Best Practice

Flexibilität schafft Tempo

12.05.2022

Technologien und Infrastruktur sind meist die ersten Bereiche, die Unternehmen bei der Transformation zu Hybrid Work angehen. Doch was genau benötigen sie? Jedes Unternehmen muss jetzt prüfen, wo es aktuell steht und wohin der Weg in die Zukunft führen soll.  

Franziska möchte weiterhin hybrid arbeiten. Drei Tage im Büro, zwei im Homeoffice wären ideal. In der Firma muss sie nur ihren Laptop starten und schon stehen alle Anwendungen hoch performant zur Verfügung. Zu Hause oder unterwegs erfordert die Einwahl aber erst mal die Vernetzung mit einem VPN und manche Dienste (etwa Telefonie) stehen gar nicht zur Verfügung. Besonders in den Kernarbeitszeiten bricht die Verbindung immer wieder ab oder der Zugriff auf die notwendigen Daten funktioniert nur langsam. So startet Franziska wieder von vorn.   

Dieses Beispiel zeigt, dass es bei Hybrid Work häufig an den Details scheitert. Grundsätzlich funktioniert zwar vieles – aber reibungslos nur im Büro. Wollen Unternehmen in Zukunft hybride Arbeitsplätze bereitstellen, müssen sie ihre Notlösungen überdenken. Nur mit optimalen Infrastrukturen können sie die Zufriedenheit der Mitarbeitenden und deren Bindung an das Unternehmen verbessern. Eine verlässliche Infrastruktur stellt zudem die Produktivität sicher. 

Die passenden Lösungen finden

Hybrid Work ist auf die jeweils passenden IT-Tools und IT-Systeme angewiesen, um erfolgreich von den Mitarbeitenden akzeptiert und genutzt zu werden. Die IT-Infrastruktur stellt diese Tools und Systeme bereit und bildet somit die Grundlage für große Teile von New Work. Unternehmen benötigen daher in jeder Phase der Transformation die erforderliche „Technical Readiness“.  

Tatsächlich stellt New Work hohe Anforderungen an Infrastrukturen. Statt eines durch die Homeoffice-Pflicht oder die Anwesenheit im Büro vorgegebenen Schwerpunktes ist die neue Arbeitswelt dynamisch. Die Infrastrukturen müssen flexibel, resistent und kosteneffizient sein: Das geht nur mit dem Einsatz von Cloud-Diensten

Unternehmen befinden sich hier in ganz unterschiedlichen Ausgangslagen. Einige müssen zunächst ihre kurzfristig eingeführten Notlösungen durch komplett neue Technologien ersetzen. Andere haben bereits die richtige Technologieauswahl getroffen, konnten aber bisher nur grundlegende Funktionen umsetzen. Oftmals blieben Sicherheit, Device Management und Governance zunächst auf der Strecke. Sie müssen jedoch gewährleisten, dass die Tools und Systeme für New Work auch entsprechend abgesichert sind. Denn klassische Paradigmen wie die Sicherheit rein im internen Netz funktionieren nicht mehr – gerade durch die stärkere Nutzung von Cloud-Diensten. 

Erst eine Minderheit der Unternehmen hat auch diese Aufgaben bereits gemeistert. New Work geht hier allerdings noch weiter: Komplexe Integrationen sind der nächste große Schritt. Zum Beispiel sollen bestehende Fachanwendungen auch von außen und mit privaten Geräten erreichbar sein, neu entwickelte Apps die Frontline Worker, also Mitarbeitende in Produktion, Shops, Logistik oder Service, optimal einbinden oder das IT-Target-Operating-Modell auf die neue Infrastruktur aus der Cloud angepasst werden. 

Die wichtigsten Fragen

Für den nächsten Schritt zur Vorbereitung auf New Work muss die IT vom reaktiven, statischen Modus hin zu einer flexiblen und auf die Bedürfnisse der Nutzer ausgelegten Service-Orientierung gehen. Dabei ist zunächst der Status quo festzustellen: Gehört das Unternehmen zu den New-Work-Einsteigern, Fortgeschrittenen oder Vorreitern?  

New-Work-Einsteiger stehen am Anfang des Transformationsprozesses. Ihre IT-Infrastruktur benötigt eine Modernisierung und häufig sogar einen Paradigmenwechsel. Für sie steht die Frage im Vordergrund, wie sie eine einfache, ortsunabhängige und sichere Collaboration für die Mitarbeiter im Büro (Information Worker) ermöglichen können. 

