Best Practice

Kein zurück mehr – die wichtigen Steps für Hybrid Work

27.04.2022

Erst mussten alle Mitarbeitenden ins Homeoffice, dann wieder alle zurück ins Büro, dann wieder alle ins Homeoffice. Dieses extreme Hin und Her kann keine Dauerlösung sein. Doch die wenigsten Angestellten wollen komplett zurück in die Büros, sondern die Vorteile aus beiden Welten kombinieren. Wer sich nicht auf Hybrid Work einstellt, wird wichtige Fachkräfte verlieren. Unternehmen sollten daher schnellstens ihre Hybrid-Work-Fähigkeit analysieren und planen, wie sie in Sachen Infrastruktur, Prozesse und Unternehmenskultur am besten vorankommen und langfristig anpassungsfähig bleiben. 

Die Pandemie zwang Firmen dazu, ihre Mitarbeitenden quasi über Nacht ins Homeoffice zu schicken. Spontan wurden schnelle Lösungen umgesetzt. Viele Unternehmen sahen sich dabei als Getriebene äußerer Umstände und wollten ihre Mitarbeitenden so bald wie möglich wieder zurück ins Büro holen. Andere machten aus der Not eine Tugend und sorgten für mobile Anwendungen, gesicherten Fernzugriff und flexible Arbeitszeiten.  

Inzwischen ist klar, dass es kein Zurück mehr gibt. Zahlreiche Studien belegen, dass Mitarbeitende auch in Zukunft von den Vorteilen hybrider Arbeitsweisen profitieren wollen: Eigenverantwortung und freie Entscheidung statt vorgeschriebener Anwesenheitszeiten im Büro. Andererseits möchten viele Führungskräfte, dass die Beschäftigten wieder zurück ins Office kommen. Gründe dafür sind nicht nur die Angst vor Kontrollverlust oder geringerer Produktivität im Homeoffice, sondern auch ein besserer Informationsfluss und optimiertes Teamwork. Entsprechend müssen Unternehmen jetzt die Arbeitsplätze von morgen gestalten und sich dabei mit der Frage beschäftigen, wie die Zusammenarbeit konkret aussehen soll. 

New-Work-Einsteiger, Fortgeschrittener oder Vorreiter?

Dabei ist es im ersten Schritt wichtig zu analysieren: Wo steht das eigene Unternehmen nach der Pandemie und wie viel Hybrid Work ist wirklich langfristig optimal? Gehört es zu den New-Work-Einsteigern, den Fortgeschrittenen oder gar den Vorreitern?  

New-Work-Einsteiger stehen am Anfang des Transformationsprozesses, ihre IT-Struktur benötigt eine Modernisierung und häufig sogar einen Paradigmenwechsel. Mitarbeitende lernen die neuen Technologien und Arbeitsweisen gerade erst kennen. 

Bei fortgeschrittenen Unternehmen ist die Transformation ihrer IT-Struktur bereits im Gange. Im Fokus stehen die umfassende Einbindung von Frontline Workern und erste Schritte hin zu einer Plattform für alle Anwendungen. Agile Arbeitsformen und die Begleitung der Mitarbeitenden auf dem Weg werden berücksichtigt. 

Vorreiter haben die entscheidenden Umstellungen bereits gemeistert und streben einen ganzheitlichen, individuellen Erlebnisansatz für Mitarbeitende an. Arbeits- und Unternehmensorganisation sowie die Firmenkultur werden aktiv auf die Gegebenheiten angepasst und begleitet. 

Drei erfolgskritische Bereiche

Um den aktuellen Reifegrad zu ermitteln, sollten Unternehmen prüfen, was sie im Bereich Hybrid Work erreicht haben. Hier hilft ein Vergleich der Situation vor der Pandemie und heute, insbesondere in den Bereichen Infrastruktur, Prozesse und Unternehmenskultur. 

