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Mehr Power für PPM: Anwendungsfall Dynamics PSA Status Reporting

25.07.2019

Verwendet Ihr Projektteam immer noch Excel-Tabellen, um Projektterminpläne zu verfolgen, und PowerPoint für die Statusberichte? Mit Power Plattform-Tools wie Power BI und Flow neue Impulse setzen! Dieser Blogbeitrag gibt einen Überblick, wie man einen Statusbericht basierend auf Power BI mit historisierten Projektdaten erstellt.

Im Rahmen eines Projektes muss der Projektleiter in der Regel früher oder später einen Statusbericht erstellen. Ziel eines Statusberichts ist es, auf einen Blick alle wichtigen Projektinformationen wie Meilensteine, Kosten, Risiken und Fortschritte darzustellen. Muss der Statusbericht jedes Mal von Grund auf neu erstellt oder manuell befüllt werden, kostet das Zeit, die der Projektleiter sonst anderweitig nutzen könnte. Eine automatisierte, leichtere Erstellung von Statusberichten ist daher eine häufige Anforderung, wenn Projektmanagementsysteme eingeführt oder erweitert werden.

Die Darstellung des aktuellen Status eines Projektes kann mit Livedaten aus einem Projektmanagementsystem realisiert werden. Die Berücksichtigung von Informationen aus der Vergangenheit ermöglicht jedoch eine tiefgreifendere Analyse, z.B. über den tatsächlichen Fortschritt seit dem letzten Berichtszeitraum oder eine Meilenstein-Trendanalyse. Für diese Art der Analysen sind historische Daten erforderlich und ermöglichen eine bessere Verfolgung der Änderungen von Terminplan und Status im Laufe der Zeit.

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Um ein Berichtswesen mit historisierten Daten zu realisieren, kann Common Data Service for Apps (CDS) zur Speicherung von historischen Daten genutzt werden. CDS lässt sich im ersten Schritt leicht mit einer Historisierungsdatenstruktur erweitern, die Entitäten und Beziehungen umfasst. Die Projektdaten können aus verschiedenen Tools (z.B. Dynamics365 Project Service Automation, Project Online oder SharePoint) integriert werden. Via Flow kann eine Historisierung der aktuellen Daten (ein Snapshot) ausgelöst werden, womit die Daten in die oben definierten Entitäten übertragen werden. Power BI dient als Reporting Layer und kann CDS als Datenquelle nutzen, um nützliche Berichte und Dashboards zu erstellen, um einen besseren Überblick über einzelne Projekte oder das gesamte Projektportfolio zu bieten. Mit PowerApps können zusätzliche Anwendungen und Features aufgebaut werden, z.B. eine Statusbericht-Genehmigungs-App. Eine Erweiterung oder Modifikation der einzelnen Komponenten ist immer möglich.

Für unseren Showcase in diesem Blog werden wir Dynamics 365 Project Service Automation (PSA) als Quellsystem für unsere Projektinformationen nutzen. Dieses Projektmanagement-Tool ist bereits auf der Power-Plattform aufgebaut, der gleichen Infrastruktur, die auch der bald kommende neue Project Service von Microsoft nutzen wird. Deshalb erlaubt uns die Kombination von CDS, Flow und Power BI, die bereits in vorangegangenen Blogposts beschrieben wurden, schnell und einfach diesen Anwendungsfall zu bauen.

Common Data Service for Apps

Mit CDS können Sie einfach eine Datenstruktur für Ihre Geschäftskonzepte und -aktivitäten unter Verwendung von Entitäten, Feldern und Beziehungen definieren und erstellen. Für unseren Anwendungsfall haben wir eine Entität "ProjectHistory" mit einer n:1-Beziehung zu unserer bestehenden "Project" Entität und mehreren Feldern erstellt, die die historisierten Daten beinhalten sollen, die von Flow übertragen werden. Da CDS ein benutzerfreundlicher Service ist, verläuft die Erstellung von Feldern und Entitäten relativ einfach.

Flow

Da Flow eine No-Code/Low-Code-Software ist, können Sie einen Workflow ganz einfach ohne Programmierkenntnisse erstellen. Um einen Snapshot eines Projektes in PSA zu erstellen, muss ein Flow mit Schritten erstellt werden, der die relevanten Projektdaten in die zuvor erstellte CDS Entität „ProjectHistory” überträgt.

Sobald erstellt und veröffentlicht, kann der Flow für jedes Projekt auf der Projektseite ausgelöst werden.

PowerBI

In den letzten Jahren wurde Power BI im Data Analytics Universum schnell populär und damit auch bei der Statusberichterstattung im Projektmanagement.
Power BI kann einfach mit CDS verbunden werden, um Statusberichte basierend auf den gespeicherten Daten zu erstellen. Die Entität "ProjectHistory" ist eine der relevanten Datasets, die Sie benötigen, um die Daten und die Snapshots zu visualisieren. Mit der Power BI-Visualisierung "Slicer" können Sie Ihren benötigten Snapshot auswählen und dann den bisherigen Fortschritt einfach mit dem aktuellen vergleichen sowie weitere Gegenüberstellungen vornehmen.
Neben den historisierten Daten können Sie auch z.B. aktuelle Risiken und Kosten und die allgemeinen Statusinformationen darstellen. Alle Informationen werden in klar abgegrenzten und arrangierten Boxen angezeigt.

Sobald die Definition des Statusberichts fertig ist, können Sie ihn direkt auf PSA integrieren und einbetten.

Vorteile

  • Low-Code-Lösung, die von einem Power User gebaut werden kann
  • Keine zusätzlichen Lizenzkosten, wenn bereits PSA im Einsatz ist
  • In jeder Hinsicht flexibel:
    • Daten, die in einem Projekt verwaltet werden (z.B. Hinzufügen eines Risiko Tabs, der nicht Standard ist)
    • Historisierte Daten (Projekt-& Aufgabendaten sowie zusätzliche Risikodaten)
    • Zeitpunkt der Datenhistorisierung
    • Look & Feel sowie Inhalte der Berichte
  • Direkte Integration mit PM-Tool auf derselben Plattform

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