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Lean Portfolio Management

12.08.2019

Haben Sie festgestellt, dass Ihre Projekte zu lange Durchlaufzeiten von der Idee bis zur Ergebnislieferung benötigen?

Die Weiterbildung Ihres Teams in agilen Programm- oder Projektmanagementmethoden allein wird nicht helfen, dieses Problem zu lösen. Um die Durchlaufzeit zu verkürzen, müssen Sie die gesamte Wertschöpfungskette optimieren - nicht nur das Ideenmanagement, sondern auch das Portfoliomanagement einschließlich der an diesem Prozess beteiligten Teams. Lean Portfolio Management hilft, die Vorlaufzeit auf Unternehmensebene zu verkürzen und unterstützt so die Entwicklung hin zu einer agilen Organisation.

Um Ihnen einen Überblick über Lean Portfolio Management zu geben, möchten wir die Thematik anhand eines Beispiels erläutern.

Ein Unternehmen startet eine agile Initiative, um zwei wesentliche Probleme zu lösen:
1. Transparenz: Projektteams können keine genaue Zukunftsprognose abgeben, da sie an 10 Projekten gleichzeitig arbeiten.
2. Durchlaufzeit: Die Durchlaufzeit von der Idee bis zum Rollout beträgt durchschnittlich ca. 1,5 Jahre. Dies führt zu einem Mangel an Möglichkeiten im Vergleich zu den Wettbewerbern, obwohl das Unternehmen die Idee zuerst entwickelt hat.

Zu Beginn möchten wir uns des Problems der Transparenz widmen. Einer der Erfolgsfaktoren selbstorganisierter Teams ist die Priorisierung von Zielen sowie eine hohe Transparenz, so dass das Team sich Arbeit „holen“ und selbst entscheiden kann, wann es neue Arbeit beginnt. Kurz gesagt: stop starting, start finishing.
“Little’s Law” besagt, dass sich die Durchlaufzeit in einem System mit steigender Anzahl gleichzeitig laufender Projekte erhöht. Daher sollte die Anzahl der gestarteten Projekte limitiert werden.
Wir empfehlen, diesen Problemen durch ein priorisiertes Portfolio Backlog zu begegnen.

Begrenzung des Portfolios durch ein priorisiertes Portfolio Backlog mit Azure DevOps

Es ist entscheidend, zeitnah die Priorisierung einer Idee festzulegen. Entweder hat die Idee eine Priorität, die einen anderen Demand unterdrückt, oder sie ist nicht wichtig genug und wird daher weggelassen. Ein neues Projekt wird nur gestartet, wenn das vorherige abgeschlossen ist.

Radikale Transparenz des Status

Sobald der Projektleiter ein neues Projekt „holt“, aktualisieren er und sein Projektteam den Status selbstständig. Spezielle Stage Gates stellen im weiteren Prozess formal sicher, dass der Portfoliomanager bezüglich seiner Projekte informiert ist.

Das Management entscheidet gemeinsam mit dem Portfoliomanager, welche Ideen sich in einen Demand verwandeln, um sie anschließend zu priorisieren. Priorisierung bedeutet im Sinne von Lean Portfolio Management, sowohl Demands als auch Projekte zu bewerten.
Ein Demand ist ein Projekt mit Ressourcenbedarf und Business Case. Um ein Projekt zu werden, erarbeitet der Portfoliomanager gemeinsam mit dem Management die Anforderungen. Sie entscheiden, ob ein Projekt mit einer Charter versehen und ein Demand zu einem Projekt wird. Von nun an führt der Projektleiter in Zusammenarbeit mit dem Portfoliomanager die Statusaktualisierung durch, falls das Projekt ein Stage Gate passiert. Sie verschieben den Status bei Sprint-Reviews auf Grundlage von faktenbasierten Maßnahmen und Meilensteinen.

Unternehmensagilität und schlankes Portfoliomanagement: Kontinuierliche Priorisierung auf Portfolioebene

Im weiteren Verlauf des Prozesses liefert unser erstes Projekt "Project Online Migration" aus unserem Backlog in Abbildung 1 den Kundennutzen und die Priorisierung im Portfolio Backlog wird daher automatisch aktualisiert:

Das Management entscheidet gemeinsam mit dem Portfoliomanager, welche Ideen sich in einen Demand verwandeln, um sie anschließend zu priorisieren. Priorisierung bedeutet im Sinne von Lean Portfolio Management, sowohl Demands als auch Projekte zu bewerten.
Ein Demand ist ein Projekt mit Ressourcenbedarf und Business Case. Um ein Projekt zu werden, erarbeitet der Portfoliomanager gemeinsam mit dem Management die Anforderungen. Sie entscheiden, ob ein Projekt mit einer Charter versehen und ein Demand zu einem Projekt wird. Von nun an führt der Projektleiter in Zusammenarbeit mit dem Portfoliomanager die Statusaktualisierung durch, falls das Projekt ein Stage Gate passiert. Sie verschieben den Status bei Sprint-Reviews auf Grundlage von faktenbasierten Maßnahmen und Meilensteinen.

Unternehmensagilität und schlankes Portfoliomanagement: Kontinuierliche Priorisierung auf Portfolioebene

Im weiteren Verlauf des Prozesses liefert unser erstes Projekt "Project Online Migration" aus unserem Backlog in Abbildung 1 den Kundennutzen und die Priorisierung im Portfolio Backlog wird daher automatisch aktualisiert:

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Fazit

Zusammenfassend können Sie die folgenden Maßnahmen zur erfolgreichen Umsetzung eines schlanken Portfoliomanagements verfolgen:

  1. Projekte sollten priorisiert werden.
  2. Limitierung von Projekten und Demands, um die Durchlaufzeit auf organisatorischer Ebene zu verkürzen.
  3. Start von Projekten gemäß Limitierung.
  4. Radikale Transparenz auf Portfolioebene.
  5. Um den Status und das Ranking zu verfolgen, damit Lean Portfolio Management in die Tat umgesetzt werden kann, wird ein Tool benötigt. Azure DevOps unterstützt Lean Portfolio Management.

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