Wer über moderne Arbeitsweisen nachdenkt, muss auch die Art und Weise wie Meetings eingesetzt und durchgeführt werden überdenken. Bestehende Meeting-Routinen funktionieren im hybriden Arbeitsalltag nicht mehr. Es gilt, die Möglichkeiten moderner Technologien und einer digitalen Kultur strategisch einzusetzen, um das Potential moderner Meetings auszuschöpfen.
Um ein modernes Meeting als ganzheitliches Erlebnis in den hybriden Arbeitsalltag einzubetten, braucht es ein klares Konzept. Leitlinien und passende Rahmenbedingungen sorgen für ein stimmiges Gesamtbild: Eine sogenannte Meeting-Persona mit räumlichen, technischen und kulturellen Charakteristika.
Das Konzept der Persona als Stellvertreter einer Zielgruppe wird in unterschiedlichsten Kontexten genutzt, um Personen mit ähnlichen Charakteristika, Verhaltensweisen und Bedürfnissen strategisch einzuordnen und gezielt anzusprechen. Dieses Ziel verfolgen auch Meeting-Personas. Hier geht es jedoch zweitrangig um Personengruppen. Vielmehr werden einzelne Meetingformen als Persona konzeptioniert, um entlang der jeweiligen Meetingziele und -strukturen die bestmöglichen Rahmenbedingungen zu schaffen. Innerhalb einer Organisation können Meetings somit gezielter eingesetzt und gestaltet werden. Meetingpersonas wie “das Strategie-Meeting" und “der Kick-Off" bieten Orientierung in Bezug auf räumliche, technische sowie kulturelle Anforderungen. Auf ihrer Grundlage können Räume ausgestattet, Technologien etabliert und Methoden entwickelt werden. Zudem bieten sie die Chance, Konsistenz in der Meeting-Landschaft einer Organisation zu schaffen.
Die Grundlage für Meeting-Personas bilden reale Anwendungsfälle innerhalb einer Organisation. Es gilt, verschiedene Meetingformen zu identifizieren und deren Charakteristika zu definieren. Virtuelle oder hybride Meetings, in denen sich ein Projektteam zum ersten Mal zusammenfindet, unterscheiden sich etwa je nach Projekt inhaltlich, weisen jedoch ähnliche technische, räumliche und kulturelle Anforderungen auf:
Aus dem Ziel des Kennenlernens der Teilnehmer:innen ergibt sich die technische Notwendigkeit, interaktive Elemente (z. B. Umfragen und Whiteboards) einzubetten. Ebenso besteht die technische Anforderung, Inhalte mit den anderen Meetingteilnehmer:innen teilen zu können, um die Projektinhalte schnell und einfach abzubilden.
Außerdem ergibt sich aus der interdisziplinären Zusammensetzung eines Projektteams die räumliche Anforderung, dass auch Personen, die an einen bestimmten Aufenthaltsort - beispielsweise eine Produktionsstätte – gebunden sind, teilnehmen können. Es wird also ein Raum benötigt, aus dem Mitarbeiter:innen der Produktion am Meeting teilnehmen können.
Zudem sind verschiedene Personen am Projekt interessiert, die keinen direkten Beitrag zum Ergebnis des Meetings leisten müssen und sich somit auch zu einem für sie passenderen Zeitpunkt über die Inhalte des Meetings informieren können. Dementsprechend erscheint eine Aufnahme von Teilen des Meetings und eine transparente Dokumentation der Ergebnisse in einem digitalen Notizbuch sinnvoll.
Als Persona “KickOff-Meeting” konzipiert, kann für eine solche Art von Meeting folglich ein integriertes Mensch-, Technologie- & Raum-Konzept entwickelt werden, das als Grundlage für eine Roadmap zum Ausbau der Meeting-Infrastruktur und den Mitarbeitenden als Unterstützung in der Gestaltung moderner Meetings dient:
Wichtig hierbei ist, dass nicht der Anspruch erhoben wird, aus jedem Termin im Kalender eine Persona zu konzipieren – vielmehr werden verschiedene Meetings priorisiert, zu einem Cluster zusammengefasst und als Persona benannt. Meeting-Personas helfen, die Anforderungen an moderne Meetings klarer zu formulieren und auch den Bedarf zu quantifizieren. Darüber hinaus gilt es, sie kontinuierlich weiterzuentwickeln, um neue Bedürfnisse und innovative Technologien möglichst früh in das gesamtheitliche Konstrukt aus Mensch-Raum-Technik einzubetten.
