#backtooffice

CS smartWorkspace – Mit KI & Sensorik sicher zurück ins Büro

  • Arbeitsplatz- und Raumkapazitäten mit intelligentem Buchungssystem regulieren
  • Mindestabstand bei der Arbeit mit KI-basiertem Assistenzsystem sicherstellen
  • Im Notfall mögliche Infektionsketten nachverfolgen
  • Flexibles und skalierbares System, optimiert für Microsoft O365 und Microsoft Teams

Auflagen zu Hygiene- und Abstandsregeln einhalten

Erste Unternehmen lockern ihre Corona-Maßnahmen und planen die schrittweise Öffnung ihrer Büroräume. CS smartWorkspace ist ein KI-basiertes Assistenzsystem zur Raum- und Gebäudenutzung, das Unternehmen mit High-End-Sensorik und innovativer Vernetzung dabei unterstützt, die Auflagen zu Hygiene- und Abstandsregeln einzuhalten und so die Rückkehr der MitarbeiterInnen in die Büroräume sicherer zu machen. 

Machen Sie jetzt die Rückkehr ins Büro sicherer

Die Features im Überblick

Arbeitsplatzbelegung skalieren

Vor allem in der Anfangsphase der Wiedereröffnung eines Gebäudes, wird das Platzangebot in der Regel deutlich reduziert sein. CS smartWorkspace bietet die Möglichkeit, Plätze im Gebäude zu reservieren und verhindert so, dass Mitarbeiter in ein überfülltes Gebäude kommen. Die Reservierung erfolgt über eine Bot-Konversation, in der Nutzer einfach einen freien Arbeitsplatz anfragen. Die Zuteilung freier Plätze übernimmt das System. So wird für alle transparent, ob eine Anreise ins Büro sinnvoll oder überhaupt erlaubt ist. 

Chatbot Reservierung
Mindestabstand sicherstellen

Um den Mindestabstands bei der Arbeit in Großraumbüros oder OpenSpaces sicherzustellen, entscheiden sich viele Unternehmen für die Sperrung einzelner Arbeitsplätze. So kann der Mindestabstand etwa durch die Belegung von nur jedem zweiten Platz erreicht werden. CS smartWorkspace stellt diese Sperrung entsprechend dar – sei es mobil auf dem Handy, in der Teams-Applikation oder an Großbildschirmen in den Eingangsbereichen. Zusätzlich wird im System anonym registriert welche Plätze genutzt wurden. Bis zur nächsten Reinigung / Desinfektion werden diese als belegt angezeigt.

 

Floorplan
Hygienestandards erhöhen

Die gesteigerten Anforderungen an die Hygiene bedeuten auch einen höheren Aufwand für die Reinigungskräfte. So muss jeder Arbeitsplatz nach Nutzung sorgfältig desinfiziert werden. Um eine effiziente Reinigung zu gewährleisten, hält CS smartWorkspace fest, welcher Arbeitsplatz genutzt wurde. Dem Reinigungspersonal stehen somit die notwendigen Informationen zur Verfügung, um zu entscheiden welche Arbeitsplätze zu reinigen sind und welche ggf. nicht genutzt wurden und aus der Reinigungsroutine ausgenommen werden können. Nach der gleichen Methode werden Reinigungskräfte auch nach jeder Nutzung von Meetingräumen informiert und können so für nachfolgende Meetings entsprechende Flächen desinfizieren.

Mögliche Infektionsketten nachverfolgen

Zusätzlich zur rein anonymen Aufzeichnung der Arbeitsplatznutzung, ist auch eine Speicherung der MAC-Adressen der verbundenen Rechner an den Arbeitsplätzen möglich. Die Speicherung ist eine optionale Funktion und die Dauer frei konfigurierbar. Über die aufgezeichneten MAC-Adressen können im Bedarfsfall Nutzer-Zuordnungen für einen definierten Zeitraum abgerufen werden. Im Ernstfall können so Infektionsketten nachverfolgt und bei einem Verdachtsfall relevante Kollegen/-innen informiert werden.

Kapazität der Besprechungsräume flexibel begrenzen

Auch die Kapazitäten der Besprechungsräume werden zur Sicherung des Mindestabstands in vielen Unternehmen angepasst. Beispielweise ist eine Begrenzung der Raumbelegung auf die Hälfte der eigentlichen Personenzahl möglich. Eine Herausforderung hierbei wird sein, dass Nutzer mit den herkömmlichen Kapazitäten planen und die Räume überbuchen. Über Sensorik der Firma Steinel in den Räumen wird erkannt, wie viele Personen sich in den Räumen befinden. Bei Überschreitung der Kapazität wird der Organisator des Meetings über die Chatbot-Funktionalität gebeten in einen größeren Raum zu wechseln.

 

Chatbot
Datengetriebene Anpassung & Freigabe von Raumkapazitäten

Für viele Unternehmen ist ungewiss, wie viele Mitarbeiter nach Wiedereröffnung direkt ins Büro zurückkehren oder vielleicht weiterhin die Option des Homeoffice vorziehen. Hierbei helfen belastbare Daten. CS smartWorkspace nutzt  Sensorik oder wahlweise Netzwerk-Link-Aktivitäten, um die tatsächliche Nutzung zu dokumentieren. Über die Auswertung der Nutzungsinformationen können dann Anpassungen und möglicherweise eine passgenaue Kommunikation von Nutzungvorgaben oder -Regeln erfolgen.

 

Arbeitsplatznutzung

Das CS smartWorkspace-System kann über die dargestellten Funktionen Unternehmen bei der Wiedereröffnung der Gebäude unterstützen. Dabei kann das gesamte System implementiert werden. Gleichzeitig können aber auch einzelne Funktionen getrennt von der Lösung kurzfristig bereitgestellt werden.

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Bastian Emondts

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