Digital Workplace

Möge das Meeting mit dir sein. Die Macht moderner Meetings gezielt einsetzen.

22.03.2022

Moderne Meetings – ein geschätztes Instrument, neu definiert.

Das Meeting als zentrales Instrument des Austauschs und der Entscheidungsfindung ist und bleibt eine mächtige Konstante im Arbeitsalltag. Kaum eine Arbeitsweise zeigt uns leichter fremde Perspektiven auf, motiviert uns stärker weiterzumachen oder gibt uns besser das Gefühl, zur Organisation zu gehören, wie die Zusammenkunft mit Kolleginnen und Kollegen in physischen oder virtuellen Räumen.

Was in Zeiten virtueller Zusammenarbeit jedoch ebenso eindeutig ist: Altbewährte Terminplanungen und gewohnte Meeting-Methoden für das klassische Vor-Ort-Meeting führen in der modernen, digitalen Zusammenarbeit eher zu Erschöpfung und Frustration als zu guten Ergebnissen und zielführenden Entscheidungen. Die Qualität virtueller Meetings wird oftmals als unzureichend bewertet. Zudem gibt es kaum eine Arbeitsweise, die so viel Zeit und damit Ressourcen in Anspruch nimmt, wie der tägliche Austausch in virtuellen und hybriden Meetings. Die Kostbarkeit unserer (Arbeits-) Zeit macht Meetings damit zu einem wertvollen Gut und gleichzeitig zu einer hohen Rechnung. In Anbetracht der Tatsache, dass viele Arbeitsnehmerinnen und Arbeitnehmer sich zukünftig eine 5-Tage-Woche im Büro ebenso wenig vorstellen können wie einhundert Prozent Homeoffice ergibt sich hieraus ein enormer Handlungsbedarf.

Moderne Meetings sollten nicht einfach stattfinden – sie benötigen eine ganzheitliche Strategie, welche hybride Arbeitsmodelle ebenso berücksichtigt wie Kostenfaktoren. 

Moderne Meetings – Interaktion zwischen Mensch, Technologie & Raum.

Moderne Meetings verbinden Menschen mithilfe innovativer Software und nutzen dafür geeignete Räumlichkeiten, ausgestattet mit passender Hardware. Je nach Ziel und Zweck eines Meetings variieren diese Komponenten, um den Bedürfnissen aller Teilnehmerinnen und Teilnehmer bestmöglich zu begegnen. Je nach Meetingformat müssen technische, räumliche und auch kulturelle Voraussetzungen gegeben sein. Eine Strategie für Moderne Meetings zeichnen sich demnach durch folgende Aspekte aus:  

Die richtige Ausstattung (Technologie + Raum)

Moderne Interaktionen sind nicht auf das mündliche Gespräch reduziert. Digitale Whiteboards, Umfrage-Tools und andere Apps schaffen Abwechslung und beschleunigen langwierige Diskussionen. Konferenztechnologien ermöglichen eine angenehme, ortsunabhängige Teilnahme an hybriden Meetings – in Bild & Ton. Auf die Akustik eines Raumen abgestimmte Mikrophone können das Meetingerlebnis beispielsweise enorm verbessern. 

Befähigung der Mitarbeitenden (Mensch)

Gleichzeitig gibt es kein allgemeingültiges Rezept für gute moderne Meetings. Um technische & räumliche Möglichkeiten gezielt und bedarfsgerecht einzusetzen, benötigt es ein umfassendes Verständnis der Potentiale und Herausforderungen sowie die Kompetenz, die vorhandene Technologie einzusetzen. Ebenso wie die Fähigkeit, ein Meeting in bestimmten Situationen durch andere Kollaborationsformen – etwa die asynchrone Bearbeitung einer Datei - zu ersetzen oder eben auch ein Meeting abzulehnen, sofern die eigene Anwesenheit keinen Nutzen verspricht.   

Screenshot_MS_Viva_Insights.png

Zur Ermittlung des individuellen Bedarfs einer Organisation und der Etablierung moderner Meetingformate können Technologien wie Microsoft Viva Insights eine Stütze sein. Diese helfen dabei, das eigene Verhalten im Kontext moderner Meetings zu reflektieren. 

In diesem Verständnis liegen Meetings also gleichermaßen in der Verantwortung von Organisatoren und Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Das beste gemeinsame Meetingerlebnis findet im Zusammenspiel von Mensch(en), Technologie & Raum statt.

Fazit

Im strategischen Einsatz moderner Meetings liegt damit eine Kernkompetenz zukunftsfähiger Organisationen. Eine ganzheitliche Strategie auf Grundlage einer ausgeprägten digitalen Kompetenz aller Beteiligten, dem gezielten Einsatz von Technologien und der Nutzung geeigneter Räumlichkeiten sorgt für lösungsorientierte Zusammenarbeit, Effizienz und eine erhöhte Zufriedenheit der Mitarbeitenden.