au sein du « Inner Loop » dans un seul outil. Les collaborateurs peuvent facilement créer leur propre Teams et inviter d’autres personnes à le rejoindre. Au sein d’un Teams, il est possible de mettre en place des canaux dédiés, envoyer des messages, passer des appels et organiser des vidéoconférences ou des réunions.
Teams est parfaitement intégrée aux autres services Office 365 et permet également l’intégration native d’applications tiers. Tous les documents sont stockés dans SharePoint. Il est possible de créer des tâches avec Planner et des notes avec OneNote directement dans Teams. Par ailleurs, Teams facilitent le travail mobile grâce à des applications intuitives facile à manipuler. De nombreux libres-services constituent un autre gros avantage. Ainsi, les consultants peuvent ajouter à tout moment leurs clients et partenaires en tant qu’invités et partager ainsi des documents communs.
Tous ces services sont accessibles via la même interface utilisateur – Teams Client. Teams ajoute également de nouvelles fonctionnalités au poste de travail numérique :
- Une messagerie persistante permet à tous les membres de l’équipe de communiquer de manière traçable. Ceci contribue à une réduction considérable du flux habituel de mails.
- Teams est doté de fonctionnalités d’appel et de réunions, telles que vidéoconférence, appel téléphonique et la diffusion d’enregistrements pour un public plus vaste. Elles peuvent être utilisées au sein d’une équipe projet, mais sont également disponibles en dehors de ce cercle d’utilisateurs.
- À de nombreux endroits, Teams est complétée par l’IA. Ceci permet une recherche par mots-clés dans des enregistrements ou du texte parlé. Une traduction simultanée dans plus de 60 langues est disponible sur demande.
Ainsi, chez Campana & Schott, Teams a remplacé Skype Entreprise, et est devenu une plateforme de collaboration proposant des fonctionnalités qui vont bien au-delà de la communication. Peu de temps après sa mise en place, Teams et devenu indispensable et contribue à l’augmentation de la sécurité et la conformité, étant donné que les collaborateurs n’ont plus besoin de solutions telles que WhatsApp ou Dropbox dans le cadre de leur activité professionnelle.
Mise en place chez Campana & Schott
Mais comment la mise en place s’est-elle faite exactement et quelles mesures ont permis une bonne adoption ?
Préparation :
Mettre simplement à disposition une nouvelle technologie ne suffit pas pour réussir sa mise en œuvre. Les utilisateurs veulent comprendre l’intérêt de ce nouvel outil pour eux et pour l’entreprise. Qui dit nouvelles technologies, dit nouvelles méthodes de travail. Un changement est souvent une source d’inquiétude pour les personnes concernées. Le management doit donc comprendre dans quelle mesure la nouvelle technologie contribue à atteindre les objectifs métier et à quoi ressemble la feuille de route à moyen terme. Chez Campana & Schott, cet alignement stratégique et l’intégration des nouvelles technologies dans l’infrastructure et le portefeuille de services IT étaient la première étape du projet. L’implémentation proprement dite a été précédée d’une phase pilote. Des objectifs plutôt abstraits comme une « organisation agile sous forme de réseau » mais aussi l’intérêt très concret et individuel comme « moins de mails », ont pu être associés à la mise en place de Microsoft Teams.
Utilité et intérêt :
Le poste de travail numérique n’est pas une finalité en soi. Il faut clairement définir l’utilité et l’intérêt de chaque élément. Suivant la méthode des « personas » de la boîte à outils du « design thinking », nous avons déterminé des cas d’utilisation typiques pour le quotidien de notre métier et nous avons réfléchi quelles améliorations on pourra y apporter. Ces cas allaient de la communication interne jusqu’à la collaboration au sein de projets avec nos clients. Il en est ressorti une vue d’ensemble du travail quotidien. Celle-ci permet de clarifier quand et comment utiliser quel outil – ainsi que l’utilité pour l’entreprise et l’intérêt pour chacun.
Conduite du changement :
Microsoft Teams modifie la manière de travailler au quotidien. Il est donc d’autant plus important de tenir compte des collaborateurs lors de sa mise en place.
- La conduite du changement commence dès le début du projet : L’implication de collaborateurs dans le choix de cas d’utilisation ainsi qu’une communication sur l’utilité et l’intérêt ont été mis en œuvre tout au long du projet jusqu’au go-live et au-delà, tant au niveau du management qu’au niveau des collaborateurs.
- Le go live de Microsoft Teams pour toute l’entreprise a eu lieu dans le cadre d’une réunion générale. Différentes mesures d’accompagnement ont été mises en place pour familiariser les collaborateurs avec les usages et les technologies
- Une documentation détaillée a été mis à disposition sur l’Intranet et les informations importantes ont été communiquées dans une newsletter, par exemple les dates des formations de prise en main du nouvel outil. Grâce à la mise à disposition d’enregistrements (basée sur Microsoft Stream), les collaborateurs en déplacement ou en clientèle ont également pu suivre ces formations.
- Des échanges directs avec les responsables et d’autres utilisateurs ont été possibles par le biais de groupes dédiés dans Yammer. Les « New Work Champions » - ceux ayant intégré le changement en premier - ont motivé leurs collègues de bureau et au sein de leurs équipes projet à adopter cette nouvelle méthode de travail moderne.
- Un retour d’expérience et une enquête de satisfaction ont complété les nombreuses mesures de conduite du changement et ont permis d’y apporter des améliorations.
Gouvernance :
Microsoft Teams devrait être à la disposition de chaque collaborateur en libre-service pour éviter en amont les obstacles à son utilisation. Via une solution de provisionnement spécialement mise au point, Microsoft Teams a, d’une part, été intégrée directement dans l’Intranet et, d’autre part, dotée de modèles dédiés, notamment de paramètres (Settings) pertinents pour les différents cas d’utilisation (par ex., équipe temporaire, projet client avec participation externe). Depuis, chaque collaborateur peut créer son propre Teams en appuyant sur un bouton. Il n’est plus question de confier le respect des prescriptions de gouvernance (par ex., les autorisations, l’accès externe, la gestion du cycle de vie des contenus) à l’utilisateur final. Des règles de gouvernance sont donc fournies directement avec les structures telles que les canaux ou les pages Teams dans SharePoint.