Bei fortgeschrittenen Unternehmen ist die Transformation der IT-Infrastruktur bereits im Gange. Im Fokus stehen die umfassende Einbindung von Frontline Workern und erste Schritte hin zu einer Plattform für alle Anwendungen. Ihre Hauptfrage lautet: Wie binde ich das gesamte Unternehmen ein und schütze dabei meine Daten bestmöglich? 

Vorreiter haben die entscheidenden Umstellungen bereits gemeistert und streben einen ganzheitlichen, individuellen Ansatz für Mitarbeitende an, um das hybride Arbeiten zum Erlebnis zu machen. Sie sollten sich jetzt fragen, welche Leistungen sie dem Business bieten können, um die Geschäftstätigkeit zu unterstützen, etwa die Integration eines Contact Centers, die Steuerung des Unternehmens sowie einzelner Projekte durch OKR- und PM-Tools (Project) oder individuelle Apps, etwa für Frontline Worker. Zudem steht im Raum, wie sich die IT-Abteilung organisatorisch an die neuen Infrastruktur-Anforderungen anpassen kann. 

Unabhängig vom Reifegrad müssen sich Unternehmen auch allgemein überlegen, wie sie die Risiken verwalten können und was sie erlauben dürfen. Wo geht die Reise mittel- und langfristig hin und ist der Security-Ansatz grundsätzlich zu überdenken? 

Der individuelle Ansatz

Die aktuelle Situation und der gewünschte Weg sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Daher müssen Ausgangslage, Herausforderungen und Lösungen individuell bestimmt werden. Insgesamt lassen sich dabei je nach Reifegrad häufig folgende Schwerpunkte feststellen. 

 

New-Work-Einsteiger

Nach der Technologieauswahl muss die neue Cloud-Plattform an bestehende Systeme angebunden werden, um grundlegende Collaboration-Funktionen zu ermöglichen. Der Fokus liegt hier meist auf den Information Workern. Unternehmen sollten hierfür die folgenden Kernthemen beachten: Identitätssynchronisierung in die Cloud, Basis-Security wie Multifaktor-Authentifizierung, Basis-Collaboration für Dokumente über FileSharing-Lösungen wie OneDrive sowie Basis-Kommunikation per Chat oder Client-zu-Client-Telefonie wie MS Teams. Zudem ist es wichtig, die Zustimmung von Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten einzuholen.  

Fortgeschrittene

Hier geht es oft um die Erweiterung der Collaboration-Tools auf Frontline Worker. In Sachen Security werden häufig Zero-Trust-Konzepte entwickelt und umgesetzt. Getreu dem Motto „Vertraue niemandem“ wird keinem Gerät, Nutzer oder Dienst vertraut, ob innerhalb oder außerhalb des Unternehmens. Jeder Verkehr wird geprüft und alle Anwender oder Dienste müssen sich authentifizieren. Bei der Kommunikation stehen fortgeschrittene Funktionen wie Telefonie- und Meeting-Room-Ausstattung (zum Beispiel MS Teams Rooms) auf dem Plan und beim Device Management mobile Lösungen auf Basis von iOS und Android. 

Vorreiter

Im Bereich Security drehen sich die Projekte meist um Information Protection, eDiscovery und Threat Hunting. Apps und Line of Business-Tools wie Power BI kommen zum Einsatz, um die Entwicklung und Bereitstellung von Fachanwendungen etwa via Azure AD App Proxy zu ermöglichen. Die Raumbuchung funktioniert zum Beispiel über standardisierte Softwarelösungen den Office Wizard. Der Advanced Business Application Support umfasst Device Management für Frontline Worker, PCs und Contact Center Solutions auf Basis von Microsoft Teams. Die organisatorischen Maßnahmen in der IT bewegen sich dabei in Richtung Anpassung des Operation Models an die Cloud. 

Fazit

Die IT-Infrastruktur ist ein Enabler für New Work. Vorausschauendes Handeln entlang individuell ermittelter Maßnahmen kann im Rahmen von New-Work-Vorhaben einen großen Mehrwert bieten: Geschwindigkeit. Denn hohes Tempo und Flexibilität schätzen Fachbereiche und HR besonders. Die Kombination der optimalen Infrastruktur mit den richtigen organisatorischen Maßnahmen steigert nachhaltig die Leistungsfähigkeit der IT und damit auch den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens.  

Autoren

Christian Koch

Christian Koch

Manager Collaboration & Unified Communication

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Stefan Haffner

Director Cyber Security

Dominik Daumann

Dominik Daumann

Account Manager & Co-Lead Future IT