Infrastruktur

Fernzugriff und mobile Computer hat inzwischen fast jedes Unternehmen eingeführt. Doch Mobile Work erfordert Sicherheit am Endpunkt und am Edge – sowie in der Cloud. Statt Insellösungen sind integrierte Systeme nötig und statt klassischen Fileshares moderne Dokumentenmanagementsysteme mit Integration von Chat über Hybrid-Meetings bis hin zur Festnetztelefonie. 

Prozesse

Bislang setzten die meisten Arbeitsabläufe und Organisationsstrukturen in Unternehmen voraus, dass die Mitarbeitenden im Büro präsent sind. Das reicht von papierbasierten Freigabeprozessen über Besprechungen bis zur Überlassung von Equipment. So müssen Unternehmen ihre Strukturen, Abläufe, Prozesse und Rahmenbedingungen an Hybrid Work anpassen. 

Unternehmenskultur

Mobilität, Flexibilität und Hybrid Work erfordern auch eine moderne Führungskultur – und Eigenverantwortung der Mitarbeitenden. Hier lassen sich bestehende Kulturmerkmale und bewährte Rituale übernehmen und mit neuen Lösungen kombinieren. Dazu ist ein umfassendes Change Management nötig, das einen Ausgleich zwischen neuen und bewährten Verhaltensweisen herstellt.  

Den Bedarf analysieren

Ist ermittelt, wo das Unternehmen in den verschiedenen Bereichen steht, werden der Weg und ein Zielzustand auf Basis des aktuellen Reifegrads definiert.Hier bietet es sich an, zunächst die Möglichkeiten zu prüfen und anschließend den gewünschten Weg festzulegen. Daraus lässt sich der konkrete Bedarf an Änderungen und neuen Lösungen ableiten. Möchten Sie mehr zu diesen Themen erfahren, dann kontaktieren Sie uns gerne. 

Gerade in Zukunft ist das Thema Hybrid Work auch im Kontext der Krisenpermanenz zu betrachten. Da die Rahmenbedingungen in den kommenden Jahren wohl auch weiterhin volatil und unberechenbar bleiben, benötigen Unternehmen robuste Vorgehensweisen, Prozesse, Kulturmerkmale und Infrastrukturen. Diese sollten gerade erst recht in unsicheren Zeiten eine gewisse Stabilität ermöglichen. Ein Widerspruch? Nein. Es wird die Grundlage für wirtschaftlichen Erfolg in den nächsten Jahren sein.  

Unternehmen sollten sich jetzt auf den Weg machen

Nur Unternehmen, die anpassungsfähig sind, können auf neue Entwicklungen schnell reagieren. Die Akzeptanz, dass es kein Zurück mehr in die Vor-Corona-Zeit gibt, ist der erste Schritt. Dann sollten sie ihren aktuellen Reifegrad in Bezug auf digitale Zusammenarbeit und New Work ermitteln und gezielte Maßnahmen starten.  

Der Weg zu einem digitalen, integrierten Arbeitsplatz ist dabei kein reines IT-Thema. Es geht einerseits darum, für die jeweiligen Arbeitsanforderungen passgenaue Infrastrukturen auszuwählen. Andererseits ist mit einer gezielten Weiterentwicklung der Prozesse und der Unternehmenskultur dafür zu sorgen, dass neue Arbeitsweisen angenommen und dauerhaft gelebt werden.  

Dabei befindet sich jedes Unternehmen an einem anderen Punkt und hat unterschiedliche Bedürfnisse hinsichtlich Infrastruktur, Prozesse und Unternehmenskultur. Diese müssen individuell und je nach Reifegrad betrachtet, adressiert und bedient werden. Hier kann ein erfahrener Berater helfen, der Unternehmen aller Branchen, Größen und Reifegrade auf ihrem individuellen Weg in eine digitale, nachhaltige und agile Zukunft kompetent begleitet. 

Autoren

Christian Koch

Christian Koch

Manager Collaboration & Unified Communication

Marc Gratwohl

Marc Gratwohl

Manager