Weltweites Adoption und Change Management für Boehringer Ingelheim

Die Stärke und der Wettbewerbsvorteil des weltweit tätigen Unternehmens entstehen insbesondere dadurch, dass der Konzern Diversität und Inklusion in allen Bereichen des Geschäfts fördert – von der Herkunft der Angestellten über Vielfalt im Denken und der Ideen bis hin zu den Partnern und Zulieferern. 

Das Ziel ist es, der gesamten Belegschaft von Boehringer Ingelheim eine reibungslose Zusammenarbeit und Kommunikation zu ermöglichen – untereinander und mit Partnern. Dazu implementierte das Unternehmen den Digital Workplace, bestehend aus Microsoft Office 365 und weiteren Technologien.  

Der Digital Workplace soll dabei realisieren, dass Mitarbeitende grenzenlos mit Kolleginnen und Kollegen, Partnerinnen und Partnern und weiteren Beteiligten zusammenarbeiten können. Er hilft, die Produktivität zu steigern, indem Mitarbeitende sich auf ihre nutzenstiftenden Tätigkeiten konzentrieren und die Ergebnisse effizient teilen können – jederzeit, überall, mit jedem Gerät und mit jedem.  

Um die Vorteile des Digital Workplace zu nutzen, ist sich Boehringer Ingelheim der drei wichtigsten Erfolgsfaktoren bewusst: Mitarbeiterakzeptanz, digitale Kompetenz und technische Fähigkeiten. Als Microsoft Partner für die Implementierung und Verankerung des Digital Workplace in der Belegschaft setzt Boehringer Ingelheim mit Campana & Schott auf langjährige Erfahrung.  

Campana & Schott hat die Einführung des Digital Workplace bei Boehringer Ingelheim durch die Erstellung einer Adoption- und Change-Management-Strategie unterstützt. Zudem konzipierte der Partner einführende Maßnahmen zur Steigerung der Adoption und setzte diese gemeinsam mit Boehringer Ingelheim um.  

Zu den darin enthaltenen Einzelmaßnahmen gehörte unter anderem die Durchführung zielgerichteter, fortlaufender Lern- und Kommunikationskampagnen. Um die Bedürfnisse und Herausforderungen der Mitarbeitenden in ihrem Arbeitsalltag besser zu verstehen, wurden in Interviews und Workshops Personas entwickelt und Anwendungsfälle (Use Cases) für den Digital Workplace erstellt. Die Qualifizierung der Mitarbeitenden findet auf Basis der Anwendungsfälle über moderne Online-Formate wie zum Beispiel ganztägige Digital Boot Camps und digitale, 60-minütige Lerneinheiten statt. 

Einen weiteren Beitrag zum Erfolg leisten Digital Workplace Communities, insbesondere die Champions Community, die vom Projektteam aufgebaut und kontinuierlich betreut worden ist. Über Champions Calls und Maßnahmen wie das Teilen von One-Pagern oder den „Tipp der Woche“ werden die freiwilligen Community-Mitglieder aktiviert und trainiert. Dadurch ist ein nachhaltiges Multiplikatoren-Konzept entstanden, das dem Projektteam dabei hilft, Informationen zum Digital Workplace innerhalb von Boehringer Ingelheim zu streuen und die Akzeptanz der Belegschaft für die neuen Arbeitsweisen und Technologien zu steigern.  

Zusätzlich unterstützen Launch-Teams bei der Akzeptanz des Digital Workplace in den jeweiligen Regionen. Sie lokalisieren Kommunikations- und Lernkampagnen und leiten das Feedback zurück an das Projektteam.  

Die Adoption-Rate des Digital Workplace und die Erfolge der Lernkampagnen werden mithilfe von Key Performance Indicators aus unterschiedlichen Datenquellen dargestellt. Als Grundlage dienen beispielsweise das Microsoft 365 Usage Analytics Dashboard sowie qualitative Daten aus Umfragen, die dann in einem Adoption Measurement Dashboard in Power BI zentral präsentiert werden. Um für künftige Vorhaben Boehringer Ingelheim- spezifische Wissensdokumente, Prozesse und Templates im Kontext des Adoption und Change Managements parat zu haben, sind wiederverwendbare Artefakte in einem „User Adoption Framework“ zusammengefasst worden. 

Dadurch profitiert Boehringer Ingelheim von flexiblen und effizienten Arbeitsprozessen, die die starke Innovationskraft des Unternehmens zusätzlich steigern. Zudem wird durch die Bereitstellung der modernen Funktionalitäten des Digital Workplace die Attraktivität des Arbeitgebers Boehringer Ingelheim gestärkt. Dank des umfassenden Adoption und Change Managements wissen die Mitarbeitenden, wie sie die aktuellen Technologien wertstiftend im Arbeitsalltag einsetzen können. Dies zeigt sich auch an den weltweit steigenden Nutzungsraten des Digital Workplace. 

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